Em que consiste o problema dos passos dispersos de um projeto?
Um projeto, por exemplo um novo site da empresa, são dezenas de pequenos passos. Parte dos combinados fica numa conversa, parte numa folha de cálculo e parte na cabeça de alguém. Quando o chefe ou o cliente pergunta quanto falta, alguém tem de rever o fio da conversa, telefonar à equipa e voltar a contar tudo do zero.
No Task Manager, na variante Pro, cada tarefa e cada chat tem a sua própria Lista de tarefas. A lista fica junto à conversa sobre o projeto, por isso os passos e os combinados estão num só lugar.
Como é a Lista de tarefas de um projeto?
O ícone da lista na barra da tarefa, antes do clipe, esconde a conversa e mostra a lista. Um pequeno número no ícone indica quantos itens faltam fazer. As etapas do projeto são registadas como cabeçalhos, com itens por baixo. A cada item pode adicionar uma descrição, uma cor e a pessoa responsável pela tarefa. A atribuição não envia notificações.
Um item marcado fica riscado, e a barra de progresso no topo mostra, por exemplo, «3 de 7 concluídos». Em cada cabeçalho vê-se quantos itens dessa etapa já estão prontos. O interruptor Lista / Quadro transforma os cabeçalhos em colunas. Os cartões movem-se entre etapas com o rato, e no telemóvel mantendo premido e arrastando com o dedo.
O que ganha?
À pergunta sobre a etapa do projeto responde com um único olhar. A barra de progresso e os contadores junto aos cabeçalhos mostram-no sem precisar de contar.
Todos sabem do que se ocupam, porque ao lado de cada item vê-se a pessoa responsável. Não é preciso perguntar no chat quem tinha de preparar as fotografias.
Toda a equipa trabalha na mesma lista. As alterações de outras pessoas aparecem na lista aberta ao fim de alguns segundos. Quem observa a tarefa vê o progresso, mas não altera nada.
O Assistente de IA lê a Lista de tarefas da tarefa sobre a qual pergunta. Pode perguntar-lhe, por exemplo, o que falta fazer no projeto, e ele responde com a lista de itens em aberto, com as respetivas pessoas indicadas. A lista não é alterada.
Caso de uso: agência e o novo site de um cliente
A agência tem no Task Manager a tarefa «Projeto do site». A Ola cria nela uma Lista de tarefas com os cabeçalhos «Conteúdos» e «Técnica». Na recolha de textos indica a Magda, no formulário de contacto indica-se a si própria. O item sobre as fotografias recebe uma cor e a descrição «Sessão no escritório, fundo claro».
Durante os trabalhos, o cliente pede redirecionamentos do site antigo. A Ola acrescenta um item na secção «Técnica» e indica a Magda. No quadro, move a verificação dos textos para a etapa técnica, porque os textos já estão no site. Na sexta-feira o cliente pergunta pelo progresso - a Ola abre a tarefa e lê na barra quantos itens já estão concluídos.
Perguntas mais frequentes
A Lista de tarefas está disponível na variante Standard?
Não, é uma funcionalidade do plano Pro.
Posso ter uma lista separada em cada tarefa?
Sim. Cada tarefa e cada conversa tem a sua própria Lista de tarefas.
A pessoa indicada recebe uma notificação?
Não. A indicação mostra quem se ocupa do item. Só pode indicar pessoas atribuídas à tarefa ou à conversa.
Um cliente com acesso de observador pode assinalar itens?
Não. O observador da tarefa tem apenas acesso de visualização da lista.