Miben áll a hosszú szálak problémája?
Képzelj el egy ügyféllel folytatott beszélgetésszálat: negyven üzenet, a te oldaladról négy, az övéről pedig két ember. Minden válasz magával hozza a korábbi levelezést. Három képernyőnyi idézetet görgetsz végig, hogy megtaláld a felülre írt két mondatot. Valahol középen ott van az ár elfogadása. Nem emlékszel, ki és mikor hagyta jóvá.
A levelezés lineárisan nő, a döntések viszont pontszerűen születnek. A Task Manager Pro csomagjában a levelezés magán az alkalmazáson belül van - csatlakoztatod az IMAP/SMTP postafiókot, és a „Minden szál megjelenítése a Mindegyik nézetben” opció bekapcsolása után a szálakat a feladatok mellett, egy listában látod, a beszélgetést pedig a jobb oldali oszlopban olvasod. A döntést senki nem hozza meg helyetted, és nem válaszol az ügyfélnek sem. Viszont gyorsabban eljuthatsz azokhoz az üzenetekhez, amelyektől a válasz függ.
Mit csinál a beszélgetésszál-rendszerező mód?
A válaszmező alatt található a „Rendszerezd” gomb négy lehetőséggel. Az Eredeti tartalom változtatás nélkül jeleníti meg az üzeneteket. A Csinosítsd lerövidíti őket, és egyes szám első személyben írja át a szöveget, láblécek, aláírások és titoktartási záradékok nélkül. A Foglald össze minden üzenetből 1-2 mondatot hagy meg. A Szakértő szakszerű stílusban fogalmaz, és az üzenet alatt egy „Szakértői megjegyzés:” sort ad tanáccsal, kockázattal vagy egy tisztázásra érdemes kérdéssel.
Az AI a 8 legújabb üzenetet rendszerezi. Fölöttük található a „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gomb, amellyel további, egyenként 8 üzenetből álló csoportokat tölthetsz be. A már kiszámított módok között várakozás nélkül válthatsz. Az oldal frissítése után az AI újraszámítja az eredményt - a rendszerezett változat nem mentődik az adatbázisba. Az eredeti üzenetek érintetlenek maradnak.
A Task Manager összecsukja az idézett üzenetelőzményeket. A „Korábbi levelezés megjelenítése” gombbal nyithatod meg őket. A rendszerezett változatban a hivatkozások továbbra is kattinthatók, és rövidebb címkéket kapnak. A hosszú cím helyett ezt látod: figma.com/proto/….
Mi változik a napodban
Nem kell három hétnyi levelezést végiggörgetned, hogy kiderítsd, mit ígértek az ügyfélnek. Ha szabadság után térsz vissza a saját levelezésedhez, könnyebben megtalálod, honnan kell folytatnod a választ. Nem kell megkérned egy kollégát, hogy emlékeztessen a levelezésben említett határidőre.
Nem kell ugyanolyan figyelmet szentelned egy hosszú e-mail minden mondatának. Ha az ügyfél öt bekezdést ír, és csak egy mondat szól a döntésről, arra az egy mondatra összpontosíthatsz. Az aláírások és a záradékok nem takarják el a keresett tartalmat.
Ha hosszabb kihagyás után térsz vissza az ügyedhez, először elolvashatod a levelezés rövidebb változatát. Ahelyett, hogy emlékezetből próbálnád felidézni az előzményeket, ellenőrizheted, milyen megállapodások hiányoznak még a válasz előtt.
Három hete húzódó reklamáció
Az ügyfél a hónap közepén hibát jelentett. Először az ügyfélszolgálat válaszolt neki, aztán egy műszaki munkatárs, majd egy értékesítő. Valaki más is írt a másolatot kapottak közül. Csütörtökön az ügyfél ezt írja: „pedig mást beszéltünk meg”. Még ma válaszolni kell, a beszélgetésszálban pedig több mint harminc üzenet van.
Megnyitod a beszélgetésszálat, és kiválasztod a Foglald össze lehetőséget. A 8 legújabb üzenetben látod a későbbi javítási javaslatot. A „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” lehetőséget választod, és további, egyenként 8 üzenetből álló csoportokat töltesz be, amíg el nem jutsz a két héttel korábbi csereígéretig és az eredeti bejelentésig. Ezután kiválasztod a Szakértő lehetőséget, és megvárod, amíg az AI új stílusban rendszerezi az üzeneteket. A csereígéretről szóló üzenet alatt elolvasod, mire érdemes rákérdezni a válasz előtt.
Még mindig nem tudod, ki hagyta jóvá a költséget. A válaszmező láblécében a „AI-asszisztens” gombra kattintasz. A szerkesztő kérdésmódra vált, a mező színe megváltozik, a címzettek helyén pedig tájékoztatás jelenik meg arról, hogy a kérdés nem lesz elküldve nekik. Ezt kérdezed: „milyen árat hagytak jóvá, és ki hagyta jóvá?”. Az asszisztens a beszélgetésszál levelezése és a Fájlok modul fájljai alapján válaszol, ha csatolod őket. Ha ezekben nem találja a választ, ezt egyértelműen jelzi. A válasz az utolsó üzenet alatt marad, a CSAK NEKED címkével, és a beszélgetésszál minden megnyitásakor előkerül. Senki más nem látja.
Gyakori kérdések
A Levelezés benne van a Standard csomagban?
Nem, ez a Pro csomag modulja.
Érintetlenek maradnak az eredeti üzenetek?
Igen. Az AI által rendszerezett változat csak a munkamenet idejére szóló előnézet, és nem mentődik az adatbázisba. Az eredeti üzeneteket a „Eredeti tartalom” lehetőség kiválasztásával tekintheted meg a „Rendszerezd” gomb menüjében. Minden feldolgozott üzenet alatt ez a megjegyzés látható: „Az AI hibázhat”.
A rendszerezés egyszerre a teljes beszélgetésszálra vonatkozik?
Nem. Az AI a 8 legújabb üzenetet dolgozza fel. A régebbieket a „Régebbi üzenetek rendszerezése (N)” gombbal töltheted be - kattintásonként 8-at. Nem kell a teljes előzményt feldolgoznod, ha az elmúlt heti megállapodásokat keresed.
Látja más is a beszélgetésszálban az AI-asszisztensnek feltett kérdéseimet?
Nem. A válaszokat kizárólag a postafiók tulajdonosa látja. Az adminisztrátor sem látja őket, ahogy a leveleidet sem. A Task Managerben a postafiók egyetlen személyhez tartozik, ezért a közös céges címet mindenkinek külön kell csatlakoztatnia.
Mire van szükség ezeknek a funkcióknak a használatához?
Be kell állítanod az AI-t a Beállítások → AI menüpontban, csatlakoztatnod kell a postafiókodat, és hozzáféréssel kell rendelkezned a Levelezéshez. Ezt az adminisztrátor a felhasználói panelen vonhatja meg. A Levelezés bármilyen IMAP/SMTP-szervert támogat, beleértve a lengyel tárhelyszolgáltatókat, a Gmailt és az Outlookot. A Gmailben és az Outlookban a fiók szokásos jelszava helyett alkalmazásjelszót kell használnod.