Jak oddělení HR využívá Task Manager?
Ve většině firem se zpráva o nepřítomnosti dostane k ostatním příliš pozdě. Úkol už je přiřazený, termín stanovený a teprve potom přijde automatická odpověď: „jsem na dovolené do pátku“. V Task Manageru se informace o nepřítomnosti zobrazí, když se někdo pokusí přiřadit práci.
HR může dohlížet na to, aby byly stavy aktuální. Každý zaměstnanec si nastavuje svůj stav v nastavení, na kartě Profil, v části Stav dostupnosti. Na výběr má čtyři stavy: Dostupný, Dovolená, Nemoc, Nepřítomen. Správce může nastavit stav za jinou osobu v části „Stav účtu“ při úpravě uživatele. Vidí také seznam nepřítomných.
Při přidání nové osoby ji globální administrátor přiřadí do vybraných pracovních prostorů a nastaví její oprávnění. Nový uživatel dostane e-mail s pozvánkou a během aktivace účtu si nastaví heslo.
Jak fungují stavy nepřítomnosti a přístup k účtu?
Pokud je nastaven jiný stav než „Dostupný“, je datum „Od“ povinné. Bez něj program nepřítomnost neuloží. Datum „Do“ a zpráva jsou volitelné. Pokud zaměstnanec nezadá koncové datum, nepřítomnost trvá až do ruční změny stavu na „Dostupný“. Pokud ho zadá, nepřítomnost po tomto datu skončí: osoba je znovu považována za dostupnou a automatické odpovědi se přestanou odesílat. Lze také zadat budoucí nepřítomnost - začne platit od počátečního data.
Když se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě, AI asistent vás na to upozorní. Pokud napíšete do vlákna úkolu nebo chatu s osobou se stavem „Dovolená“ nebo „Nemoc“, přijde od ní automatická odpověď. Obsahuje zmínku o vás a zprávu nastavenou v profilu, případně výchozí text. Zobrazí se jednou denně v daném vlákně. Další zpráva ve stejný den ji nevyvolá, ale zpráva v jiném vlákně ano.
Vypnutí přepínače „Aktivní“ zablokuje přihlášení, zachová data a úkoly a uvolní licenční místo. Licence se počítá pouze za aktivní uživatele. Stav „Zablokovaný“ zruší relace a zapamatovaná zařízení. Osoba ztratí přístup při nejbližším kliknutí a při přihlášení se jí zobrazí zpráva, že účet zablokoval administrátor. Blokace licenční místo neuvolní. Administrátor nemůže zablokovat sebe ani jiného globálního administrátora - u těchto účtů se tato možnost nezobrazuje.
Co se změní v práci oddělení
Plánujete práci s vědomím, kdo je nepřítomný. O dovolené se nedozvíte až ve chvíli, kdy přidělený úkol zůstane bez odpovědi.
Nemusíte každému, kdo píše nepřítomnému zaměstnanci, zvlášť sdělovat, že je na dovolené nebo nemocný. Dostane odpověď v konverzaci a vy nemusíte přerušovat práci, abyste předávali stejnou informaci.
Nemusíte také připomínat změnu stavu po nepřítomnosti, jejíž konec zaměstnanec předem určil. Když někdo odejde, zachováte historii jeho úkolů a po deaktivaci účtu máte licenční místo volné pro další osobu.
Příklad z každodenní práce
Ve středu koordinátorka přiřadí Martě naléhavou objednávku. Marta má od úterý stav „Dovolená“ a v jejím profilu je uvedeno datum návratu. AI asistent upozorní na její nepřítomnost při přiřazování. Koordinátorka může ještě tentýž den zadat úkol někomu jinému.
O týden později někdo napíše do starého vlákna, jehož účastnicí je Marta. Dostane automatickou odpověď se zprávou, kterou si Marta nastavila v profilu. Ten den tam napíše ještě třikrát, ale další automatická odpověď už nepřijde. V tomto vlákně se znovu zobrazí až následující den.
O tři měsíce později odejde jiný zaměstnanec. Administrátor vypne přepínač „Aktivní“: historie úkolů zůstane a licenční místo se vrátí do fondu.
Nejčastější dotazy
Počítá Task Manager dny dovolené a vede personální evidenci?
Ne. Task Manager ukazuje, kdo je nepřítomný a v jakém období, ale nenahrazuje personální systém ani nepočítá nárok na dovolenou.
Kdo nastavuje nepřítomnost - zaměstnanec, nebo administrátor?
Každý zaměstnanec si nastavuje svůj stav v nastavení profilu, v sekci Stav dostupnosti. Administrátor může také nastavit stav za jinou osobu při úpravě jejího účtu.
Je po návratu z dovolené potřeba ručně změnit stav na „Dostupný“?
Ne, pokud bylo zadáno koncové datum. Nepřítomnost po tomto datu přestane platit. Bez data „Do“ trvá až do ruční změny stavu.
Jaký je rozdíl mezi deaktivací a zablokováním účtu?
Deaktivace znemožní přihlášení, zachová data a uvolní licenční místo. Při pokusu o přihlášení se osobě zobrazí běžná zpráva o nesprávném e-mailu nebo hesle. Blokace ukončí relace a odebere zapamatovaná zařízení. Osoba ztratí přístup při nejbližším kliknutí a při přihlášení uvidí zprávu o rozhodnutí administrátora. Blokace licenční místo neuvolní.
Upozorní AI asistent na nepřítomnost při přiřazování úkolu?
Ano. Když se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě, AI asistent vás na její nepřítomnost upozorní.