Hogyan használja a HR osztály a Task Managert?
A legtöbb cégnél túl későn érkezik meg a távollétről szóló értesítés. A feladatot már kiosztották, a határidőt is kitűzték, és csak ezután fut be az automatikus válasz: „péntekig szabadságon vagyok”. A Task Managerben a távollétre vonatkozó információ akkor jelenik meg, amikor valaki megpróbál munkát hozzárendelni.
A HR gondoskodhat arról, hogy az állapotok naprakészek legyenek. Minden munkatárs a beállítások Profil lapján, az Elérhetőségi állapot résznél állíthatja be az állapotát. Négy lehetőség közül választhat: Elérhető, Szabadság, Betegség, Távol. A rendszergazda a felhasználó szerkesztésekor, a „Fiók állapota” résznél mások állapotát is beállíthatja. A távollévők listáját is látja.
Új személy hozzáadásakor a globális rendszergazda hozzárendeli őt a kiválasztott Munkaterületekhez, és beállítja a jogosultságait. Az új felhasználó e-mailben meghívót kap, és a fiók aktiválásakor maga állítja be a jelszavát.
Hogyan működnek a távolléti állapotok és a fiókhoz való hozzáférés?
Az „Elérhető”-től eltérő állapot esetén a „Kezdő dátum” megadása kötelező. Enélkül a program nem menti a távollétet. A „Záró dátum” és az üzenet megadása nem kötelező. Ha a munkatárs nem ad meg záró dátumot, a távollét addig tart, amíg kézzel „Elérhető”-re nem állítja az állapotát. Ha megadja, a távollét az adott dátum után lejár: az illető ismét elérhetőnek számít, és többé nem érkeznek automatikus válaszok. Jövőbeli távollétet is megadhatsz - az a kezdő dátumtól lép érvénybe.
Ha egy távollévő személyhez próbálsz feladatot rendelni, az AI-asszisztens tájékoztat róla. Ha a „Szabadság” vagy „Betegség” állapotú személlyel egy feladat vagy csevegés beszélgetésszálában írsz, automatikus választ kapsz tőle. Ez tartalmazza a megemlítésedet, valamint a profilban beállított üzenetet vagy az alapértelmezett szöveget. Naponta egyszer jelenik meg az adott beszélgetésszálban. Egy újabb üzenet ugyanazon a napon nem váltja ki, egy másik beszélgetésszálban írt üzenet viszont igen.
Az „Aktív” kapcsoló kikapcsolása megakadályozza a bejelentkezést, megőrzi az adatokat és a feladatokat, valamint felszabadít egy licencelt helyet. A licenc csak az aktív felhasználókat számolja. A „Letiltva” állapot törli a munkameneteket és a megjegyzett eszközöket. Az illető a következő kattintásakor elveszíti a hozzáférését, bejelentkezéskor pedig az adminisztrátor általi fiókletiltásról szóló üzenetet lát. A letiltás nem szabadít fel licencelt helyet. A rendszergazda saját magát és más globális rendszergazdákat sem tilthat le - ezeknél a fiókoknál ez a lehetőség nem jelenik meg.
Mi változik a részleg munkájában?
Úgy tervezed a munkát, hogy tudod, ki van távol. Nem csak akkor értesülsz a szabadságról, amikor a kiosztott feladatra nem érkezik válasz.
Nem kell külön figyelmeztetned mindenkit, aki egy távol lévő dolgozónak ír, hogy az illető szabadságon van vagy beteg. Választ kap a beszélgetésben, neked pedig nem kell megszakítanod a munkádat, hogy ugyanazt az információt továbbítsd.
Azt sem kell emlékeztetned a dolgozót az állapot módosítására a távollét után, ha előre megadta annak végét. Ha valaki távozik, megőrzöd a feladatai előzményeit, a fiók deaktiválása után pedig felszabadul a licenchely a következő személy számára.
Példa a mindennapi munkából
Szerdán a koordinátor egy sürgős megrendelést oszt ki Martának. Marta kedd óta „Szabadság” állapotban van, profiljában pedig meg van adva a visszatérés dátuma. A hozzárendelés során az asszisztens jelzi a távollétét. A koordinátor még aznap másnak is kioszthatja a feladatot.
Egy héttel később valaki ír egy régi beszélgetésszálba, amelynek Marta is résztvevője. Automatikus választ kap a Marta által a profiljában beállított üzenettel. Aznap még háromszor ír, de újabb automatikus válasz már nem érkezik. Ebben a beszélgetésszálban csak másnap jelenik meg újra.
Három hónappal később egy másik munkatárs távozik. A rendszergazda kikapcsolja az „Aktív” kapcsolóját: a feladatok előzményei megmaradnak, a licencelt hely pedig visszakerül a szabad helyek közé.
Gyakori kérdések
A Task Manager kiszámítja a szabadságnapokat, vagy nyilvántartja a személyzeti adatokat?
Nem. A Task Manager megmutatja, ki van távol és milyen dátumtartományban, de nem helyettesíti a HR-rendszert, és nem számítja ki a szabadságkeretet.
Ki állítja be a távollétet - a munkavállaló vagy az adminisztrátor?
Minden dolgozó a profilbeállítások Elérhetőségi állapot szakaszában állíthatja be az állapotát. A rendszergazda más nevében is beállíthatja az állapotot a fiók szerkesztésekor.
Vissza kell térned a szabadságod után, hogy kézzel „Elérhető”-re állítsd az állapotodat?
Nem, ha megadtad a záró dátumot. A távollét ezen dátum után megszűnik. „Eddig” dátum nélkül a távollét az állapot kézi módosításáig tart.
Mi a különbség a fiók deaktiválása és letiltása között?
A deaktiválás megakadályozza a bejelentkezést, megőrzi az adatokat, és felszabadítja a licenchelyet. Bejelentkezési kísérletkor az illető a hibás e-mail-címről vagy jelszóról szóló szokásos üzenetet látja. A letiltás törli a munkameneteket és a megjegyzett eszközöket. Az illető a következő kattintáskor elveszíti a hozzáférést, bejelentkezéskor pedig a rendszergazda döntéséről szóló üzenetet lát. A letiltás nem szabadít fel licenchelyet.
Jelzi az AI-asszisztens a távollétet feladat kiosztásakor?
Igen. Ha egy távollévő személyhez próbálsz feladatot rendelni, az AI-asszisztens tájékoztat a távollétéről.