V čom je problém dlhých vlákien?
Predstavte si vlákno s klientom: štyridsať správ, štyria ľudia na vašej strane a dvaja na jeho. Každá odpoveď so sebou nesie predchádzajúcu korešpondenciu. Prechádzate tri obrazovky citácií, aby ste našli dve vety dopísané navrchu. Niekde uprostred je súhlas s cenou. Nepamätáte si, kto ho dal ani kedy.
Pošta rastie lineárne, no rozhodnutia sa dejú bodovo. Task Manager vo variante Pro má poštu priamo vo vnútri - pripojíte schránku IMAP/SMTP a po zapnutí možnosti „Zobraziť každé vlákno v zobrazení Všetko“ vidíte vlákna na jednom zozname vedľa úloh a konverzáciu čítate v pravom stĺpci. Nikto za vás neurobí rozhodnutie ani neodpovie klientovi. Môžete sa však rýchlejšie dostať k správam, od ktorých závisí odpoveď.
Čo robí režim usporiadania vlákna?
Pod poľom na odpoveď je tlačidlo „Usporiadať“ so štyrmi možnosťami. Pôvodný obsah zobrazuje správy bez zmien. Vylepšiť ich skráti a prepíše do prvej osoby, bez pätičiek, podpisov a doložiek o dôvernosti. Zhrnúť ponechá z každej správy 1-2 vety. Expert píše odborne a pod správu pridá riadok „Poznámka experta:“ s radou, rizikom alebo otázkou, ktorú sa oplatí položiť.
AI usporiada 8 najnovších správ. Nad nimi je tlačidlo „Usporiadať staršie správy (N)“, ktorým načítate ďalšie dávky po 8 správ. Medzi už vypočítanými režimami môžete prepínať bez čakania. Po obnovení stránky AI vypočíta výsledok znova - usporiadaná verzia sa do databázy neukladá. Pôvodné správy zostanú nedotknuté.
Task Manager zbalí citovanú históriu správ. Rozbaliť ju môžete tlačidlom „Zobraziť predchádzajúcu korešpondenciu“. Odkazy v usporiadanej verzii zostanú klikateľné a budú mať kratšie označenia. Namiesto dlhej adresy uvidíte figma.com/proto/….
Čo sa zmení vo vašom dni
Nemusíte prechádzať tri týždne korešpondencie, aby ste zistili, čo ste klientovi sľúbili. Keď sa po dovolenke vraciate k vlastnej korešpondencii, ľahšie nájdete bod, od ktorého treba začať odpoveď. Nemusíte žiadať kolegu, aby vám pripomenul termín, ktorý v korešpondencii zaznel.
Nemusíte venovať rovnakú pozornosť každej vete v dlhom e-maile. Ak klient napíše päť odsekov a rozhodnutia sa týka iba jedna veta, môžete sa sústrediť na ňu. Podpisy a doložky nezakrývajú obsah, ktorý hľadáte.
Keď sa po dlhšej prestávke vrátite k svojmu prípadu, môžete si najprv prečítať kratšiu verziu korešpondencie. Namiesto toho, aby ste si jej priebeh obnovovali z pamäti, skontrolujete, ktoré dohody chýbajú predtým, ako odpoviete.
Reklamácia, ktorá sa rieši už tri týždne
Klient nahlásil chybu v polovici mesiaca. Odpovedal mu pracovník zákazníckej podpory, potom technik a obchodník. Ešte niekto sa pridal do kópie. Vo štvrtok klient píše: „veď sme sa dohodli inak“. Treba odpovedať ešte dnes, no vlákno má vyše tridsať správ.
Otvoríte vlákno a vyberiete možnosť Zhrnúť. V 8 najnovších správach vidíte neskorší návrh opravy. Vyberiete „Usporiadať staršie správy (N)“ a načítavate ďalšie dávky po 8, až kým sa nedostanete k prísľubu výmeny spred dvoch týždňov a pôvodnému nahláseniu. Potom vyberiete možnosť Expert a počkáte, kým AI usporiada tieto správy v novom štýle. Pod správou o výmene si prečítate poznámku, na čo sa oplatí spýtať pred odpoveďou.
Stále neviete, kto schválil cenu. Kliknete na „Asistent AI“ v pätičke poľa na odpoveď. Editor sa prepne do režimu otázok, pole zmení farbu a na mieste adresátov sa zobrazí informácia, že otázka sa adresátom neodošle. Spýtate sa: „aká cena bola schválená a kto ju schválil?“. Asistent odpovedá na základe korešpondencie vo vlákne a súborov z modulu Súbory, ak ich priložíte. Ak v nich odpoveď nenájde, povie to priamo. Odpoveď zostane pod poslednou správou so štítkom LEN PRE VÁS a zobrazí sa pri každom otvorení vlákna. Nikto iný ju neuvidí.
Najčastejšie otázky
Je Pošta vo variante Standard?
Nie, je to modul variantu Pro.
Zostanú pôvodné správy nezmenené?
Áno. Verzia uprataná pomocou AI je iba náhľadom počas relácie a neukladá sa do databázy. Originály zobrazíte výberom možnosti „Pôvodný obsah“ v ponuke tlačidla „Usporiadať“. Pod každou spracovanou správou sa zobrazuje poznámka „AI môže robiť chyby“.
Funguje usporiadanie naraz pre celé vlákno?
Nie. AI berie 8 najnovších správ. Staršie načítate tlačidlom „Usporiadať staršie správy (N)“ - po 8 pri každom kliknutí. Nemusíte spracovať celú históriu, ak hľadáte dohody z posledného týždňa.
Uvidí niekto iný moje otázky pre Asistenta AI vo vlákne?
Nie. Odpovede vidí iba vlastník schránky. Neuvidí ich ani administrátor, rovnako ako vašu poštu. Schránka v Task Manageri patrí jednej osobe, takže spoločnú firemnú adresu si každý pripája samostatne.
Čo je potrebné na fungovanie týchto funkcií?
Potrebujete nakonfigurovanú AI v Nastaveniach → AI, pripojenú poštovú schránku a prístup k Pošte, ktorý vám administrátor môže odobrať v paneli používateľov. Pošta podporuje ľubovoľný server IMAP/SMTP vrátane poľských hostingov, Gmailu a Outlooku. V Gmaile a Outlooku treba namiesto bežného hesla k účtu použiť heslo aplikácie.