Miben áll a szétszórt fájlok problémája?
Az egy ügyhöz tartozó dokumentumok ritkán érkeznek meg egyszerre. Először a szerződés, két nap múlva egy javítás, aztán az aláírt oldal beszkennelt változata. Végül valaki beilleszt egy képernyőképet a megjegyzésével. Az egyik fájl az e-mailben marad, a másik a csevegésben, a harmadik valakinek az asztalán. Egy hét múlva három embert kell felhívni, hogy kiderüljön, melyik a végleges változat.
A Fájlok modullal (Pro csomag) rendelkező Task Managerben minden feladatnak és minden csevegésnek saját mappája van. Ez automatikusan létrejön a szál neve alatt, akkor is, ha még üres. Ide kerülnek a beszélgetésből származó mellékletek: az üzenetekben küldött fájlok, a Rajzolj ablakból származó rajzok, a beillesztett képernyőképek és az ikonnal beszúrt képek. A rajzok neve rysunek-data.png, a beillesztett képeké pedig obraz-data.png.
Hogyan néz ki belülről egy beszélgetésszál mappája?
A feladatok és csevegések mappáit a Fájlok fában, a Munkaterület ágában, a Feladatok és a Csevegések szakaszban találod. Az ikonjuk eltér a hagyományos mappákétól. Nem törölhetők és nem helyezhetők át - addig léteznek, amíg a beszélgetésszál. A mappa a beszélgetés mellékleteit mutatja, nem azok másolatait. Ha valaki töröl egy fájlt a beszélgetésből, az a mappából is eltűnik.
A feladat vagy csevegés fejlécében, az avatarok mellett lévő gemkapocs megnyitja a Fájlok ablakot a beszélgetésszál mappájánál. A Fájlok ablakot a beszélgetés mellé is rögzítheted, és ráhúzhatsz egy fájlt. Megjelenik az „Ejtse le a csatoláshoz” fedőréteg. A fájl a mellékletek sávjára kerül, és a következő üzenettel együtt lesz elküldve. A beszélgetésszál mellékletét nem helyezheted át másik mappába. Letöltheted, hozzáadhatod a Kedvencekhez, vagy a „Másolás ide…” lehetőséggel átmásolhatod a Dokumentumok közé, egy Munkaterület mappájába vagy egy saját almappádba.
A fájlra kattintva az előnézet a mappa tartalmának helyén nyílik meg. A képek és a PDF-fájlok közvetlenül jelennek meg. Az MP4, M4V, MOV, WebM és OGV formátumú videókat görgethető ablakban játszhatod le. A DOCX és XLSX fájlokhoz szöveges előnézet érhető el. A Vissza gomb melletti ‹ › nyilakkal, illetve a billentyűzet nyilaival lépkedhetsz az ugyanabban a mappában lévő fájlok között. A számláló például ezt mutatja: „3 / 8”. Az Elhelyezkedés mező jelzi, hogy melyik feladatból vagy csevegésből származik a melléklet.
Mit nyersz vele?
Nem kell másoktól megkérdezned, hová mentették a javított szerződést. Ha valaki csatolta az ügyről szóló beszélgetéshez, a beszélgetésszál többi mellékletével együtt megtalálod. Nem kell külön megkeresned a csevegési előzményekben, hogy letölthesd.
Visszatérhetsz egy sietve felvázolt rajzhoz vagy egy megjegyzésbe beillesztett képernyőképhez. Többé nem kell végiggörgetned a beszélgetést, hogy megnézd őket. Le is töltheted és továbbíthatod őket.
Ha valaki az ügy közepén szabadságra megy, az ügyet átvevő személy megtalálja a dokumentumokat annál a beszélgetésnél, amelyben a munka folyt. Nem kell azzal kezdenie, hogy kéri a hiányzó fájlok elküldését.
Felhasználási példa: ügyvédi iroda és egy ügy dokumentumai
Az ügyfélnek egyetlen feladata van a Task Managerben. Az ügyvédjelölt csatolja a szerződést a beszélgetéshez. Ezután megjegyzéssel együtt beilleszti a vitatott bekezdés képernyőképét, az ügyvéd csatolja a javított dokumentumot, a csapat egy másik tagja pedig beszkenneli az aláírt oldalt. A beszélgetés mappájába négy, különböző időpontból származó fájl kerül.
Az ügyirat összeállításakor az ügyvéd a fejlécben lévő gemkapoccsal nyitja meg a feladat mappáját. A fájlok között a nyilakkal lépkedhet, anélkül, hogy vissza kellene térnie a listához. Az aláírt oldal beszkennelt példányát a „Másolás ide…” lehetőséggel a Dokumentumok egyik saját mappájába másolja. Az eredeti az ügyhöz csatolva marad. A feladat mappájába közvetlenül feltöltött fájlt a beszélgetésszál minden résztvevője látja. Ez kivétel a Fájlok modul fájljainak adatvédelmi szabálya alól.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Fájlok modulra?
A közös meghajtóhoz és a szálak mappáihoz igen - ez a Pro csomag modulja. A feladatokban és csevegésekben lévő mellékletek mindkét csomagban működnek.
Kézzel kell a mellékleteket az ügy mappájába mentenem?
Nem. A feladat vagy a csevegés mappája automatikusan létrejön a beszélgetésszállal együtt. A beszélgetés mellékletei maguktól megjelennek benne, az üzenet szövegébe ágyazott képekkel együtt.
Ha feltöltök egy fájlt a feladat mappájába, a csapat is hozzáfér?
A feladat vagy a csevegés mappájába közvetlenül feltöltött fájlt az adott beszélgetésszál minden résztvevője látja. Ez kivétel: a Fájlok modul többi részén a fájl privát, amíg meg nem osztod. Az ilyen fájlt csak a tulajdonosa törölheti vagy nevezheti át.
Visszaállítható a törölt fájl?
Igen. A törölt fájl a Lomtárba kerül. Visszaállíthatod, vagy véglegesen törölheted. A visszaállított fájl az eredeti helyére kerül, kivéve, ha a szülőmappa a Lomtárban van - ebben az esetben a hatókör gyökérmappájába kerül vissza. A Lomtár 30 nap után automatikusan törli. A Lomtárban lévő fájlok beleszámítanak a tárhelykorlátba.
Mekkora lehet egy fájl?
Egy fájl legfeljebb 100 MB méretű lehet. Az adminisztrátor ezenfelül személyenként GB-ban megadható tárhelykorlátot is beállíthat a Fájlok modulhoz a Beállítások → Speciális → „Fájlok és tárhely” résznél.