V čem spočívá problém roztříštěných kroků projektu?
Projekt, například nová firemní webová stránka, představuje desítky drobných kroků. Část dohod zůstává v konverzaci, část v tabulce a část jen v něčí hlavě. Když se šéf nebo klient zeptá, kolik toho zbývá, musí někdo projít vlákno, obvolat tým a spočítat vše znovu.
V Task Manageru ve variantě Pro má každý úkol i každý chat svůj vlastní Seznam úkolů. Seznam je hned vedle konverzace o projektu, takže kroky a dohody jsou na jednom místě.
Jak vypadá Seznam úkolů projektu?
Ikona seznamu v liště úkolu, před ikonou sponky, skryje konverzaci a zobrazí seznam. Malé číslo na ikoně ukazuje, kolik položek zbývá udělat. Etapy projektu zapisujete jako nadpisy a pod nimi jednotlivé položky. U položky můžete přidat popis, barvu a osobu přiřazenou k úkolu, která se jím zabývá. Přiřazení neodesílá žádná oznámení.
Odškrtnutá položka je přeškrtnuta a ukazatel postupu nahoře zobrazí například „3 ze 7 splněno“. U každého nadpisu vidíte, kolik položek dané etapy je hotových. Přepínač Seznam / Tabule promění nadpisy ve sloupce. Karty mezi etapami přesouváte myší, na telefonu podržením a přetažením prstem.
Co získáte?
Na otázku o etapě projektu odpovíte jediným pohledem. Ukazatel postupu a počítadla u nadpisů to ukazují bez počítání.
Každý ví, čím se zabývá, protože u položky je vidět osoba. Nemusíte se ptát v chatu, kdo měl připravit fotky.
Celý tým pracuje na stejném seznamu. Změny ostatních se v otevřeném seznamu objeví po několika sekundách. Sledující úkolu vidí postup, ale nic neupravuje.
AI asistent čte Seznam úkolů toho úkolu, na který se ptáte. Zeptáte se ho například, co zbývá udělat v projektu, a odpoví seznamem otevřených položek s přiřazenými osobami. Seznam neupravuje.
Příklad použití: agentura a nová stránka klienta
Agentura má v Task Manageru úkol „Projekt webu“. Ola v něm založí Seznam úkolů s nadpisy „Obsah“ a „Technika“. U sběru textů přiřadí Magdu, u kontaktního formuláře sebe. Položka o fotkách dostane barvu a popis „Fotoshoot v kanceláři, světlé pozadí“.
Klient v průběhu prací požádá o přesměrování ze staré stránky. Ola přidá položku v sekci „Technika“ a přiřadí Magdu. Na tabuli přesune kontrolu textů do technické etapy, protože texty už jsou na stránce. V pátek se klient zeptá na postup - Ola otevře úkol a z ukazatele vyčte, kolik položek je hotových.
Nejčastější dotazy
Je Seznam úkolů ve variantě Standard?
Ne, to je funkce varianty Pro.
Mohu mít samostatný seznam v každém úkolu?
Ano. Každý úkol a každý chat má vlastní Seznam úkolů.
Dostane označená osoba oznámení?
Ne. Určení ukazuje, kdo se danou položkou zabývá. Určit můžete jen osoby přiřazené k úkolu nebo chatu.
Může klient s přístupem pozorovatele odškrtávat položky?
Ne. Pozorovatel úkolu má jen náhled seznamu.