In cosa consiste il problema dei passaggi di progetto sparsi?
Un progetto, ad esempio il nuovo sito dell'azienda, è fatto di decine di piccoli passi. Alcuni accordi restano in una conversazione, altri in un foglio di calcolo, altri ancora nella testa di qualcuno. Quando il capo o il cliente chiede quanto manca alla fine, qualcuno deve rileggere la discussione, chiamare il team e ricontare tutto da capo.
In Task Manager, nel piano Pro, ogni attività e ogni chat ha la propria Lista to-do. La lista si trova accanto alla conversazione sul progetto, quindi i passi e gli accordi stanno in un unico posto.
Com'è fatta la Lista to-do di un progetto?
L'icona della lista nella barra dell'attività, prima della graffetta, nasconde la conversazione e mostra la lista. Un piccolo numero sull'icona indica quante voci restano da fare. Le fasi del progetto le scrivi come intestazioni, e sotto di esse le voci. Per ogni voce puoi aggiungere una descrizione, un colore e la persona incaricata che se ne occupa. L'assegnazione non invia notifiche.
La voce spuntata viene barrata, e la barra di avanzamento in alto mostra ad esempio "3 di 7 completate". Accanto a ogni intestazione si vede quante voci di quella fase sono pronte. L'interruttore Lista / Bacheca trasforma le intestazioni in colonne. Le schede si spostano tra le fasi con il mouse, e sul telefono tenendo premuto e trascinando con il dito.
Cosa ci guadagni?
Alla domanda sulla fase del progetto rispondi con un solo sguardo. La barra di avanzamento e i contatori accanto alle intestazioni lo mostrano senza bisogno di contare.
Ognuno sa di cosa si occupa, perché accanto a ogni voce si vede la persona. Non serve chiedere in chat chi doveva preparare le foto.
Tutto il team lavora sulla stessa lista. Le modifiche delle altre persone compaiono nella lista aperta dopo pochi secondi. Chi osserva l'attività vede l'avanzamento, ma non modifica nulla.
L'Assistente AI legge la Lista to-do dell'attività a cui ti riferisci. Puoi chiedergli ad esempio cosa resta da fare nel progetto, e risponderà con l'elenco delle voci aperte e le persone assegnate. La lista non la modifica.
Caso d'uso: agenzia e il nuovo sito del cliente
Un'agenzia ha in Task Manager l'attività "Progetto sito". Ola crea al suo interno una Lista to-do con le intestazioni "Contenuti" e "Tecnica". Per la raccolta dei testi assegna Magda, per il modulo di contatto se stessa. La voce relativa alle foto riceve un colore e la descrizione "Sessione in ufficio, sfondo chiaro".
Durante i lavori il cliente chiede i reindirizzamenti dal vecchio sito. Ola aggiunge una voce nella sezione "Tecnica" e assegna Magda. Sulla bacheca sposta il controllo dei testi alla fase tecnica, perché i testi sono già sul sito. Venerdì il cliente chiede a che punto siamo - Ola apre l'attività e legge dalla barra quante voci sono pronte.
Domande frequenti
La Lista to-do è disponibile nella versione Standard?
No, è una funzione della versione Pro.
Posso avere una lista separata in ogni attività?
Sì. Ogni attività e ogni chat ha una propria Lista to-do.
La persona indicata riceve una notifica?
No. L'indicazione mostra chi si occupa della voce. Puoi indicare solo le persone assegnate all'attività o alla chat.
Un cliente con accesso da osservatore può spuntare le voci?
No. L'osservatore dell'attività ha solo la visualizzazione della lista.