Worin besteht das Problem verstreuter Projektschritte?
Ein Projekt, zum Beispiel eine neue Firmenwebsite, besteht aus Dutzenden kleinen Schritten. Ein Teil der Absprachen bleibt im Gespräch, ein Teil in einer Tabelle, ein Teil im Kopf von jemandem. Wenn der Chef oder der Kunde fragt, was noch zu tun ist, muss jemand den Thread durchsehen, das Team anrufen und alles neu zusammenzählen.
In Task Manager hat im Pro-Paket jede Aufgabe und jeder Chat eine eigene To-do-Liste. Die Liste liegt direkt neben dem Gespräch über das Projekt, sodass Schritte und Absprachen an einem Ort sind.
Wie sieht die To-do-Liste eines Projekts aus?
Das Listensymbol in der Aufgabenleiste, vor der Büroklammer, blendet das Gespräch aus und zeigt die Liste. Eine kleine Zahl am Symbol zeigt, wie viele Punkte noch offen sind. Die Projektphasen tragen Sie als Überschriften ein, darunter die einzelnen Punkte. Zu jedem Punkt können Sie eine Beschreibung, eine Farbe und eine Person hinzufügen, die sich darum kümmert. Die Zuweisung löst keine Benachrichtigung aus.
Ein erledigter Punkt wird durchgestrichen, und die Fortschrittsleiste oben zeigt zum Beispiel „3 von 7 erledigt“. Bei jeder Überschrift sehen Sie, wie viele Punkte dieser Phase bereits fertig sind. Der Schalter Liste / Board verwandelt die Überschriften in Spalten. Karten verschieben Sie mit der Maus zwischen den Phasen, auf dem Smartphone durch Antippen und Halten.
Was gewinnen Sie?
Auf die Frage nach der Projektphase antworten Sie mit einem Blick. Die Fortschrittsleiste und die Zähler an den Überschriften zeigen es, ohne dass Sie nachzählen müssen.
Jeder weiß, woran er arbeitet, denn bei jedem Punkt steht die zuständige Person. Niemand muss im Chat fragen, wer die Fotos vorbereiten sollte.
Das ganze Team arbeitet an derselben Liste. Änderungen anderer erscheinen auf der geöffneten Liste nach wenigen Sekunden. Ein Beobachter der Aufgabe sieht den Fortschritt, ändert aber nichts.
Der KI-Assistent liest die To-do-Liste der Aufgabe, nach der Sie fragen. Fragen Sie ihn zum Beispiel, was im Projekt noch zu tun ist, und er antwortet mit einer Liste offener Punkte samt zugewiesenen Personen. Die Liste ändert er dabei nicht.
Anwendungsfall: Agentur und die neue Website eines Kunden
Eine Agentur hat in Task Manager die Aufgabe „Projekt Website“. Ola legt darin eine To-do-Liste mit den Überschriften „Inhalte“ und „Technik“ an. Beim Sammeln der Texte weist sie Magda zu, beim Kontaktformular sich selbst. Der Punkt zu den Fotos erhält eine Farbe und die Beschreibung „Fotoshooting im Büro, heller Hintergrund“.
Der Kunde bittet während der Arbeiten um Weiterleitungen von der alten Website. Ola fügt im Abschnitt „Technik“ einen Punkt hinzu und weist ihn Magda zu. Auf dem Board verschiebt sie die Textprüfung in die technische Phase, da die Texte bereits auf der Website stehen. Am Freitag fragt der Kunde nach dem Fortschritt - Ola öffnet die Aufgabe und liest von der Leiste ab, wie viele Punkte bereits erledigt sind.
Häufig gestellte Fragen
Ist die To-do-Liste in der Standard-Variante enthalten?
Nein, das ist eine Funktion der Pro-Variante.
Kann ich in jeder Aufgabe eine eigene Liste haben?
Ja. Jede Aufgabe und jeder Chat hat eine eigene To-do-Liste.
Erhält die zugewiesene Person eine Benachrichtigung?
Nein. Das Zuweisen zeigt, wer sich mit der Position befasst. Sie können nur Personen zuweisen, die der Aufgabe oder dem Chat zugeordnet sind.
Kann ein Kunde mit Beobachter-Zugriff Positionen abhaken?
Nein. Ein Beobachter der Aufgabe hat nur Einsicht in die Liste.