¿Cuál es el problema de los pasos del proyecto dispersos?
Un proyecto, por ejemplo una nueva página web de empresa, son decenas de pequeños pasos. Parte de los acuerdos queda en una conversación, parte en una hoja de cálculo y parte en la cabeza de alguien. Cuando el jefe o el cliente pregunta cuánto falta para terminar, alguien tiene que revisar el hilo, llamar al equipo y recalcularlo todo desde cero.
En Task Manager, en el plan Pro, cada tarea y cada chat tiene su propia Lista de tareas. La lista está junto a la conversación del proyecto, así que los pasos y los acuerdos están en un solo lugar.
¿Cómo es la Lista de tareas de un proyecto?
El icono de la lista en la barra de la tarea, antes del clip, oculta la conversación y muestra la lista. Un pequeño número en el icono indica cuántas tareas quedan por hacer. Las etapas del proyecto se anotan como encabezados, y debajo van las tareas. En cada tarea puedes añadir una descripción, un color y la persona asignada que se encarga de ella. Asignar a alguien no envía notificaciones.
Una tarea marcada queda tachada, y la barra de progreso de arriba muestra, por ejemplo, «3 de 7 completadas». Junto a cada encabezado se ve cuántas tareas de esa etapa están listas. El interruptor Lista / Tablero convierte los encabezados en columnas. Las tarjetas se mueven entre etapas con el ratón, y en el móvil manteniendo pulsado y arrastrando con el dedo.
¿Qué ganas?
Respondes a la pregunta sobre la etapa del proyecto con un solo vistazo. La barra de progreso y los contadores junto a los encabezados lo muestran sin necesidad de contar.
Todos saben de qué se encargan, porque junto a cada tarea se ve la persona asignada. No hace falta preguntar en el chat quién tenía que preparar las fotos.
Todo el equipo trabaja sobre la misma lista. Los cambios de otras personas aparecen en la lista abierta a los pocos segundos. Un observador de la tarea ve el progreso, pero no cambia nada.
El Asistente de IA lee la Lista de tareas de la tarea sobre la que preguntas. Por ejemplo, le puedes preguntar qué queda por hacer en el proyecto, y te responderá con la lista de tareas pendientes y las personas asignadas. No modifica la lista.
Caso de uso: agencia y la nueva página web de un cliente
Una agencia tiene en Task Manager la tarea «Proyecto de la página web». Ola crea en ella una Lista de tareas con los encabezados «Contenidos» y «Técnica». Al reunir los textos, asigna a Magda; en el formulario de contacto, se asigna a sí misma. La tarea de las fotos recibe un color y la descripción «Sesión en la oficina, fondo claro».
El cliente, durante el trabajo, pide redirecciones desde la página antigua. Ola añade una tarea en la sección «Técnica» y asigna a Magda. En el tablero, mueve la revisión de los textos a la etapa técnica, porque los textos ya están en la página. El viernes el cliente pregunta por el progreso: Ola abre la tarea y lee en la barra cuántas tareas están listas.
Preguntas frecuentes
¿La Lista de tareas está disponible en la variante Standard?
No, es una función de la variante Pro.
¿Puedo tener una lista independiente en cada tarea?
Sí. Cada tarea y cada chat tiene su propia Lista de tareas.
¿La persona asignada recibe una notificación?
No. La indicación muestra quién se ocupa del elemento. Solo puedes indicar a las personas asignadas a la tarea o al chat.
¿Puede un cliente con acceso de observador marcar puntos como hechos?
No. El observador de una tarea solo tiene vista previa de la lista.