Mistä hajanaisten projektivaiheiden ongelma johtuu?
Projekti, esimerkiksi uusi yrityksen verkkosivu, koostuu kymmenistä pienistä vaiheista. Osa sovituista asioista jää keskusteluun, osa taulukkoon ja osa jonkun muistiin. Kun pomo tai asiakas kysyy, kuinka paljon on vielä jäljellä, jonkun täytyy käydä läpi viestiketju, soitella tiimille ja laskea kaikki uudestaan.
Task Managerin Pro-versiossa jokaisella tehtävällä ja keskustelulla on oma tehtävälista. Lista on projektikeskustelun vieressä, joten vaiheet ja sovitut asiat löytyvät samasta paikasta.
Miltä projektin tehtävälista näyttää?
Listan kuvake tehtävän yläpalkissa, ennen paperiliitintä, piilottaa keskustelun ja näyttää listan. Pieni luku kuvakkeessa kertoo, kuinka monta kohtaa on vielä tekemättä. Projektin vaiheet kirjataan otsikoiksi, ja niiden alle tulevat yksittäiset kohdat. Kohtaan voit lisätä kuvauksen, värin ja siitä vastaavan henkilön. Nimeäminen ei lähetä ilmoituksia.
Merkitty kohta yliviivautuu, ja yläreunan edistymispalkki näyttää esimerkiksi ”3/7 tehty”. Jokaisen otsikon kohdalla näkyy, kuinka moni kyseisen vaiheen kohdista on valmis. Lista / Taulu -kytkin muuttaa otsikot sarakkeiksi. Kortteja siirretään vaiheesta toiseen hiirellä, ja puhelimella pitämällä sormea kortin päällä ja vetämällä.
Mitä hyödyt?
Kysymykseen projektin vaiheesta vastaat yhdellä silmäyksellä. Edistymispalkki ja otsikoiden laskurit näyttävät sen ilman laskemista.
Jokainen tietää, mistä vastaa, koska kohdan yhteydessä näkyy vastuuhenkilö. Ei tarvitse kysyä keskustelussa, kenen piti hoitaa kuvat.
Koko tiimi työskentelee samalla listalla. Muiden tekemät muutokset näkyvät avoimella listalla muutaman sekunnin kuluttua. Tehtävän seuraaja näkee edistymisen, mutta ei voi muuttaa mitään.
AI-avustaja lukee sen tehtävän tehtävälistan, josta kysyt. Voit esimerkiksi kysyä, mitä projektissa on vielä tekemättä, ja se vastaa avointen kohtien listalla vastuuhenkilöineen. Listaa se ei muuta.
Käyttötapaus: mainostoimisto ja asiakkaan uusi verkkosivu
Mainostoimistolla on Task Managerissa tehtävä ”Verkkosivuprojekti”. Ola luo siihen tehtävälistan otsikoilla ”Sisällöt” ja ”Tekniikka”. Tekstien keräämiseen hän osoittaa Magdan, yhteydenottolomakkeeseen itsensä. Valokuvia koskeva kohta saa värin ja kuvauksen ”Kuvaussessio toimistolla, vaalea tausta”.
Asiakas pyytää työn aikana uudelleenohjauksia vanhalta sivulta. Ola lisää kohdan osioon ”Tekniikka” ja osoittaa sen Magdalle. Taulussa hän siirtää tekstien tarkistuksen tekniseen vaiheeseen, koska tekstit ovat jo sivulla. Perjantaina asiakas kysyy edistymisestä - Ola avaa tehtävän ja lukee palkista, kuinka monta kohtaa on valmiina.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Tehtävälista Standard-versiossa?
Ei, tämä on Pro-suunnitelman ominaisuus.
Voinko pitää erillistä listaa jokaisessa tehtävässä?
Kyllä. Jokaisella tehtävällä ja keskustelulla on oma Tehtävälista.
Saako osoitettu henkilö ilmoituksen?
Ei. Merkitseminen näyttää, kuka hoitaa kyseistä kohtaa. Voit merkitä vain tehtävään tai keskusteluun liitettyjä henkilöitä.
Voiko tarkkailijan oikeuksilla oleva asiakas raksita kohtia?
Ei. Tehtävän tarkkailijalla on vain listan katseluoikeus.