Vad är problemet med långa trådar?
Tänk dig en tråd med en kund: fyrtio meddelanden, fyra personer på din sida och två på kundens. Varje svar innehåller den tidigare korrespondensen. Du bläddrar förbi tre skärmar med citerad text för att hitta de två meningarna som lagts till högst upp. Någonstans mitt i tråden finns ett godkännande av priset. Du minns inte vem som gav det eller när.
E-posten växer linjärt, men besluten fattas punktvis. Task Manager i Pro har e-posten inbyggd - du ansluter en IMAP/SMTP-inkorg, och när du aktiverar alternativet ”Visa varje tråd i vyn Allt” ser du trådarna i samma lista som uppgifterna, och läser konversationen i den högra kolumnen. Ingen fattar beslut åt dig eller svarar kunden. Du kan däremot snabbare komma fram till de meddelanden som svaret beror på.
Vad gör läget för att strukturera en tråd?
Under svarsfältet finns knappen ”Strukturera” med fyra alternativ. Ursprungligt innehåll visar meddelandena oförändrade. Förfina kortar ner dem och skriver om dem i första person, utan sidfötter, signaturer och sekretessklausuler. Sammanfatta behåller 1-2 meningar från varje meddelande. Expert skriver på ett fackmässigt sätt och lägger till en rad under meddelandet med texten ”Expertens kommentar:” och ett råd, en risk eller en fråga som kan vara värd att följa upp.
AI strukturerar de 8 senaste meddelandena. Ovanför dem finns knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)”, som hämtar fler omgångar om 8. Du kan växla mellan lägen som redan har beräknats utan att vänta. När du uppdaterar sidan beräknar AI resultatet på nytt - den strukturerade versionen sparas inte i databasen. Originalmeddelandena förblir oförändrade.
Task Manager döljer citerad meddelandehistorik. Du kan visa den med knappen ”Visa tidigare korrespondens”. Länkar i den strukturerade versionen förblir klickbara och får kortare etiketter. I stället för en lång webbadress ser du figma.com/proto/….
Vad förändras i din arbetsdag?
Du behöver inte bläddra igenom tre veckors korrespondens för att ta reda på vad kunden blev lovad. När du återvänder till din egen korrespondens efter semestern blir det enklare att hitta utgångspunkten för ditt svar. Du behöver inte be en kollega påminna dig om en tidsfrist som nämndes i korrespondensen.
Du behöver inte ägna varje mening i ett långt mejl lika mycket uppmärksamhet. Om kunden skriver fem stycken och bara en mening handlar om beslutet kan du fokusera på just den. Signaturer och klausuler skymmer inte innehållet du letar efter.
När du återvänder till ditt ärende efter ett längre uppehåll kan du börja med att läsa en kortare version av korrespondensen. I stället för att försöka minnas hur den utvecklades kan du kontrollera vilka överenskommelser som saknas innan du svarar.
Ett klagomål som har pågått i tre veckor
Kunden anmälde ett fel i mitten av månaden. Först svarade kundtjänst, sedan en tekniker och en säljare. Ytterligare någon svarade med kopia till andra. På torsdagen skriver kunden: ”vi kom ju överens om något annat”. Du måste svara i dag och tråden innehåller drygt trettio meddelanden.
Öppna tråden och välj Sammanfatta. I de 8 senaste meddelandena ser du ett senare förslag på en reparation. Välj ”Strukturera äldre meddelanden (N)” och hämta fler omgångar om 8 tills du hittar löftet om ett byte från två veckor tidigare och den ursprungliga felanmälan. Välj sedan Expert och vänta medan AI strukturerar meddelandena i en ny stil. Under meddelandet om bytet läser du en kommentar om vad som kan vara värt att fråga om innan du svarar.
Du vet fortfarande inte vem som godkände kostnaden. Klicka på ”AI-assistent” längst ner i svarsfältet. Redigeraren växlar till frågeläge, fältet byter färg och där mottagarna brukar stå visas information om att frågan inte skickas till dem. Fråga: ”vilket pris godkändes och vem godkände det?”. Assistenten svarar utifrån korrespondensen i tråden och filer från modulen Filer, om du bifogar dem. Om svaret inte finns där säger den det tydligt. Svaret visas under det senaste meddelandet med etiketten ENDAST FÖR DIG och finns kvar varje gång du öppnar tråden. Ingen annan kan se det.
Vanliga frågor
Ingår E-post i varianten Standard?
Nej, det är en modul i varianten Pro.
Förblir originalmeddelandena oförändrade?
Ja. AI-versionen är en förhandsvisning som bara finns under sessionen och sparas inte i databasen. Du kan se originalen genom att välja ”Ursprungligt innehåll” i menyn vid knappen ”Strukturera”. Under varje bearbetat meddelande visas texten ”AI kan göra misstag”.
Fungerar struktureringen på hela tråden på en gång?
Nej. AI tar de 8 senaste meddelandena. Du kan hämta äldre meddelanden med knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” - 8 åt gången. Du behöver inte bearbeta hela historiken om du letar efter överenskommelser från den senaste veckan.
Kan någon annan se mina frågor till AI-assistenten i tråden?
Nej. Det är bara inkorgens ägare som kan se svaren. Inte ens administratören kan se dem, precis som med din e-post. Inkorgen i Task Manager tillhör en person, så varje person ansluter företagets gemensamma adress separat.
Vad behövs för att de här funktionerna ska fungera?
Du behöver ha konfigurerat AI under Inställningar → AI, anslutit en e-postinkorg och ha åtkomst till E-post. Administratören kan ta bort åtkomsten i användarpanelen. E-post stöder valfri IMAP/SMTP-server, inklusive polska webbhotell, Gmail och Outlook. I Gmail och Outlook måste du använda ett applösenord i stället för ditt vanliga kontolösenord.