Qual è il problema delle discussioni lunghe?
Immagina una discussione con un cliente: quaranta messaggi, quattro persone dalla tua parte e due dalla sua. Ogni risposta si porta dietro la corrispondenza precedente. Scorri tre schermate di citazioni per trovare le due frasi aggiunte in cima. Da qualche parte, nella discussione, c’è l’approvazione del prezzo. Non ricordi chi l’ha data né quando.
La posta cresce in modo lineare, mentre le decisioni avvengono in momenti puntuali. Task Manager nel piano Pro ha la posta integrata - colleghi una casella IMAP/SMTP e, dopo aver attivato l'opzione "Mostra ogni discussione nella vista Tutto", vedi le discussioni in un unico elenco accanto alle attività, mentre leggi la conversazione nella colonna di destra. Nessuno prenderà una decisione al posto tuo né risponderà al cliente. Potrai però arrivare più velocemente ai messaggi da cui dipende la risposta.
Cosa fa la modalità di riordino della discussione?
Sotto il campo di risposta c’è il pulsante «Riordina» con quattro opzioni. Contenuto originale mostra i messaggi senza modifiche. Rifinisci li abbrevia e li riscrive in prima persona, senza piè di pagina, firme e clausole di riservatezza. Riassumi mantiene 1-2 frasi per ogni messaggio. Esperto usa un linguaggio specialistico e aggiunge sotto il messaggio una riga «Nota dell’esperto:» con un consiglio, un rischio o una domanda da approfondire.
L’AI riordina gli 8 messaggi più recenti. Sopra di essi trovi il pulsante «Riordina i messaggi precedenti (N)», che carica altri gruppi di 8 messaggi. Puoi passare da una modalità all’altra tra quelle già elaborate senza aspettare. Dopo aver aggiornato la pagina, l’AI ricalcola il risultato da zero: la versione riordinata non viene salvata nel database. I messaggi originali restano intatti.
Task Manager comprime la cronologia citata dei messaggi. Puoi espanderla con il pulsante «Mostra la corrispondenza precedente». I link nella versione riordinata restano cliccabili e hanno etichette più brevi. Al posto dell’indirizzo completo vedi figma.com/proto/….
Cosa cambia nella tua giornata
Non devi scorrere tre settimane di corrispondenza per capire cosa è stato promesso al cliente. Quando riprendi in mano la tua corrispondenza dopo le ferie, è più facile trovare il punto da cui partire per rispondere. Non devi chiedere a un collega di ricordarti la scadenza menzionata nella conversazione.
Non devi dedicare la stessa attenzione a ogni frase di un’email lunga. Se il cliente scrive cinque paragrafi e solo una frase riguarda la decisione, puoi concentrarti su quella. Le firme e le clausole non nascondono il contenuto che stai cercando.
Quando riprendi in mano una pratica dopo una lunga pausa, puoi prima leggere una versione più breve della corrispondenza. Invece di ricostruirne a memoria lo svolgimento, verifichi quali accordi mancano prima di rispondere.
Un reclamo che va avanti da tre settimane
Il cliente ha segnalato un difetto a metà mese. Gli hanno risposto prima l’assistenza, poi un tecnico e un commerciale. Qualcun altro ha aggiunto un messaggio in copia. Giovedì il cliente scrive: «ma avevamo concordato diversamente». Devi rispondere oggi e la discussione ha una trentina di messaggi.
Apri la discussione e scegli Riassumi. Negli 8 messaggi più recenti trovi una proposta di riparazione successiva. Selezioni «Riordina i messaggi precedenti (N)» e carichi altri gruppi di 8, finché non arrivi alla promessa di sostituzione di due settimane prima e alla segnalazione iniziale. Poi scegli Esperto e aspetti che l’AI riordini questi messaggi con uno stile diverso. Sotto il messaggio sulla sostituzione trovi un consiglio su cosa approfondire prima di rispondere.
Non sai ancora chi ha approvato il costo. Fai clic su «Assistente AI» nel piè di pagina del campo di risposta. L’editor passa alla modalità domanda, il campo cambia colore e al posto dei destinatari appare l’avviso che la domanda non verrà inviata. Chiedi: «quale prezzo è stato approvato e chi l’ha approvato?». L’assistente risponde in base alla corrispondenza della discussione e ai file del modulo File, se li alleghi. Se non trova la risposta, te lo dice chiaramente. La risposta resta sotto l’ultimo messaggio con l’etichetta SOLO PER TE e ricompare ogni volta che apri la discussione. Nessun altro la vedrà.
Domande frequenti
Posta è inclusa nella versione Standard?
No, è un modulo della versione Pro.
I messaggi originali restano intatti?
Sì. La versione riordinata dall’AI è un’anteprima valida per la sessione e non viene salvata nel database. Puoi vedere gli originali selezionando «Contenuto originale» nel menu del pulsante «Riordina». Sotto ogni messaggio elaborato compare la nota «L’AI può commettere errori».
Il riordino si applica all’intera discussione in una volta?
No. L’AI elabora gli 8 messaggi più recenti. Puoi caricare quelli precedenti con il pulsante «Riordina i messaggi precedenti (N)», 8 per ogni clic. Non devi elaborare tutta la cronologia se cerchi gli accordi dell’ultima settimana.
Qualcun altro vedrà le mie domande all’Assistente AI nella discussione?
No. Le risposte sono visibili solo al proprietario della casella. Non le vede nemmeno l’amministratore, proprio come non vede la tua posta. In Task Manager, la casella appartiene a una sola persona, quindi ogni utente deve collegare separatamente il proprio indirizzo aziendale condiviso.
Cosa serve perché queste funzionalità siano disponibili?
Devi configurare l’AI in Impostazioni → AI, collegare una casella di posta e avere accesso a Posta, che l’amministratore può revocare nel pannello utenti. Posta supporta qualsiasi server IMAP/SMTP, compresi gli hosting polacchi, Gmail e Outlook. Con Gmail e Outlook devi usare una password per le app invece della normale password dell’account.