Ako oddelenie HR používa Task Manager?
Vo väčšine firiem sa správa o neprítomnosti dostane k ostatným príliš neskoro. Úloha je už pridelená, termín stanovený a až potom príde automatická odpoveď: „som na dovolenke do piatka“. V Task Manageri sa informácia o neprítomnosti zobrazí, keď sa niekto pokúsi prideliť prácu.
HR môže dohliadať na aktuálnosť stavov. Každý zamestnanec si nastaví svoj stav v nastaveniach, na karte Profil, v sekcii Stav dostupnosti. Na výber má štyri stavy: Dostupný, Dovolenka, Choroba, Neprítomný. Administrátor môže nastaviť stav za inú osobu v sekcii „Stav účtu“ pri úprave používateľa. Vidí aj zoznam neprítomných.
Pri pridávaní novej osoby ju globálny administrátor priradí k vybraným pracovným priestorom a nastaví jej oprávnenia. Nový používateľ dostane e-mail s pozvánkou a pri aktivácii účtu si sám nastaví heslo.
Ako fungujú stavy neprítomnosti a prístup k účtu?
Pri stave inom ako „Dostupný“ je dátum „Od“ povinný. Bez neho program neprítomnosť neuloží. Dátum „Do“ a správa sú voliteľné. Ak zamestnanec neuvedie konečný dátum, neprítomnosť trvá až do manuálnej zmeny stavu na „Dostupný“. Ak ho uvedie, neprítomnosť sa po tomto dátume skončí: osoba sa opäť považuje za dostupnú a automatické odpovede sa prestanú odosielať. Neprítomnosť možno zadať aj vopred - začne platiť od dátumu začiatku.
Keď sa pokúsite priradiť úlohu neprítomnej osobe, Asistent AI vás na to upozorní. Ak napíšete do vlákna úlohy alebo chatu s osobou, ktorá má stav „Dovolenka“ alebo „Choroba“, zobrazí sa jej automatická odpoveď. Obsahuje vašu zmienku a správu nastavenú v profile alebo predvolený text. V danom vlákne sa zobrazí raz denne. Ďalšia správa v ten istý deň ju nevyvolá, ale správa v inom vlákne áno.
Vypnutím prepínača „Aktívny“ zablokujete prihlasovanie, zachováte údaje a úlohy a uvoľníte licenčné miesto. Licencia počíta iba aktívnych používateľov. Stav „Zablokovaný“ zruší relácie a zapamätané zariadenia. Osoba stratí prístup pri najbližšom kliknutí a pri prihlasovaní uvidí správu, že jej účet zablokoval správca. Zablokovanie miesto neuvoľní. Správca nemôže zablokovať seba ani iného globálneho správcu - pri týchto účtoch sa táto možnosť nezobrazuje.
Čo sa zmení v práci oddelenia
Plánujete prácu s vedomím, kto je neprítomný. O dovolenke sa nedozviete až vtedy, keď pridelená úloha zostane bez odpovede.
Nemusíte osobitne upozorňovať každého, kto píše neprítomnému zamestnancovi, že je na dovolenke alebo chorý. Dostane odpoveď v konverzácii a vy nemusíte prerušiť prácu, aby ste opakovali tú istú informáciu.
Nemusíte ani pripomínať zmenu stavu po neprítomnosti, ktorej koniec zamestnanec vopred určil. Keď niekto odíde, zachováte históriu jeho úloh a po deaktivácii účtu máte voľné licenčné miesto pre ďalšiu osobu.
Príklad z každodennej práce
V stredu koordinátorka pridelí Marte naliehavú objednávku. Marta má od utorka stav „Dovolenka“ a v profile má uvedený dátum návratu. Asistent upozorní na jej neprítomnosť pri priraďovaní. Koordinátorka môže ešte v ten deň prideliť úlohu niekomu inému.
O týždeň neskôr niekto napíše do starého vlákna, ktorého je Marta účastníčkou. Dostane automatickú odpoveď so správou, ktorú si Marta nastavila v profile. V ten deň tam napíše ešte trikrát, ale ďalšia automatická odpoveď už nepríde. V tomto vlákne sa znova zobrazí až nasledujúci deň.
O tri mesiace odíde ďalší zamestnanec. Správca vypne prepínač „Aktívny“: história úloh zostane a licenčné miesto sa vráti do dostupného počtu.
Najčastejšie otázky
Počítajú sa v Task Manageri dni dovolenky a vedie sa v ňom personálna evidencia?
Nie. Task Manager zobrazuje, kto je neprítomný a v akom dátumovom rozsahu, ale nenahrádza personálny systém ani nepočíta nárok na dovolenku.
Kto nastavuje neprítomnosť - zamestnanec alebo administrátor?
Každý zamestnanec si nastavuje svoj stav v nastaveniach profilu v sekcii Stav dostupnosti. Administrátor môže nastaviť stav aj za inú osobu pri úprave jej účtu.
Treba po návrate z dovolenky ručne zmeniť stav na „Dostupný“?
Nie, ak je zadaný koncový dátum. Neprítomnosť po tomto dátume prestane platiť. Ak dátum „Do“ nie je nastavený, trvá až do ručnej zmeny stavu.
Aký je rozdiel medzi deaktiváciou a zablokovaním účtu?
Deaktivácia znemožní prihlásenie, zachová údaje a uvoľní licencované miesto. Pri pokuse o prihlásenie sa osobe zobrazí bežné hlásenie o nesprávnom e-maile alebo hesle. Blokovanie zruší relácie a zapamätané zariadenia. Osoba stratí prístup pri najbližšom kliknutí a pri prihlásení sa jej zobrazí správa o rozhodnutí administrátora. Blokovanie neuvoľní licencované miesto.
Upozorní Asistent AI na neprítomnosť pri priraďovaní úlohy?
Áno. Keď sa pokúsite priradiť úlohu neprítomnej osobe, Asistent AI vás na jej neprítomnosť upozorní.