Qual é o problema das threads longas?
Imagine uma conversa com um cliente: quarenta mensagens, quatro pessoas do seu lado e duas do lado dele. Cada resposta inclui a correspondência anterior. Percorre três ecrãs de citações para encontrar duas frases acrescentadas no início. A meio da conversa, alguém aceitou o preço. Não se lembra de quem nem quando.
O correio cresce de forma linear, e as decisões surgem pontualmente. O Task Manager na versão Pro tem o correio integrado - liga a caixa de correio IMAP/SMTP, e depois de ativar a opção "Mostrar cada conversa na vista Tudo" vê as conversas numa única lista junto das tarefas, e lê a conversa na coluna da direita. Ninguém toma a decisão por si nem responde ao cliente. Mas pode chegar mais depressa às mensagens de que depende a resposta.
O que faz o modo de organização do tópico?
Por baixo do campo de resposta há um botão «Organizar» com quatro opções. Conteúdo original mostra as mensagens sem alterações. Melhorar encurta-as e reescreve-as na primeira pessoa, sem rodapés, assinaturas nem cláusulas de confidencialidade. Resumir deixa 1-2 frases de cada mensagem. Especialista escreve num tom profissional e acrescenta, por baixo da mensagem, uma linha «Nota do especialista:» com um conselho, um risco ou uma pergunta que valha a pena fazer.
A IA organiza as 8 mensagens mais recentes. Por cima delas há um botão «Organizar mensagens mais antigas (N)», que permite carregar mais mensagens, 8 de cada vez. Pode alternar entre modos já calculados sem esperar. Ao atualizar a página, a IA calcula o resultado de novo - a versão organizada não é guardada na base de dados. As mensagens originais permanecem intactas.
O Task Manager recolhe o histórico de mensagens citado. Pode expandi-lo através do botão «Mostrar correspondência anterior». As ligações na versão organizada continuam clicáveis e têm etiquetas mais curtas. Em vez de um endereço longo, vê figma.com/proto/….
O que muda no seu dia
Não precisa de percorrer três semanas de correspondência para descobrir o que foi prometido ao cliente. Quando retoma a sua própria correspondência depois das férias, é mais fácil encontrar o ponto a partir do qual deve começar a resposta. Não precisa de pedir a um colega que lhe recorde o prazo mencionado nessa correspondência.
Não precisa de dar a mesma atenção a cada frase de um e-mail longo. Se o cliente escrever cinco parágrafos e apenas uma frase disser respeito à decisão, pode concentrar-se nela. As assinaturas e as cláusulas deixam de ocultar o conteúdo que procura.
Quando retoma um assunto seu após uma pausa mais longa, pode começar por ler uma versão mais curta da correspondência. Em vez de tentar reconstituir de memória o que aconteceu, verifica que decisões faltam antes de responder.
Uma reclamação que se arrasta há três semanas
Um cliente comunicou um defeito a meio do mês. A equipa de apoio respondeu-lhe, depois foi a vez de alguém da equipa técnica e de um comercial. Mais alguém interveio em cópia. Na quinta-feira, o cliente escreve: «mas tínhamos combinado outra coisa». É preciso responder hoje e o tópico tem mais de trinta mensagens.
Abre o tópico e seleciona Resumir. Nas 8 mensagens mais recentes, vê uma proposta de reparação posterior. Seleciona «Organizar mensagens mais antigas (N)» e carrega mais mensagens, 8 de cada vez, até encontrar a promessa de substituição de há duas semanas e a comunicação inicial do problema. Depois seleciona Especialista e aguarda que a IA organize essas mensagens num novo estilo. Na mensagem sobre a substituição, lê uma nota com uma sugestão do que vale a pena perguntar antes de responder.
Ainda não sabe quem aprovou o custo. Clica em «Assistente de IA» no rodapé do campo de resposta. O editor passa para o modo de pergunta, o campo muda de cor e, no lugar dos destinatários, aparece a indicação de que a pergunta não será enviada aos destinatários. Pergunta: «que preço foi aprovado e quem o aprovou?». O assistente responde com base na correspondência do tópico e nos ficheiros do módulo Ficheiros, se os anexar. Se não encontrar a resposta, diz isso claramente. A resposta fica por baixo da última mensagem, com o selo SÓ PARA SI, e aparece sempre que abrir o tópico. Mais ninguém a consegue ver.
Perguntas mais frequentes
O módulo Correio existe na variante Standard?
Não, é um módulo da variante Pro.
As mensagens originais mantêm-se intactas?
Sim. A versão organizada pela IA é uma pré-visualização temporária, válida apenas durante a sessão, e não é guardada na base de dados. Pode ver os originais selecionando «Conteúdo original» no menu do botão «Organizar». Por baixo de cada mensagem processada aparece a nota «A IA pode cometer erros».
A organização aplica-se ao tópico inteiro de uma só vez?
Não. A IA analisa as 8 mensagens mais recentes. Pode carregar mensagens mais antigas através do botão «Organizar mensagens mais antigas (N)» - 8 de cada vez. Não precisa de processar todo o histórico se estiver à procura de decisões da última semana.
Mais alguém consegue ver as minhas perguntas ao Assistente de IA no tópico?
Não. Só o proprietário da caixa de correio vê as respostas. Nem o administrador as consegue ver, tal como não consegue ver o seu correio. No Task Manager, cada caixa de correio pertence a uma pessoa, por isso cada utilizador tem de ligar individualmente o endereço partilhado da empresa.
O que é necessário para estas funcionalidades funcionarem?
Precisa de ter a IA configurada em Definições → IA, uma caixa de correio ligada e acesso ao Correio, que o administrador pode revogar no painel de utilizadores. O Correio é compatível com qualquer servidor IMAP/SMTP, incluindo serviços de alojamento polacos, Gmail e Outlook. No Gmail e no Outlook, tem de utilizar uma palavra-passe de aplicação em vez da palavra-passe normal da conta.