Quel est le problème des longs fils de discussion ?
Imaginez un fil de discussion avec un client : quarante messages, quatre personnes de votre côté et deux du sien. Chaque réponse entraîne avec elle les échanges précédents. Vous faites défiler trois écrans de citations pour trouver les deux phrases ajoutées en haut. Quelque part au milieu, il y a un accord sur le prix. Vous ne vous souvenez plus de qui l’a donné ni quand.
La messagerie croît de façon linéaire, tandis que les décisions se prennent de façon ponctuelle. Task Manager, dans la formule Pro, intègre la messagerie en son sein - vous connectez une boîte mail IMAP/SMTP, et après avoir activé l'option « Afficher chaque fil dans la vue Tout », vous voyez les fils de discussion sur une seule liste à côté des tâches, et vous lisez la conversation dans la colonne de droite. Personne ne prendra de décision à votre place ni ne répondra au client. Vous pourrez en revanche accéder plus vite aux messages dont dépend la réponse.
Que fait le mode de réorganisation du fil de discussion ?
Sous le champ de réponse, un bouton « Structurer » propose quatre options. Contenu original affiche les messages sans modification. Améliorer les raccourcit et les reformule à la première personne, sans pieds de page, signatures ni clauses de confidentialité. Résumer conserve 1-2 phrases de chaque message. Expert adopte un ton professionnel et ajoute sous le message une ligne « Remarque de l’expert : » avec un conseil, un risque ou une question utile à poser.
L’IA traite les 8 messages les plus récents. Le bouton « Structurer les messages plus anciens (N) » permet d’en charger d’autres, par lots de 8. Vous pouvez passer d’un mode à l’autre parmi ceux déjà calculés sans attendre. Après avoir actualisé la page, l’IA recalcule le résultat : la version réorganisée n’est pas enregistrée dans la base de données. Les messages d’origine restent intacts.
Task Manager réduit l’historique cité des messages. Vous pouvez le déplier avec le bouton « Afficher les échanges précédents ». Les liens de la version réorganisée restent cliquables et leurs libellés sont plus courts. Au lieu d’une longue adresse, vous voyez figma.com/proto/….
Ce qui change dans votre journée
Plus besoin de faire défiler trois semaines d’échanges pour savoir ce qui a été promis au client. Quand vous reprenez vos propres échanges après un congé, il est plus facile de retrouver le point de départ de votre réponse. Inutile de demander à un collègue de vous rappeler la date mentionnée dans la conversation.
Vous n’avez pas à accorder la même attention à chaque phrase d’un long e-mail. Si un client écrit cinq paragraphes et qu’une seule phrase concerne la décision, vous pouvez vous concentrer sur celle-ci. Les signatures et les clauses ne masquent plus le contenu que vous cherchez.
Quand vous reprenez votre dossier après une longue interruption, vous pouvez commencer par lire une version plus courte des échanges. Au lieu d’essayer d’en reconstituer le déroulement de mémoire, vous vérifiez quels points restent à clarifier avant de répondre.
Une réclamation qui traîne depuis trois semaines
Un client a signalé un défaut au milieu du mois. Le service client lui a répondu, puis une personne de l’équipe technique et un commercial. Quelqu’un d’autre a également ajouté un message en copie. Jeudi, le client écrit : « pourtant, nous avions convenu d’autre chose ». Il faut répondre aujourd’hui, et le fil compte une trentaine de messages.
Vous ouvrez le fil de discussion et choisissez Résumer. Dans les 8 messages les plus récents, vous voyez une proposition de réparation faite plus tard. Vous choisissez « Structurer les messages plus anciens (N) » et chargez des lots de 8 jusqu’à retrouver la promesse de remplacement faite deux semaines plus tôt et le signalement initial. Ensuite, vous choisissez Expert et attendez que l’IA réorganise ces messages dans un nouveau style. Sous le message concernant le remplacement, vous lisez une remarque indiquant ce qu’il serait utile de vérifier avant de répondre.
Vous ne savez toujours pas qui a accepté le coût. Vous cliquez sur « Assistant IA » dans le pied de page du champ de réponse. L’éditeur passe en mode question, le champ change de couleur et un message apparaît à la place des destinataires pour indiquer que la question ne leur sera pas envoyée. Vous demandez : « quel prix a été accepté et par qui ? ». L’Assistant répond à partir des échanges du fil et des fichiers du module Fichiers, si vous en joignez. S’il n’y trouve pas la réponse, il vous le dit clairement. La réponse apparaît sous le dernier message avec le badge UNIQUEMENT POUR VOUS et reste disponible à chaque ouverture du fil. Personne d’autre ne la verra.
Questions fréquentes
La Messagerie est-elle disponible dans l'offre Standard ?
Non, c'est un module de l'offre Pro.
Les messages d’origine restent-ils intacts ?
Oui. La version réorganisée par l’IA est un aperçu disponible pendant la session et n’est pas enregistrée dans la base de données. Pour voir les originaux, sélectionnez « Contenu original » dans le menu du bouton « Structurer ». La mention « L’IA peut faire des erreurs » apparaît sous chaque message traité.
La réorganisation s’applique-t-elle à tout le fil de discussion en une seule fois ?
Non. L’IA traite les 8 messages les plus récents. Le bouton « Structurer les messages plus anciens (N) » permet d’en charger 8 de plus à chaque clic. Inutile de traiter tout l’historique si vous cherchez les décisions prises la semaine dernière.
Est-ce que quelqu’un d’autre verra mes questions à l’Assistant IA dans le fil de discussion ?
Non. Seul le propriétaire de la boîte mail voit les réponses. Même l’administrateur n’y a pas accès, pas plus qu’à vos e-mails. Dans Task Manager, une boîte mail appartient à une seule personne ; chacun configure donc séparément l’adresse professionnelle partagée.
De quoi ai-je besoin pour utiliser ces fonctionnalités ?
Vous devez avoir configuré l’IA dans Paramètres → IA, connecté une boîte mail et disposer d’un accès à Messagerie, que l’administrateur peut retirer depuis le panneau des utilisateurs. Messagerie est compatible avec tout serveur IMAP/SMTP, y compris les hébergeurs polonais, Gmail et Outlook. Avec Gmail et Outlook, vous devez utiliser un mot de passe d’application plutôt que le mot de passe habituel de votre compte.