Come usa Task Manager il reparto HR?
Nella maggior parte delle aziende, la notifica di un'assenza arriva troppo tardi. L'attività è già assegnata, la scadenza è stata stabilita e solo dopo arriva la risposta automatica: «Sono in ferie fino a venerdì». In Task Manager, l'informazione sull'assenza viene mostrata quando qualcuno prova ad assegnare un'attività.
Le risorse umane possono verificare che gli stati siano aggiornati. Ogni dipendente imposta il proprio stato nelle impostazioni, nella scheda Profilo, sezione Stato di disponibilità. Può scegliere tra quattro stati: Disponibile, Ferie, Malattia, Assente. L'amministratore può impostare lo stato di un'altra persona nella sezione «Stato dell'account» mentre ne modifica l'utente. Può anche vedere l'elenco delle persone assenti.
Quando aggiunge una nuova persona, l'amministratore globale la assegna agli Spazi di lavoro selezionati e ne definisce le autorizzazioni. Il nuovo utente riceve un'e-mail di invito e imposta una password durante l'attivazione dell'account.
Come funzionano gli stati di assenza e l'accesso agli account?
Se lo stato è diverso da «Disponibile», la data «Dal» è obbligatoria. Senza questa data, il programma non salva l'assenza. La data «Al» e il messaggio sono facoltativi. Se il dipendente non indica una data di fine, l'assenza dura finché lo stato non viene modificato manualmente in «Disponibile». Se invece la indica, l'assenza termina dopo quella data: la persona torna a essere considerata disponibile e le risposte automatiche non vengono più inviate. È anche possibile inserire un'assenza futura, che avrà effetto a partire dalla data iniziale.
Se provi ad assegnare un'attività a una persona assente, l'Assistente AI te lo segnala. Se scrivi nella discussione di un'attività o in una chat con una persona il cui stato è «Ferie» o «Malattia», riceverai una risposta automatica da parte sua. La risposta include la tua menzione e il messaggio impostato nel profilo o un testo predefinito. Viene inviata una volta al giorno per ogni discussione. Un altro messaggio inviato nello stesso giorno non la attiva, ma un messaggio in un'altra discussione sì.
Disattivando l'interruttore «Attivo» si impedisce l'accesso, si conservano i dati e le attività e si libera una postazione della licenza. La licenza conteggia solo gli utenti attivi. Lo stato «Bloccato» cancella le sessioni e i dispositivi memorizzati. La persona perde l'accesso al clic successivo e, al tentativo di accesso, visualizza un messaggio che informa del blocco dell'account da parte dell'amministratore. Il blocco non libera una postazione. L'amministratore non può bloccare se stesso né un altro amministratore globale: questa opzione non compare per questi account.
Cosa cambia nel lavoro del team
Pianifichi il lavoro sapendo chi è assente. Non scopri che qualcuno è in ferie solo quando un'attività assegnata resta senza risposta.
Non devi avvisare separatamente ogni persona che scrive a un dipendente assente che è in ferie o in malattia. Riceverà una risposta nella conversazione e tu non dovrai interrompere il lavoro per comunicare la stessa informazione.
Inoltre, non devi ricordare a nessuno di cambiare stato dopo un'assenza la cui fine era stata stabilita in anticipo. Quando qualcuno lascia l'azienda, conservi la cronologia delle sue attività e, dopo aver disattivato l'account, hai una postazione della licenza disponibile per un'altra persona.
Esempio dal lavoro quotidiano
Mercoledì, la coordinatrice assegna un ordine urgente a Marta. Marta è in stato «Ferie» da martedì e nel suo profilo è indicata la data di rientro. L'Assistente segnala l'assenza durante l'assegnazione. La coordinatrice può affidare l'attività a qualcun altro già nello stesso giorno.
Una settimana dopo, qualcuno scrive in una vecchia discussione a cui partecipa Marta. Riceve una risposta automatica con il messaggio che Marta ha impostato nel profilo. Scrive altre tre volte nello stesso giorno, ma non riceve altre risposte automatiche. Nella discussione ne comparirà un'altra solo il giorno successivo.
Tre mesi dopo, un altro dipendente lascia l'azienda. L'amministratore disattiva l'interruttore «Attivo»: la cronologia delle attività viene conservata e la postazione della licenza torna disponibile.
Domande frequenti
Task Manager calcola i giorni di ferie e gestisce le schede del personale?
No. Task Manager mostra chi è assente e per quale intervallo di date, ma non sostituisce un sistema di gestione del personale né calcola i giorni di ferie spettanti.
Chi imposta l'assenza: il dipendente o l'amministratore?
Ogni dipendente imposta il proprio stato nelle impostazioni del profilo, nella sezione Stato di disponibilità. L'amministratore può anche impostare lo stato di un'altra persona mentre ne modifica l'account.
Al rientro dalle ferie, bisogna cambiare manualmente lo stato in «Disponibile»?
No, se è stata indicata una data di fine. L'assenza termina dopo quella data. Se la data «Al» non è indicata, lo stato resta attivo finché non viene modificato manualmente.
Che differenza c'è tra disattivare e bloccare un account?
La disattivazione impedisce l'accesso, conserva i dati e libera una postazione della licenza. Se la persona prova ad accedere, visualizza il normale messaggio di e-mail o password non validi. Il blocco cancella le sessioni e i dispositivi memorizzati. La persona perde l'accesso al clic successivo e, al tentativo di accesso, visualizza un messaggio che la informa della decisione dell'amministratore. Il blocco non libera una postazione.
L'Assistente AI segnala le assenze quando si assegna un'attività?
Sì. Se provi ad assegnare un'attività a una persona assente, l'Assistente AI ti informa della sua assenza.