Wie nutzt die HR-Abteilung Task Manager?
In den meisten Unternehmen kommt die Nachricht über eine Abwesenheit zu spät. Die Aufgabe ist bereits zugewiesen, der Termin steht fest und erst dann kommt die automatische Antwort: „Ich bin bis Freitag im Urlaub.“ In Task Manager erscheint der Abwesenheitshinweis, sobald jemand versucht, Arbeit zuzuweisen.
Die Personalabteilung kann darauf achten, dass die Statusangaben aktuell sind. Jeder Mitarbeiter legt seinen Status in den Einstellungen unter Profil im Abschnitt Verfügbarkeitsstatus fest. Es stehen vier Status zur Auswahl: Verfügbar, Urlaub, Krankheit und Abwesend. Administratoren können den Status für andere Personen im Abschnitt „Kontostatus“ ändern, wenn sie den Benutzer bearbeiten. Außerdem sehen sie eine Liste der abwesenden Personen.
Beim Hinzufügen einer neuen Person weist der globale Administrator sie den ausgewählten Arbeitsbereichen zu und legt ihre Berechtigungen fest. Der neue Benutzer erhält eine Einladungs-E-Mail und legt bei der Kontoaktivierung selbst ein Passwort fest.
Wie funktionieren Abwesenheitsstatus und Kontozugriff?
Bei jedem Status außer „Verfügbar“ ist ein „Von“-Datum erforderlich. Ohne dieses Datum speichert das Programm die Abwesenheit nicht. Ein „Bis“-Datum und eine Nachricht sind optional. Wenn ein Mitarbeiter kein Enddatum angibt, gilt die Abwesenheit so lange, bis der Status manuell auf „Verfügbar“ geändert wird. Wird ein Enddatum angegeben, endet die Abwesenheit danach: Die Person gilt wieder als verfügbar und automatische Antworten werden nicht mehr versendet. Sie können auch eine zukünftige Abwesenheit eintragen - sie gilt ab dem Startdatum.
Wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen, informiert Sie der KI-Assistent darüber. Wenn Sie in einem Aufgaben-Thread oder Chat einer Person mit dem Status „Urlaub“ oder „Krankheit“ schreiben, erhalten Sie eine automatische Antwort von dieser Person. Sie enthält Ihre Erwähnung sowie die im Profil hinterlegte Nachricht oder einen Standardtext. Sie erscheint pro Thread einmal täglich. Eine weitere Nachricht am selben Tag löst keine erneute Antwort aus, eine Nachricht in einem anderen Thread hingegen schon.
Wenn Sie den Schalter „Aktiv“ deaktivieren, ist keine Anmeldung mehr möglich, Daten und Aufgaben bleiben erhalten und der Lizenzplatz wird freigegeben. Für die Lizenz zählen nur aktive Benutzer. Beim Status „Gesperrt“ werden Sitzungen und gespeicherte Geräte gelöscht. Die Person verliert beim nächsten Klick den Zugriff und sieht bei der Anmeldung einen Hinweis, dass ihr Konto vom Administrator gesperrt wurde. Durch die Sperrung wird kein Lizenzplatz freigegeben. Administratoren können weder sich selbst noch andere globale Administratoren sperren - bei diesen Konten wird diese Option nicht angezeigt.
Was sich bei der Arbeit im Team ändert
Sie planen die Arbeit mit dem Wissen, wer abwesend ist. Sie erfahren nicht erst dann von einem Urlaub, wenn eine zugewiesene Aufgabe unbeantwortet bleibt.
Sie müssen nicht mehr jede Person, die einem abwesenden Mitarbeiter schreibt, eigens darüber informieren, dass dieser im Urlaub oder krank ist. Die Person erhält eine Antwort im Gespräch, und Sie müssen Ihre Arbeit nicht unterbrechen, um dieselbe Information weiterzugeben.
Sie müssen auch nicht an eine Statusänderung erinnern, wenn der Mitarbeiter das Ende seiner Abwesenheit im Voraus festgelegt hat. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, bleibt der Verlauf seiner Aufgaben erhalten. Nach der Deaktivierung des Kontos steht der Lizenzplatz einer anderen Person zur Verfügung.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Am Mittwoch weist eine Koordinatorin Marta eine dringende Bestellung zu. Marta hat seit Dienstag den Status „Urlaub“ und in ihrem Profil ist das Rückkehrdatum angegeben. Der Assistent weist beim Zuweisen auf ihre Abwesenheit hin. Die Koordinatorin kann die Aufgabe noch am selben Tag jemand anderem zuweisen.
Eine Woche später schreibt jemand in einem alten Thread, an dem Marta beteiligt ist. Die Person erhält eine automatische Antwort mit der Nachricht, die Marta in ihrem Profil hinterlegt hat. Sie schreibt an diesem Tag noch dreimal, aber es kommt keine weitere automatische Antwort. In diesem Thread erscheint sie erst am nächsten Tag wieder.
Drei Monate später verlässt ein anderer Mitarbeiter das Unternehmen. Der Administrator deaktiviert den Schalter „Aktiv“ für sein Konto: Der Aufgabenverlauf bleibt erhalten und der Lizenzplatz wird wieder frei.
Häufig gestellte Fragen
Berechnet Task Manager Urlaubstage und führt eine Personalakte?
Nein. Task Manager zeigt, wer abwesend ist und für welchen Zeitraum, ersetzt aber weder ein Personalverwaltungssystem noch berechnet es den Urlaubsanspruch.
Wer trägt eine Abwesenheit ein - der Mitarbeiter oder ein Administrator?
Jeder Mitarbeiter legt seinen Status in den Profileinstellungen im Abschnitt „Verfügbarkeitsstatus“ fest. Administratoren können den Status auch für andere Personen ändern, wenn sie deren Konto bearbeiten.
Muss man den Status nach dem Urlaub manuell wieder auf „Verfügbar“ setzen?
Nein, wenn ein Enddatum angegeben wurde. Die Abwesenheit endet nach diesem Datum. Ohne „Bis“-Datum bleibt sie bestehen, bis der Status manuell geändert wird.
Worin unterscheidet sich die Deaktivierung eines Kontos von einer Sperrung?
Bei einer Deaktivierung ist keine Anmeldung mehr möglich, die Daten bleiben erhalten und der Lizenzplatz wird freigegeben. Beim Anmeldeversuch wird der übliche Hinweis auf eine falsche E-Mail-Adresse oder ein falsches Passwort angezeigt. Bei einer Sperrung werden Sitzungen und gespeicherte Geräte gelöscht. Die Person verliert beim nächsten Klick den Zugriff und sieht bei der Anmeldung einen Hinweis auf die Entscheidung des Administrators. Durch die Sperrung wird kein Lizenzplatz freigegeben.
Informiert der KI-Assistent beim Zuweisen einer Aufgabe über Abwesenheiten?
Ja. Wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen, informiert Sie der KI-Assistent über ihre Abwesenheit.