Hur använder HR-avdelningen Task Manager?
På de flesta företag kommer frånvaromeddelandet för sent. Uppgiften har redan tilldelats och deadline har bestämts, och först därefter kommer autosvaret: ”Jag är på semester till fredag.” I Task Manager visas information om frånvaro när någon försöker tilldela ett arbete.
HR kan se till att statusarna hålls uppdaterade. Varje medarbetare ställer in sin status i inställningarna, under fliken Profil och avsnittet Status för tillgänglighet. Det finns fyra alternativ: Tillgänglig, Semester, Sjuk och Frånvarande. Administratören kan ställa in status åt någon annan i avsnittet ”Kontostatus” när användaren redigeras. Administratören ser också en lista över frånvarande personer.
När en ny person läggs till tilldelar den globala administratören personen till valda arbetsytor och ställer in behörigheterna. Den nya användaren får en inbjudan via e-post och väljer själv ett lösenord när kontot aktiveras.
Hur fungerar frånvarostatus och kontoåtkomst?
När statusen är något annat än ”Tillgänglig” måste ett ”Från”-datum anges. Utan det sparar programmet inte frånvaron. Ett ”Till”-datum och ett meddelande är valfria. Om medarbetaren inte anger ett slutdatum gäller frånvaron tills statusen ändras manuellt till ”Tillgänglig”. Om ett slutdatum anges upphör frånvaron efter det datumet: personen räknas åter som tillgänglig och autosvaren slutar skickas. Det går också att ange frånvaro i framtiden - den börjar gälla från startdatumet.
När du försöker tilldela en uppgift till någon som är frånvarande informerar AI-assistenten dig om det. Om du skriver i en uppgiftstråd eller chatt med någon som har statusen ”Semester” eller ”Sjuk” får du ett autosvar från personen. Det innehåller din omnämning och meddelandet som personen har ställt in i sin profil, eller en standardtext. Autosvaret visas en gång per dag i en viss tråd. Ett till meddelande i samma tråd samma dag utlöser inget nytt autosvar, men ett meddelande i en annan tråd gör det.
Om du stänger av reglaget ”Aktiv” blockeras inloggning, data och uppgifter sparas och en licensplats frigörs. Licensen räknar endast aktiva användare. Statusen ”Blockerad” avslutar sessioner och tar bort betrodda enheter. Personen förlorar åtkomsten vid nästa klick och ser ett meddelande om att administratören har blockerat kontot vid inloggning. En blockering frigör inte licensplatsen. Administratören kan inte blockera sig själv eller en annan global administratör - alternativet visas inte för dessa konton.
Vad förändras i avdelningens arbete
Du planerar arbetet med vetskap om vem som är frånvarande. Du får inte reda på semestern först när en tilldelad uppgift blir obesvarad.
Du behöver inte separat meddela alla som skriver till en frånvarande medarbetare att personen är på semester eller sjuk. De får ett svar i konversationen, och du slipper avbryta arbetet för att förmedla samma information.
Du behöver inte heller påminna någon om att ändra status efter en frånvaro vars slutdatum medarbetaren har angett i förväg. När någon slutar behåller du uppgiftshistoriken, och när kontot inaktiveras blir licensplatsen ledig för nästa person.
Exempel från vardagen
På onsdagen tilldelar koordinatorn en brådskande beställning till Marta. Marta har haft statusen ”Semester” sedan tisdagen och har angett ett återkomstdatum i sin profil. Assistenten informerar om frånvaron när uppgiften tilldelas. Koordinatorn kan tilldela uppgiften till någon annan redan samma dag.
En vecka senare skriver någon i en gammal tråd där Marta är deltagare. Personen får ett autosvar med meddelandet som Marta har ställt in i sin profil. Personen skriver ytterligare tre gånger samma dag, men får inget nytt autosvar. Det visas igen i tråden först nästa dag.
Tre månader senare slutar en annan medarbetare. Administratören stänger av reglaget ”Aktiv”: uppgiftshistoriken finns kvar och licensplatsen återgår till poolen.
Vanliga frågor
Beräknar Task Manager semesterdagar och hanterar personalregister?
Nej. Task Manager visar vem som är frånvarande och under vilket datumintervall, men ersätter inte ett personalsystem och beräknar inte semesterrätten.
Vem lägger in frånvaron - medarbetaren eller administratören?
Varje medarbetare ställer in sin status i profilinställningarna, under Status för tillgänglighet. Administratören kan också ställa in status åt någon annan när kontot redigeras.
Behöver man ändra status till ”Tillgänglig” manuellt när man kommer tillbaka från semestern?
Nej, om ett slutdatum har angetts. Frånvaron upphör efter det datumet. Utan ett ”Till”-datum gäller frånvaron tills statusen ändras manuellt.
Vad är skillnaden mellan att inaktivera och att blockera ett konto?
Inaktivering förhindrar inloggning, behåller data och frigör en licensplats. Vid inloggningsförsök visas ett vanligt meddelande om felaktig e-postadress eller lösenord. En blockering avslutar sessioner och tar bort betrodda enheter. Personen förlorar åtkomsten vid nästa klick och ser ett meddelande om administratörens beslut vid inloggning. En blockering frigör inte licensplatsen.
Meddelar AI-assistenten om frånvaro när en uppgift tilldelas?
Ja. När du försöker tilldela en uppgift till någon som är frånvarande informerar AI-assistenten dig om frånvaron.