¿Cuál es el problema de los hilos largos?
Imagina un hilo con un cliente: cuarenta mensajes, cuatro personas de tu equipo y dos del suyo. Cada respuesta arrastra consigo los mensajes anteriores. Desplazas tres pantallas de citas para encontrar las dos frases añadidas al principio. En algún punto se aprobó el precio. No recuerdas quién lo aprobó ni cuándo.
El correo crece de forma lineal, pero las decisiones se toman puntualmente. Task Manager, en el plan Pro, tiene el correo integrado - conectas un buzón IMAP/SMTP y, tras activar la opción «Mostrar cada hilo en la vista Todo», ves los hilos en una sola lista junto a las tareas, y lees la conversación en la columna de la derecha. Nadie tomará las decisiones por ti ni responderá al cliente. Pero sí puedes llegar más rápido a los mensajes de los que depende una respuesta.
¿Qué hace el modo de organización del hilo?
Debajo del campo de respuesta hay un botón «Organizar» con cuatro opciones. Contenido original muestra los mensajes sin cambios. Mejorar los acorta y los redacta en primera persona, sin pies de página, firmas ni cláusulas de confidencialidad. Resumir deja 1-2 frases de cada mensaje. Experto redacta con un tono profesional y añade debajo del mensaje una línea «Nota del experto:» con un consejo, un riesgo o una pregunta que convendría plantear.
La IA organiza los 8 mensajes más recientes. Encima está el botón «Organizar mensajes anteriores (N)», que permite cargar más mensajes, en bloques de 8. Puedes cambiar entre los modos ya calculados sin esperar. Si actualizas la página, la IA vuelve a calcular el resultado: la versión organizada no se guarda en la base de datos. Los mensajes originales permanecen intactos.
Task Manager contrae el historial citado de los mensajes. Puedes desplegarlo con el botón «Mostrar mensajes anteriores». Los enlaces de la versión organizada siguen siendo clicables y tienen etiquetas más cortas. En lugar de una dirección larga, ves figma.com/proto/….
Qué cambia en tu día
No tienes que desplazarte por tres semanas de mensajes para averiguar qué se prometió al cliente. Cuando vuelves a tus propios mensajes después de las vacaciones, es más fácil encontrar el punto desde el que empezar a responder. No hace falta pedirle a un compañero que te recuerde la fecha límite mencionada en la conversación.
No tienes que prestar la misma atención a cada frase de un correo largo. Si el cliente escribe cinco párrafos y solo una frase se refiere a una decisión, puedes centrarte en esa frase. Las firmas y las cláusulas ya no ocultan lo que estás buscando.
Cuando vuelves a un asunto después de una pausa larga, puedes leer primero una versión más breve de la conversación. En lugar de reconstruirla de memoria, compruebas qué acuerdos faltan antes de responder.
Una reclamación que lleva tres semanas dando vueltas
El cliente comunicó un defecto a mediados de mes. Le respondió el equipo de atención al cliente, después una persona del equipo técnico y luego un comercial. Alguien más intervino en copia. El jueves, el cliente escribe: «Pero si habíamos acordado otra cosa». Hay que responder hoy y el hilo tiene más de treinta mensajes.
Abres el hilo y seleccionas Resumir. En los 8 mensajes más recientes ves una propuesta de reparación posterior. Seleccionas «Organizar mensajes anteriores (N)» y cargas más mensajes, de 8 en 8, hasta llegar a la promesa de sustitución de hace dos semanas y a la reclamación inicial. Después seleccionas Experto y esperas a que la IA organice esos mensajes con el nuevo estilo. Debajo del mensaje sobre la sustitución, lees una nota sobre qué convendría preguntar antes de responder.
Aún no sabes quién aprobó el coste. Haces clic en «Asistente de IA», en el pie del campo de respuesta. El editor pasa al modo de pregunta, el campo cambia de color y, donde aparecen los destinatarios, se indica que la pregunta no se enviará. Preguntas: «¿Qué precio se aprobó y quién lo aprobó?». El asistente responde basándose en los mensajes del hilo y en los archivos del módulo Archivos, si los adjuntas. Si no encuentra la respuesta, te lo dice claramente. La respuesta aparece debajo del último mensaje con la etiqueta SOLO PARA TI y vuelve a mostrarse cada vez que abres el hilo. Nadie más podrá verla.
Preguntas frecuentes
¿Correo está incluido en la variante Standard?
No, es un módulo de la variante Pro.
¿Los mensajes originales permanecen intactos?
Sí. La versión organizada por la IA es una vista previa que dura mientras está abierta la sesión y no se guarda en la base de datos. Puedes ver los originales seleccionando «Contenido original» en el menú del botón «Organizar». Debajo de cada mensaje procesado aparece la nota «La IA puede cometer errores».
¿La organización se aplica a todo el hilo a la vez?
No. La IA procesa los 8 mensajes más recientes. Puedes cargar los anteriores con el botón «Organizar mensajes anteriores (N)», de 8 en 8 con cada clic. No hace falta procesar todo el historial si buscas acuerdos de la última semana.
¿Alguien más verá mis preguntas al Asistente de IA en el hilo?
No. Solo el propietario del buzón puede ver las respuestas. El administrador tampoco podrá verlas, igual que tampoco puede ver tu correo. En Task Manager, cada buzón pertenece a una sola persona, por lo que cada usuario tiene que conectar por separado la dirección compartida de la empresa.
¿Qué necesito para que estas funciones estén disponibles?
Necesitas tener la IA configurada en Ajustes → IA, una cuenta de correo conectada y acceso a Correo, que el administrador puede revocar desde el panel de usuarios. Correo es compatible con cualquier servidor IMAP/SMTP, incluidos los proveedores de alojamiento polacos, Gmail y Outlook. En Gmail y Outlook, debes utilizar una contraseña de aplicación en lugar de la contraseña habitual de la cuenta.