Comment le service RH utilise-t-il Task Manager ?
Dans la plupart des entreprises, le message d’absence arrive trop tard. La tâche est déjà attribuée, l’échéance fixée, et ce n’est qu’ensuite que la réponse automatique tombe : « Je suis en congé jusqu’à vendredi. » Dans Task Manager, l’information sur l’absence s’affiche dès que quelqu’un essaie d’attribuer du travail à la personne concernée.
Les RH peuvent veiller à ce que les statuts soient à jour. Chaque employé définit son statut dans les paramètres, dans l’onglet Profil, à la section Statut de disponibilité. Il a le choix entre quatre états : Disponible, Vacances, Maladie et Absent. Lorsqu’il modifie un utilisateur, l’administrateur peut définir son statut dans la section « Statut du compte ». Il voit également la liste des personnes absentes.
Lorsqu’un nouvel utilisateur est ajouté, l’administrateur global l’affecte aux espaces de travail de son choix et définit ses autorisations. Le nouvel utilisateur reçoit un e-mail d’invitation et choisit lui-même son mot de passe lors de l’activation de son compte.
Comment fonctionnent les statuts d’absence et l’accès aux comptes ?
Pour tout statut autre que « Disponible », la date de début est obligatoire. Sans cette date, le programme ne peut pas enregistrer l’absence. La date de fin et le message sont facultatifs. Si l’employé n’indique pas de date de fin, l’absence se prolonge jusqu’à ce que le statut soit modifié manuellement pour passer à « Disponible ». S’il en indique une, l’absence prend fin à cette date : la personne est de nouveau considérée comme disponible et les réponses automatiques cessent d’être envoyées. Il est également possible de définir une absence à venir - elle prendra effet à partir de la date de début.
Lorsque vous essayez d’attribuer une tâche à une personne absente, l’Assistant IA vous en informe. Si vous écrivez dans le fil d’une tâche ou une discussion avec une personne dont le statut est « Vacances » ou « Maladie », celle-ci enverra une réponse automatique. Elle inclut votre mention ainsi que le message défini dans son profil, ou un texte par défaut. Elle apparaît une fois par jour dans un fil donné. Un autre message envoyé le même jour ne la déclenchera pas, mais un message dans un autre fil le fera.
Désactiver le bouton « Actif » empêche la connexion, conserve les données et les tâches, et libère une place de licence. La licence ne compte que les utilisateurs actifs. Le statut « Bloqué » supprime les sessions et les appareils mémorisés. La personne perd l’accès dès son prochain clic et voit, lorsqu’elle tente de se connecter, un message indiquant que son compte a été bloqué par l’administrateur. Le blocage ne libère pas de place de licence. Un administrateur ne peut pas se bloquer lui-même ni bloquer un autre administrateur global - cette option n’apparaît pas pour ces comptes.
Ce qui change dans le travail du service
Vous planifiez le travail en sachant qui est absent. Vous ne découvrez pas un congé seulement lorsque la tâche attribuée reste sans réponse.
Vous n’avez pas besoin de prévenir séparément chaque personne qui écrit à un employé absent qu’il est en congé ou malade. Elle recevra une réponse dans la conversation, et vous n’aurez pas à interrompre votre travail pour transmettre la même information.
Vous n’avez pas non plus à rappeler à quelqu’un de modifier son statut après une absence dont la date de fin a été définie à l’avance. Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, vous conservez l’historique de ses tâches et, après la désactivation de son compte, vous disposez d’une place de licence pour quelqu’un d’autre.
Exemple du quotidien
Mercredi, la coordinatrice attribue une commande urgente à Marta. Depuis mardi, Marta a le statut « Vacances » et la date de son retour est indiquée dans son profil. L’Assistant IA signale son absence au moment de l’attribution. La coordinatrice peut confier la tâche à quelqu’un d’autre le jour même.
Une semaine plus tard, quelqu’un écrit dans un ancien fil auquel Marta participe. Il reçoit une réponse automatique contenant le message que Marta a défini dans son profil. Il écrit encore trois fois dans le fil ce jour-là, mais aucune autre réponse automatique n’est envoyée. Elle ne réapparaîtra dans ce fil que le lendemain.
Trois mois plus tard, un autre employé quitte l’entreprise. L’administrateur désactive son bouton « Actif » : l’historique de ses tâches est conservé et sa place de licence est remise à disposition.
Questions fréquentes
Task Manager calcule-t-il les jours de congé et gère-t-il les dossiers du personnel ?
Non. Task Manager indique qui est absent et sur quelle période, mais ne remplace pas un système de gestion du personnel et ne calcule pas les droits à congé.
Qui enregistre une absence : l’employé ou l’administrateur ?
Chaque employé définit son statut dans les paramètres de son profil, dans la section Statut de disponibilité. L’administrateur peut également définir le statut d’une autre personne lors de la modification de son compte.
Faut-il modifier manuellement le statut pour le passer à « Disponible » après un congé ?
Non, si une date de fin a été indiquée. L’absence prend fin à cette date. Sans date de fin, elle se prolonge jusqu’à ce que le statut soit modifié manuellement.
Quelle est la différence entre la désactivation et le blocage d’un compte ?
La désactivation empêche la connexion, conserve les données et libère une place de licence. En cas de tentative de connexion, la personne voit un message standard indiquant que l’adresse e-mail ou le mot de passe est incorrect. Le blocage supprime les sessions et les appareils mémorisés. La personne perd l’accès dès son prochain clic et voit un message indiquant que l’administrateur a pris cette décision lorsqu’elle tente de se connecter. Le blocage ne libère pas de place de licence.
L’Assistant IA signale-t-il une absence lors de l’attribution d’une tâche ?
Oui. Lorsque vous essayez d’attribuer une tâche à une personne absente, l’Assistant IA vous en informe.