Worin liegt das Problem langer Threads?
Stellen Sie sich einen Thread mit einem Kunden vor: vierzig Nachrichten, vier Personen auf Ihrer Seite und zwei auf seiner. Jede Antwort enthält den bisherigen Schriftwechsel. Sie scrollen durch drei Bildschirme voller Zitate, um die zwei Sätze zu finden, die oben hinzugefügt wurden. Irgendwo in der Mitte steht die Zustimmung zum Preis. Sie wissen nicht mehr, wer sie gegeben hat oder wann.
E-Mails wachsen linear, Entscheidungen fallen punktuell. Task Manager in der Pro-Variante hat die E-Mail-Funktion eingebaut - Sie verbinden ein IMAP/SMTP-Postfach, und nach dem Aktivieren der Option „Jeden Thread in der Ansicht Alle anzeigen“ sehen Sie die Threads auf einer Liste neben den Aufgaben, während Sie die Unterhaltung in der rechten Spalte lesen. Niemand trifft die Entscheidung für Sie oder antwortet dem Kunden. Sie erreichen aber schneller die Nachrichten, von denen eine Antwort abhängt.
Was macht der Modus zur Aufbereitung eines Threads?
Unter dem Antwortfeld befindet sich die Schaltfläche „Strukturieren“ mit vier Optionen. Originaltext zeigt die Nachrichten unverändert an. Aufbereiten kürzt sie und formuliert sie in der ersten Person - ohne Fußzeilen, Signaturen und Vertraulichkeitshinweise. Zusammenfassen belässt 1-2 Sätze aus jeder Nachricht. Experte formuliert fachlich und fügt unter der Nachricht eine Zeile „Expertenhinweis:“ mit einem Rat, einem Risiko oder einer Frage hinzu, die sich nachzufragen lohnt.
Die KI bereitet die 8 neuesten Nachrichten auf. Darüber befindet sich die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“, mit der Sie weitere Pakete von jeweils 8 nachladen. Zwischen den bereits berechneten Modi können Sie ohne Wartezeit wechseln. Nach dem Aktualisieren der Seite berechnet die KI das Ergebnis neu - die aufbereitete Version wird nicht in der Datenbank gespeichert. Die ursprünglichen Nachrichten bleiben unverändert.
Task Manager klappt den zitierten Nachrichtenverlauf ein. Sie können ihn über die Schaltfläche „Vorherigen Schriftwechsel anzeigen“ ausklappen. Links in der aufbereiteten Version bleiben anklickbar und erhalten kürzere Bezeichnungen. Statt einer langen Adresse sehen Sie figma.com/proto/….
Was sich in Ihrem Arbeitsalltag ändert
Sie müssen nicht drei Wochen Schriftwechsel durchscrollen, um festzustellen, was dem Kunden zugesagt wurde. Wenn Sie nach dem Urlaub zu Ihrem Schriftwechsel zurückkehren, finden Sie leichter den Punkt, an dem Sie mit Ihrer Antwort ansetzen müssen. Sie müssen Kollegen nicht bitten, Sie an einen Termin aus diesem Schriftwechsel zu erinnern.
Sie müssen nicht jedem Satz in einer langen E-Mail gleich viel Aufmerksamkeit schenken. Wenn ein Kunde fünf Absätze schreibt und nur ein Satz eine Entscheidung betrifft, können Sie sich auf diesen Satz konzentrieren. Signaturen und Vertraulichkeitshinweise verdecken nicht den Inhalt, nach dem Sie suchen.
Wenn Sie nach einer längeren Pause zu Ihrem Vorgang zurückkehren, können Sie zuerst die gekürzte Version des Schriftwechsels lesen. Statt den Verlauf aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, prüfen Sie, welche Absprachen vor Ihrer Antwort noch fehlen.
Eine Reklamation, die sich seit drei Wochen hinzieht
Der Kunde meldet Mitte des Monats einen Mangel. Erst antwortet der Kundenservice, dann eine technische Fachkraft und ein Vertriebsmitarbeiter. Jemand aus dem CC schreibt ebenfalls etwas dazu. Am Donnerstag schreibt der Kunde: „Wir hatten doch etwas anderes vereinbart“. Sie müssen heute antworten, und der Thread umfasst mehr als dreißig Nachrichten.
Sie öffnen den Thread und wählen Zusammenfassen. In den 8 neuesten Nachrichten sehen Sie einen späteren Vorschlag zur Reparatur. Sie wählen „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ und laden weitere Pakete von jeweils 8 nach, bis Sie das Versprechen zum Austausch von vor zwei Wochen und die ursprüngliche Meldung finden. Anschließend wählen Sie Experte und warten, bis die KI die Nachrichten im neuen Stil aufbereitet hat. Unter der Nachricht zum Austausch lesen Sie einen Hinweis, worüber Sie vor Ihrer Antwort noch nachfragen sollten.
Sie wissen noch immer nicht, wer die Kosten genehmigt hat. Sie klicken in der Fußzeile des Antwortfelds auf „KI-Assistent“. Der Editor wechselt in den Fragemodus, das Feld ändert seine Farbe und anstelle der Empfänger erscheint der Hinweis, dass die Frage nicht an die Empfänger gesendet wird. Sie fragen: „Welcher Preis wurde genehmigt und wer hat ihn genehmigt?“ Der Assistent antwortet auf Grundlage des Schriftwechsels im Thread sowie der Dateien aus dem Modul Dateien, sofern Sie diese anhängen. Wenn die Antwort dort nicht zu finden ist, sagt er das ausdrücklich. Die Antwort erscheint unter der letzten Nachricht mit dem Abzeichen NUR FÜR SIE und wird bei jedem Öffnen des Threads wieder angezeigt. Niemand sonst kann sie sehen.
Häufig gestellte Fragen
Ist E-Mail in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist ein Modul der Variante Pro.
Bleiben die ursprünglichen Nachrichten unverändert?
Ja. Die von der KI aufbereitete Version ist eine Vorschau für die Dauer der Sitzung und wird nicht in der Datenbank gespeichert. Die Originale sehen Sie, wenn Sie im Menü der Schaltfläche „Strukturieren“ die Option „Originaltext“ auswählen. Unter jeder verarbeiteten Nachricht steht der Hinweis „KI kann Fehler machen“.
Funktioniert die Aufbereitung für den gesamten Thread auf einmal?
Nein. Die KI verarbeitet die 8 neuesten Nachrichten. Ältere Nachrichten laden Sie über die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ nach - jeweils 8 pro Klick. Sie müssen nicht den gesamten Verlauf verarbeiten, wenn Sie nach Absprachen aus der letzten Woche suchen.
Kann jemand anderes meine Fragen an den KI-Assistenten im Thread sehen?
Nein. Die Antworten sieht ausschließlich der Inhaber des Postfachs. Auch der Administrator kann sie nicht sehen - genauso wenig wie Ihre E-Mails. Ein Postfach in Task Manager gehört einer einzelnen Person. Daher richtet jeder eine gemeinsame Firmenadresse separat für sich ein.
Was wird benötigt, damit diese Funktionen funktionieren?
Sie benötigen eine in Einstellungen → KI konfigurierte KI, ein verbundenes E-Mail-Postfach und Zugriff auf E-Mail, den der Administrator im Benutzerbereich entziehen kann. E-Mail unterstützt beliebige IMAP/SMTP-Server, darunter polnische Hosting-Anbieter, Gmail und Outlook. Bei Gmail und Outlook müssen Sie statt Ihres regulären Kontopassworts ein App-Passwort verwenden.