Mikä on pitkien viestiketjujen ongelma?
Kuvittele keskustelu asiakkaan kanssa: neljäkymmentä viestiä, neljä henkilöä sinun puoleltasi ja kaksi asiakkaan puolelta. Jokainen vastaus sisältää mukana myös aiemman kirjeenvaihdon. Selaat kolme ruutua lainattua tekstiä löytääksesi kaksi ylös lisättyä lausetta. Jossain välissä on hyväksyntä hinnalle. Et muista, kuka sen antoi tai milloin.
Sähköpostia kertyy tasaisesti, mutta päätökset syntyvät yksittäisinä hetkinä. Task Managerin Pro-versiossa sähköposti on sovelluksen sisällä - yhdistät IMAP/SMTP-postilaatikon, ja kun otat käyttöön asetuksen ”Näytä jokainen viestiketju Kaikki-näkymässä”, näet viestiketjut samalla listalla tehtävien rinnalla ja luet keskustelun oikeassa sarakkeessa. Kukaan ei tee päätöstä puolestasi eikä vastaa asiakkaalle. Sen sijaan pääset nopeammin käsiksi viesteihin, joista vastaus riippuu.
Mitä viestiketjun jäsennystila tekee?
Vastauskentän alla on ”Jäsennä”-painike, jossa on neljä vaihtoehtoa. Alkuperäinen sisältö näyttää viestit muuttumattomina. Viimeistele tiivistää ne ja muotoilee ensimmäiseen persoonaan, ilman alatunnisteita, allekirjoituksia ja luottamuksellisuuslausekkeita. Tiivistä jättää kustakin viestistä jäljelle 1-2 lausetta. Asiantuntija kirjoittaa asiantuntevaan tyyliin ja lisää viestin alle rivin ”Asiantuntijan huomio:” sekä neuvon, riskin tai kysymyksen, joka kannattaa esittää.
AI jäsentää 8 uusinta viestiä. Niiden yläpuolella on painike ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)”, jolla voit ladata lisää viestejä 8 kerrallaan. Voit vaihtaa jo laskettujen tilojen välillä odottamatta. Kun päivität sivun, AI laskee tuloksen uudelleen - jäsennettyä versiota ei tallenneta tietokantaan. Alkuperäiset viestit säilyvät koskemattomina.
Task Manager piilottaa viesteistä lainatun aiemman kirjeenvaihdon. Saat sen näkyviin painikkeella ”Näytä aiempi kirjeenvaihto”. Jäsennetyn version linkit pysyvät klikattavina, ja niiden tekstit ovat lyhyempiä. Pitkän osoitteen sijaan näet figma.com/proto/….
Mikä muuttuu työpäivässäsi
Sinun ei tarvitse selata kolmen viikon kirjeenvaihtoa selvittääksesi, mitä asiakkaalle luvattiin. Kun palaat loman jälkeen omaan kirjeenvaihtoosi, löydät helpommin kohdan, josta vastauksen kirjoittaminen kannattaa aloittaa. Sinun ei tarvitse pyytää kollegalta muistutusta kirjeenvaihdossa mainitusta määräajasta.
Sinun ei tarvitse kiinnittää yhtä paljon huomiota jokaiseen pitkän sähköpostin lauseeseen. Jos asiakas kirjoittaa viisi kappaletta ja vain yksi lause koskee päätöstä, voit keskittyä siihen. Allekirjoitukset ja luottamuksellisuuslausekkeet eivät peitä etsimääsi sisältöä.
Kun palaat asiaasi pidemmän tauon jälkeen, voit ensin lukea kirjeenvaihdon lyhyemmän version. Sen sijaan, että yrittäisit palauttaa tapahtumien kulun mieleesi, tarkistat, mitkä asiat on sovittava ennen vastaamista.
Valitus, jota on käsitelty jo kolme viikkoa
Asiakas ilmoitti viasta kuun puolivälissä. Hänelle vastasivat ensin asiakaspalvelu, sitten tekninen asiantuntija ja myyjä. Vielä joku lisäsi viestin kopiona. Torstaina asiakas kirjoittaa: ”mehän sovimme toisin”. Vastaus pitäisi lähettää tänään, ja viestiketjussa on kolmekymmentä ja risat viestiä.
Avaat viestiketjun ja valitset Tiivistä. Kahdeksasta uusimmasta viestistä näet myöhemmän korjausehdotuksen. Valitset ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)” ja lataat lisää viestejä 8 kerrallaan, kunnes löydät kaksi viikkoa sitten annetun lupauksen vaihtaa tuote sekä alkuperäisen vikailmoituksen. Valitset sitten Asiantuntija ja odotat, että AI jäsentää viestit uudella tyylillä. Tuotteen vaihtoa koskevan viestin alla on huomio siitä, mitä kannattaa kysyä ennen vastaamista.
Et silti tiedä, kuka hyväksyi kustannuksen. Napsautat vastauskentän alatunnisteessa ”AI-avustaja”. Muokkain siirtyy kysymystilaan, kentän väri muuttuu ja vastaanottajien kohdalle ilmestyy tieto siitä, ettei kysymystä lähetetä vastaanottajille. Kysyt: ”mikä hinta hyväksyttiin ja kuka sen hyväksyi?”. Avustaja vastaa viestiketjun kirjeenvaihdon perusteella sekä Tiedostot-moduulin tiedostojen perusteella, jos liität niitä mukaan. Jos vastausta ei löydy niistä, avustaja kertoo sen suoraan. Vastaus näkyy viimeisen viestin alla tunnisteella VAIN SINULLE, ja se tulee näkyviin aina, kun avaat viestiketjun. Kukaan muu ei näe sitä.
Usein kysytyt kysymykset
Sisältyykö Sähköposti Standard-versioon?
Ei, se on Pro-version moduuli.
Säilyvätkö alkuperäiset viestit koskemattomina?
Kyllä. AI:n järjestämä versio on istunnon ajan käytettävissä oleva esikatselu, eikä sitä tallenneta tietokantaan. Näet alkuperäiset valitsemalla ”Alkuperäinen sisältö” Jäsennä-painikkeen valikosta. Jokaisen käsitellyn viestin alla lukee ”AI voi tehdä virheitä”.
Jäsennetäänkö koko viestiketju kerralla?
Ei. AI käsittelee 8 uusinta viestiä. Vanhempia viestejä voit ladata lisää painikkeella ”Jäsennä vanhemmat viestit (N)” - 8 kerrallaan. Sinun ei tarvitse käsitellä koko historiaa, jos etsit viime viikon sopimuksia.
Näkeekö joku muu kysymykseni viestiketjussa olevalle AI-avustajalle?
Ei. Vastaukset näkee vain postilaatikon omistaja. Myöskään ylläpitäjä ei näe niitä, aivan kuten hän ei näe sähköpostejasi. Task Managerin postilaatikko kuuluu yhdelle henkilölle, joten jokainen liittää yrityksen yhteisen sähköpostiosoitteen erikseen omaan käyttöönsä.
Mitä näiden ominaisuuksien käyttöön tarvitaan?
Tarvitset Asetuksissa → AI määritetyn AI:n, liitetyn sähköpostilaatikon sekä käyttöoikeuden Sähköpostiin. Ylläpitäjä voi poistaa käyttöoikeuden käyttäjähallintapaneelissa. Sähköposti tukee mitä tahansa IMAP/SMTP-palvelinta, mukaan lukien puolalaiset hosting-palvelut, Gmail ja Outlook. Gmailissa ja Outlookissa on käytettävä sovellussalasanaa tavallisen tilin salasanan sijaan.