Como usa o departamento de RH o Task Manager?
Na maioria das empresas, a informação sobre uma ausência chega demasiado tarde. A tarefa já foi atribuída e o prazo definido, e só depois chega a resposta automática: «estou de férias até sexta-feira». No Task Manager, a informação sobre a ausência é apresentada quando alguém tenta atribuir trabalho.
Os RH podem assegurar que os estados estão atualizados. Cada colaborador define o seu estado nas definições, no separador Perfil, na secção Estado de disponibilidade. Tem quatro opções: Disponível, Férias, Doença e Ausente. Um administrador pode definir o estado de outra pessoa na secção «Estado da conta», ao editar o utilizador. Também pode consultar a lista de pessoas ausentes.
Ao adicionar uma nova pessoa, o administrador global atribui-a aos espaços de trabalho selecionados e define as respetivas permissões. O novo utilizador recebe um e-mail de convite e define a sua própria palavra-passe durante a ativação da conta.
Como funcionam os estados de ausência e o acesso à conta?
Quando o estado é diferente de «Disponível», a data «De» é obrigatória. Sem ela, o programa não guarda a ausência. A data «Até» e a mensagem são opcionais. Se o colaborador não indicar uma data de fim, a ausência mantém-se até o estado ser alterado manualmente para «Disponível». Se indicar uma data, a ausência termina depois dessa data: a pessoa volta a ser considerada disponível e deixam de ser enviadas respostas automáticas. Também é possível indicar uma ausência futura - começa a aplicar-se a partir da data de início.
Quando tentas atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente, o Assistente de IA informa-te. Se escreveres num tópico de tarefa ou de chat com uma pessoa cujo estado seja «Férias» ou «Doença», receberás uma resposta automática dessa pessoa. A resposta inclui a tua menção e a mensagem definida no perfil ou um texto predefinido. É apresentada uma vez por dia em cada tópico. Outra mensagem no mesmo dia não a irá desencadear, mas uma mensagem noutro tópico, sim.
Desativar o botão «Ativo» impede o início de sessão, preserva os dados e as tarefas e liberta uma licença. A licença contabiliza apenas os utilizadores ativos. O estado «Bloqueado» termina as sessões e elimina os dispositivos memorizados. A pessoa perde o acesso ao clicar pela primeira vez e, ao tentar iniciar sessão, vê uma mensagem a informar que a conta foi bloqueada por um administrador. O bloqueio não liberta a licença. Um administrador não pode bloquear a própria conta nem a de outro administrador global - esta opção não aparece nessas contas.
O que muda no trabalho da equipa
Planeia o trabalho sabendo quem está ausente. Não descobre que alguém está de férias só quando uma tarefa atribuída fica sem resposta.
Não precisa de avisar individualmente cada pessoa que escreve a um colaborador ausente de que este está de férias ou doente. A pessoa recebe uma resposta na conversa e não tem de interromper o trabalho para transmitir a mesma informação.
Também não precisa de se lembrar de alterar o estado depois de uma ausência cujo fim o colaborador tenha definido antecipadamente. Quando alguém sai, mantém o histórico das suas tarefas e, depois de desativar a conta, fica com uma licença disponível para outra pessoa.
Exemplo do trabalho diário
Na quarta-feira, a coordenadora atribui uma encomenda urgente à Marta. A Marta está no estado «Férias» desde terça-feira e indicou a data de regresso no perfil. O Assistente informa sobre a ausência durante a atribuição. A coordenadora pode encaminhar a tarefa para outra pessoa ainda nesse dia.
Uma semana depois, alguém escreve numa conversa antiga em que a Marta participa. Recebe uma resposta automática com a mensagem que a Marta definiu no perfil. Escreve mais três vezes nesse dia, mas não recebe outra resposta automática. Esta só voltará a aparecer nessa conversa no dia seguinte.
Três meses depois, outro colaborador sai da empresa. O administrador desativa o botão «Ativo»: o histórico de tarefas mantém-se e a licença volta a ficar disponível.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager calcula os dias de férias e mantém um registo de pessoal?
Não. O Task Manager mostra quem está ausente e durante que período, mas não substitui um sistema de gestão de recursos humanos nem calcula os dias de férias disponíveis.
Quem define a ausência - o trabalhador ou o administrador?
Cada trabalhador define o seu estado nas definições do perfil, na secção Estado de disponibilidade. O administrador também pode definir o estado de outra pessoa ao editar a respetiva conta.
É necessário alterar manualmente o estado para «Disponível» quando se regressa de férias?
Não, se tiver sido indicada uma data de fim. A ausência deixa de se aplicar depois dessa data. Sem uma data «Até», mantém-se até o estado ser alterado manualmente.
Qual é a diferença entre desativar uma conta e bloqueá-la?
A desativação impede o início de sessão, preserva os dados e liberta uma licença. Se tentar iniciar sessão, a pessoa vê a mensagem habitual de e-mail ou palavra-passe incorretos. O bloqueio termina as sessões e apaga os dispositivos memorizados. A pessoa perde o acesso ao clicar pela primeira vez e, ao tentar iniciar sessão, vê uma mensagem a indicar a decisão do administrador. O bloqueio não liberta uma licença.
O Assistente de IA informa sobre uma ausência quando atribuo uma tarefa?
Sim. Quando tenta atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente, o Assistente de IA informa-o da ausência.