Miten HR-osasto käyttää Task Manageria?
Useimmissa yrityksissä tieto poissaolosta tulee liian myöhään. Tehtävä on jo annettu, määräaika sovittu, ja vasta sitten tulee automaattinen vastaus: ”Olen lomalla perjantaihin asti.” Task Managerissa tieto poissaolosta näkyy, kun joku yrittää määrittää työn.
HR voi huolehtia siitä, että tilat ovat ajan tasalla. Jokainen työntekijä asettaa oman tilansa asetusten Profiili-välilehden Saatavuustila-osiossa. Valittavana on neljä tilaa: Saatavilla, Loma, Sairaus ja Poissa. Ylläpitäjä voi asettaa tilan toisen henkilön puolesta käyttäjän muokkauksen ”Tilin tila” -osiossa. Hän näkee myös poissa olevien luettelon.
Kun uusi henkilö lisätään, pääylläpitäjä määrittää hänet valittuihin Työtiloihin ja asettaa hänen käyttöoikeutensa. Uusi käyttäjä saa sähköpostitse kutsun ja asettaa salasanansa itse aktivoidessaan tilinsä.
Miten poissaolotilat ja tilin käyttöoikeudet toimivat?
Kun tila on jokin muu kuin ”Saatavilla”, ”Alkaen”-päivämäärä on pakollinen. Ohjelma ei tallenna poissaoloa ilman sitä. ”Päivään”-päivämäärä ja viesti ovat valinnaisia. Jos työntekijä ei anna päättymispäivää, poissaolo jatkuu, kunnes tila vaihdetaan manuaalisesti ”Saatavilla”-tilaan. Jos päättymispäivä annetaan, poissaolo päättyy kyseisenä päivänä: henkilöä pidetään taas saatavilla eikä automaattisia vastauksia enää lähetetä. Voit myös lisätä tulevan poissaolon - se alkaa alkamispäivästä.
Kun yrität määrittää tehtävän poissa olevalle henkilölle, AI-avustaja ilmoittaa siitä sinulle. Jos kirjoitat tehtävän viestiketjuun tai keskusteluun henkilön kanssa, jonka tila on ”Loma” tai ”Sairaus”, häneltä tulee automaattinen vastaus. Se sisältää mainintasi sekä profiiliin asetetun viestin tai oletustekstin. Vastaus näkyy samassa viestiketjussa kerran päivässä. Saman päivän seuraava viesti ei käynnistä sitä uudelleen, mutta viesti toisessa viestiketjussa käynnistää.
”Aktiivinen”-kytkimen poistaminen käytöstä estää kirjautumisen, säilyttää tiedot ja tehtävät sekä vapauttaa lisenssipaikan. Lisenssi laskee vain aktiiviset käyttäjät. ”Lukittu”-tila päättää istunnot ja poistaa muistetut laitteet. Henkilö menettää käyttöoikeuden seuraavalla klikkauksella ja näkee kirjautuessaan ilmoituksen siitä, että ylläpitäjä on lukinnut tilin. Lukitseminen ei vapauta lisenssipaikkaa. Ylläpitäjä ei voi lukita itseään eikä toista pääylläpitäjää - näiden tilien kohdalla tätä vaihtoehtoa ei näytetä.
Mikä muuttuu osaston työssä?
Suunnittelet työtä tietäen, kuka on poissa. Et saa tietää lomasta vasta silloin, kun annetulle tehtävälle ei kuulu vastausta.
Sinun ei tarvitse erikseen ilmoittaa jokaiselle poissa olevalle työntekijälle kirjoittavalle, että hän on lomalla tai sairaana. Hän saa vastauksen keskustelussa, eikä sinun tarvitse keskeyttää työtäsi saman tiedon välittämiseksi.
Sinun ei myöskään tarvitse muistuttaa tilan vaihtamisesta poissaolon jälkeen, jos työntekijä on määrittänyt sen päättymisen etukäteen. Kun joku lähtee, hänen tehtävähistoriansa säilyy, ja tilin deaktivoinnin jälkeen lisenssipaikka vapautuu seuraavalle henkilölle.
Esimerkki arjen työstä
Keskiviikkona koordinaattori antaa kiireellisen tilauksen Martalle. Martan tila on ollut tiistaista lähtien ”Loma”, ja hänen profiiliinsa on merkitty paluupäivä. Avustaja ilmoittaa poissaolosta tehtävää määritettäessä. Koordinaattori voi antaa tehtävän jollekin toiselle jo samana päivänä.
Viikkoa myöhemmin joku kirjoittaa vanhaan viestiketjuun, jonka osallistuja Marta on. Hän saa automaattisen vastauksen, jossa on Martan profiiliinsa asettama viesti. Hän kirjoittaa samana päivänä vielä kolme kertaa, mutta uutta automaattista vastausta ei tule. Tässä viestiketjussa vastaus näkyy uudelleen vasta seuraavana päivänä.
Kolme kuukautta myöhemmin toinen työntekijä lähtee. Ylläpitäjä poistaa hänen ”Aktiivinen”-kytkimensä käytöstä: tehtävähistoria säilyy ja lisenssipaikka vapautuu.
Usein kysytyt kysymykset
Laskeeko Task Manager lomapäiviä tai ylläpitääkö se henkilöstörekisteriä?
Ei. Task Manager näyttää, kuka on poissa ja minkä ajanjakson, mutta se ei korvaa henkilöstöhallinnon järjestelmää eikä laske lomaoikeutta.
Kuka merkitsee poissaolon - työntekijä vai ylläpitäjä?
Jokainen työntekijä asettaa oman tilansa profiiliasetusten Saatavuustila-osiossa. Ylläpitäjä voi asettaa tilan myös toisen henkilön puolesta tämän tiliä muokatessaan.
Pitääkö tila vaihtaa manuaalisesti ”Saatavilla”-tilaan lomalta palattua?
Ei, jos päättymispäivä on annettu. Poissaolo päättyy kyseisenä päivänä. Jos ”Päivään”-päivämäärää ei ole annettu, poissaolo jatkuu, kunnes tila vaihdetaan manuaalisesti.
Mitä eroa on tilin deaktivoinnilla ja lukitsemisella?
Deaktivointi estää kirjautumisen, säilyttää tiedot ja vapauttaa lisenssipaikan. Kirjautumista yrittävä henkilö näkee tavallisen ilmoituksen virheellisestä sähköpostiosoitteesta tai salasanasta. Lukitseminen päättää istunnot ja poistaa muistetut laitteet. Henkilö menettää käyttöoikeuden seuraavalla klikkauksella ja näkee kirjautuessaan ilmoituksen ylläpitäjän päätöksestä. Lukitseminen ei vapauta lisenssipaikkaa.
Ilmoittaako AI-avustaja poissaolosta tehtävää määritettäessä?
Kyllä. Kun yrität määrittää tehtävän poissa olevalle henkilölle, AI-avustaja ilmoittaa sinulle hänen poissaolostaan.