V čem spočívá problém dlouhých vláken?
Představte si vlákno s klientem: čtyřicet zpráv, čtyři lidé na vaší straně a dva na jeho. Každá odpověď s sebou nese předchozí korespondenci. Procházíte tři obrazovky citací, abyste našli dvě věty připsané nahoře. Někde uprostřed je souhlas s cenou. Nepamatujete si, kdo ho udělil ani kdy.
Pošta roste lineárně, ale rozhodnutí vznikají bodově. Task Manager ve variantě Pro má poštu uvnitř aplikace - připojíte schránku IMAP/SMTP, a po zapnutí možnosti „Zobrazovat každé vlákno v zobrazení Vše“ vidíte vlákna na jednom seznamu vedle úkolů a konverzaci čtete v pravém sloupci. Nikdo za vás rozhodnutí neudělá, ani neodpoví zákazníkovi. Můžete ale rychleji dojít ke zprávám, na kterých odpověď závisí.
Co dělá režim uspořádání vlákna?
Pod polem pro odpověď je tlačítko „Uspořádat“ se čtyřmi možnostmi. Původní obsah zobrazuje zprávy beze změn. Vylepšit je zkrátí a převede do první osoby, bez patiček, podpisů a doložek o důvěrnosti. Shrnout ponechá 1-2 věty z každé zprávy. Expert píše odborně a pod zprávu přidá řádek „Poznámka experta:“ s radou, upozorněním na riziko nebo otázkou, na kterou stojí za to se doptat.
AI uspořádá 8 nejnovějších zpráv. Nad nimi je tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)“, kterým načtete další skupiny po 8. Mezi režimy, jejichž výsledek už byl vypočítán, můžete přepínat bez čekání. Po obnovení stránky AI výsledek vypočítá znovu - uspořádaná verze se do databáze neukládá. Původní zprávy zůstávají nedotčené.
Task Manager sbalí citovanou historii zpráv. Rozbalit ji můžete tlačítkem „Zobrazit předchozí korespondenci“. Odkazy v uspořádané verzi zůstávají aktivní a mají kratší popisky. Místo dlouhé adresy vidíte figma.com/proto/….
Co se změní ve vašem dni
Nemusíte pročítat tři týdny korespondence, abyste zjistili, co bylo klientovi slíbeno. Když se po dovolené vrátíte ke své korespondenci, snáz najdete bod, od kterého je třeba začít s odpovědí. Nemusíte kolegu žádat, aby vám připomněl termín, který v korespondenci zazněl.
Dlouhému e-mailu nemusíte věnovat stejnou pozornost v každé větě. Pokud klient napíše pět odstavců a jen jedna věta se týká rozhodnutí, můžete se zaměřit na ni. Podpisy a ustanovení o důvěrnosti nezakrývají obsah, který hledáte.
Když se po delší době vrátíte ke svému případu, můžete si nejprve přečíst kratší verzi korespondence. Místo abyste si její průběh vybavovali z paměti, ověříte si, které informace potřebujete před odpovědí doplnit.
Reklamace, která se táhne už tři týdny
Klient nahlásil závadu v polovině měsíce. Odpovídala mu podpora, potom technik a obchodník. Ještě někdo připsal svou odpověď v kopii. Ve čtvrtek klient píše: „vždyť jsme se domluvili jinak“. Odpovědět je třeba ještě dnes a vlákno má přes třicet zpráv.
Otevřete vlákno a vyberete Shrnout. V 8 nejnovějších zprávách vidíte pozdější návrh opravy. Vyberete „Uspořádat starší zprávy (N)“ a načítáte další skupiny po 8, dokud se nedostanete ke slibu výměny z doby před dvěma týdny a k původnímu hlášení. Pak vyberete Expert a počkáte, až AI zprávy uspořádá v novém stylu. Pod zprávou o výměně si přečtete poznámku, na co se před odpovědí vyplatí doptat.
Pořád nevíte, kdo náklady schválil. V patičce pole pro odpověď kliknete na „AI asistent“. Editor se přepne do režimu dotazu, pole změní barvu a na místě příjemců se zobrazí informace, že dotaz nebude příjemcům odeslán. Zeptáte se: „jaká cena byla schválena a kdo ji schválil?“. Asistent odpoví na základě korespondence ve vlákně a souborů z modulu Soubory, pokud je přiložíte. Pokud v nich odpověď nenajde, řekne to na rovinu. Odpověď zůstane pod poslední zprávou s označením JEN PRO VÁS a zobrazí se při každém otevření vlákna. Nikdo jiný ji neuvidí.
Nejčastější dotazy
Je Pošta ve variantě Standard?
Ne, je to modul varianty Pro.
Zůstanou původní zprávy nedotčené?
Ano. Verze uspořádaná AI je pouze náhledem pro aktuální relaci a neukládá se do databáze. Originály zobrazíte výběrem možnosti „Původní obsah“ v nabídce tlačítka „Uspořádat“. Pod každou zpracovanou zprávou je uvedeno „AI může dělat chyby“.
Funguje uspořádání pro celé vlákno najednou?
Ne. AI načte 8 nejnovějších zpráv. Starší načtete tlačítkem „Uspořádat starší zprávy (N)“ - po 8 při každém kliknutí. Nemusíte zpracovávat celou historii, pokud hledáte domluvené věci z posledního týdne.
Uvidí někdo další moje otázky pro AI asistenta ve vlákně?
Ne. Odpovědi vidí pouze vlastník schránky. Neuvidí je ani administrátor, stejně jako neuvidí vaši poštu. Schránka v Task Manageru patří jedné osobě, takže si společnou firemní adresu každý připojuje zvlášť.
Co je potřeba, aby tyto funkce fungovaly?
Potřebujete mít nastavenou AI v Nastavení → AI, připojenou e-mailovou schránku a přístup k Poště, který vám může administrátor odebrat v panelu uživatelů. Pošta podporuje libovolný server IMAP/SMTP, včetně polských hostingů, Gmailu a Outlooku. V Gmailu a Outlooku je potřeba použít heslo aplikace místo běžného hesla k účtu.