En quoi consiste le problème des étapes de projet éparpillées ?
Un projet, par exemple un nouveau site web d'entreprise, c'est des dizaines de petites étapes. Certaines décisions restent dans une conversation, d'autres dans un tableur, d'autres encore dans la tête de quelqu'un. Quand le patron ou le client demande combien il reste à faire, quelqu'un doit relire le fil de discussion, appeler toute l'équipe et tout recompter depuis le début.
Dans Task Manager, en version Pro, chaque tâche et chaque discussion possède sa propre Liste de tâches. La liste se trouve juste à côté de la conversation sur le projet, de sorte que les étapes et les décisions restent au même endroit.
À quoi ressemble la Liste de tâches d'un projet ?
L'icône de liste dans la barre de la tâche, avant le trombone, masque la conversation et affiche la liste. Un petit nombre sur l'icône indique combien d'éléments restent à faire. Vous enregistrez les étapes du projet comme des en-têtes, et en dessous les éléments. Pour chaque élément, vous pouvez ajouter une description, une couleur et la personne responsable chargée de s'en occuper. L'attribution n'envoie aucune notification.
Un élément coché est barré, et la barre de progression en haut affiche par exemple « 3 sur 7 réalisés ». À côté de chaque en-tête, vous voyez combien d'éléments de cette étape sont terminés. Le bouton Liste / Tableau transforme les en-têtes en colonnes. Vous déplacez les cartes entre les étapes avec la souris, et sur téléphone en maintenant le doigt et en glissant.
Qu'y gagnez-vous ?
À la question sur l'avancement du projet, vous répondez d'un seul coup d'œil. La barre de progression et les compteurs à côté des en-têtes montrent tout sans avoir à compter.
Chacun sait ce dont il s'occupe, car la personne responsable est indiquée à côté de chaque élément. Pas besoin de demander sur la discussion qui devait préparer les photos.
Toute l'équipe travaille sur la même liste. Les modifications des autres personnes apparaissent sur la liste ouverte après quelques secondes. L'observateur de la tâche voit la progression, mais ne modifie rien.
L'Assistant IA lit la Liste de tâches de la tâche sur laquelle vous l'interrogez. Vous pouvez lui demander par exemple ce qu'il reste à faire dans le projet, et il répondra par la liste des éléments ouverts avec les personnes indiquées. Il ne modifie pas la liste.
Cas d'usage : agence et nouveau site client
Une agence a dans Task Manager une tâche « Projet site web ». Ola y crée une Liste de tâches avec les en-têtes « Contenus » et « Technique ». Pour la collecte des textes, elle désigne Magda, pour le formulaire de contact, elle se désigne elle-même. L'élément concernant les photos reçoit une couleur et une description « Séance au bureau, fond clair ».
En cours de travaux, le client demande des redirections depuis l'ancien site. Ola ajoute un élément dans la section « Technique » et désigne Magda. Sur le tableau, elle déplace la vérification des textes vers l'étape technique, car les textes sont déjà sur le site. Le vendredi, le client demande où en est le projet - Ola ouvre la tâche et lit sur la barre combien d'éléments sont terminés.
Questions fréquentes
La Liste de tâches est-elle disponible dans la version Standard ?
Non, c’est une fonctionnalité de l’offre Pro.
Puis-je avoir une liste distincte dans chaque tâche ?
Oui. Chaque tâche et chaque discussion possède sa propre Liste de tâches.
La personne désignée reçoit-elle une notification ?
Non. Le fait d'indiquer une personne montre qui s'occupe de l'élément. Vous ne pouvez indiquer que des personnes assignées à la tâche ou à la discussion.
Un client avec un accès observateur peut-il cocher des éléments ?
Non. L’Observateur de la tâche n’a qu’un accès en lecture à la liste.