Vad är problemet med utspridda projektsteg?
Ett projekt, till exempel en ny företagswebbplats, består av flera tiotals små steg. En del beslut stannar i en konversation, en del i ett kalkylblad och en del i någons huvud. När chefen eller kunden frågar hur mycket som återstår måste någon gå igenom tråden, ringa runt till teamet och räkna om allt från början.
I Task Manager, i Pro-planen, har varje uppgift och varje chatt en egen Att göra-lista. Listan ligger bredvid projektkonversationen, så stegen och besluten finns på samma ställe.
Hur ser en Att göra-lista för ett projekt ut?
Listikonen i uppgiftsraden, före gemet, döljer konversationen och visar listan. Den lilla siffran på ikonen visar hur många punkter som återstår att göra. Projektets etapper skriver du som rubriker, och under dem lägger du punkterna. Till varje punkt kan du lägga en beskrivning, en färg och en person som ansvarar för uppgiften. En tilldelning skickar inga aviseringar.
En avbockad punkt stryks över, och förloppsindikatorn högst upp visar till exempel ”3 av 7 utförda”. Vid varje rubrik ser du hur många punkter i den etappen som är klara. Omkopplaren Lista / Tavla gör om rubrikerna till kolumner. Korten flyttar du mellan etapperna med musen, och på mobilen genom att hålla ned och dra med fingret.
Vad vinner du?
Frågan om projektets etapp besvarar du med en enda blick. Förloppsindikatorn och räknarna vid rubrikerna visar det utan att du behöver räkna.
Alla vet vad de ansvarar för, eftersom personen syns vid varje punkt. Ingen behöver fråga i chatten vem som skulle ta fram bilderna.
Hela teamet arbetar på samma lista. Andras ändringar visas på den öppna listan inom några sekunder. Den som bevakar en uppgift ser förloppet men ändrar ingenting.
AI-assistenten läser Att göra-listan för den uppgift du frågar om. Du kan till exempel fråga vad som återstår i projektet, så svarar den med en lista över öppna punkter och vem som ansvarar för dem. Listan ändrar den inte.
Användningsfall: en byrå och kundens nya webbplats
Byrån har en uppgift i Task Manager som heter ”Webbplatsprojekt”. Ola skapar en Att göra-lista i den med rubrikerna ”Innehåll” och ”Teknik”. Vid insamling av texter anger hon Magda, och vid kontaktformuläret anger hon sig själv. Punkten om bilderna får en färg och beskrivningen ”Fotosession på kontoret, ljus bakgrund”.
Under arbetets gång ber kunden om omdirigeringar från den gamla webbplatsen. Ola lägger till en punkt i avsnittet ”Teknik” och anger Magda. På tavlan flyttar hon textgranskningen till den tekniska etappen, eftersom texterna redan finns på sidan. På fredagen frågar kunden om förloppet - Ola öppnar uppgiften och läser av stapeln hur många punkter som är klara.
Vanliga frågor
Finns Att göra-listan i varianten Standard?
Nej, det är en funktion i Pro-varianten.
Kan jag ha en separat lista för varje uppgift?
Ja. Varje uppgift och varje chatt har en egen Att göra-lista.
Får den tilldelade personen en avisering?
Nej. Angivelsen visar vem som ansvarar för posten. Du kan bara ange personer som är tilldelade uppgiften eller chatten.
Kan en kund med observatörsbehörighet bocka av punkter?
Nej. En observatör av uppgiften har bara läsbehörighet till listan.