¿Cómo usa RRHH Task Manager?
En la mayoría de las empresas, el aviso de ausencia llega demasiado tarde. La tarea ya está asignada, la fecha límite está fijada y solo entonces llega la respuesta automática: «Estoy de vacaciones hasta el viernes». En Task Manager, la información sobre la ausencia aparece cuando alguien intenta asignar trabajo.
El equipo de RR. HH. puede asegurarse de que los estados estén actualizados. Cada empleado establece su estado en los ajustes, en la pestaña Perfil, en la sección Estado de disponibilidad. Puede elegir entre cuatro estados: Disponible, Vacaciones, Enfermedad y Ausente. El administrador puede establecer el estado de otra persona en la sección «Estado de la cuenta» al editar al usuario. También puede ver la lista de personas ausentes.
Al añadir a una persona, el administrador global la asigna a los Espacios de trabajo que elija y establece sus permisos. El nuevo usuario recibe un correo electrónico de invitación y establece su contraseña al activar la cuenta.
¿Cómo funcionan los estados de ausencia y el acceso a las cuentas?
Si el estado no es «Disponible», la fecha «Desde» es obligatoria. Sin ella, el programa no guardará la ausencia. La fecha «Hasta» y el mensaje son opcionales. Si el empleado no indica una fecha de finalización, la ausencia se mantiene hasta que cambie el estado a «Disponible» manualmente. Si la indica, la ausencia finaliza después de esa fecha: la persona vuelve a considerarse disponible y dejan de enviarse respuestas automáticas. También se puede indicar una ausencia futura: empezará a aplicarse a partir de la fecha de inicio.
Cuando intentas asignar una tarea a una persona ausente, el Asistente de IA te avisa. Si escribes en un hilo de tarea o de chat con una persona cuyo estado es «Vacaciones» o «Enfermedad», recibirás una respuesta automática suya. Incluirá tu mención y el mensaje establecido en su perfil o un texto predeterminado. Aparece una vez al día en cada hilo. Otro mensaje en el mismo hilo ese día no la activará, pero sí lo hará un mensaje en otro hilo.
Al desactivar el interruptor «Activo», se impide iniciar sesión, se conservan los datos y las tareas, y se libera una licencia. La licencia solo cuenta a los usuarios activos. El estado «Bloqueado» cierra las sesiones y elimina los dispositivos recordados. La persona pierde el acceso al hacer clic por primera vez y, al iniciar sesión, ve un mensaje que indica que el administrador ha bloqueado la cuenta. El bloqueo no libera la licencia. El administrador no puede bloquearse a sí mismo ni bloquear a otro administrador global: esta opción no aparece en esas cuentas.
Qué cambia en el trabajo del equipo
Planificas el trabajo sabiendo quién está ausente. No te enteras de las vacaciones solo cuando una tarea asignada se queda sin respuesta.
No tienes que avisar por separado a cada persona que escriba a un empleado ausente de que está de vacaciones o de baja. Recibirá una respuesta en la conversación y tú no tendrás que interrumpir tu trabajo para transmitir la misma información.
Tampoco tienes que recordar a nadie que cambie su estado al volver de una ausencia cuya fecha de finalización se haya establecido de antemano. Cuando alguien se va, conservas el historial de sus tareas y, al desactivar su cuenta, liberas una licencia para otra persona.
Ejemplo del trabajo diario
El miércoles, una coordinadora asigna un pedido urgente a Marta. Marta tiene el estado «Vacaciones» desde el martes y ha indicado la fecha de vuelta en su perfil. El Asistente avisa de su ausencia al asignar la tarea. La coordinadora puede asignársela a otra persona ese mismo día.
Una semana después, alguien escribe en un hilo antiguo en el que Marta participa. Recibe una respuesta automática con el mensaje que Marta configuró en su perfil. Escribe allí tres veces más ese día, pero no recibe otra respuesta automática. Esta volverá a aparecer en el hilo al día siguiente.
Tres meses después, otro empleado se va. El administrador desactiva el interruptor «Activo»: se conserva el historial de tareas y la licencia vuelve a estar disponible.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager calcula los días de vacaciones y lleva un expediente de personal?
No. Task Manager muestra quién está ausente y durante qué periodo, pero no sustituye a un sistema de gestión de personal ni calcula los días de vacaciones disponibles.
¿Quién registra una ausencia: el empleado o un administrador?
Cada empleado establece su estado en los ajustes del perfil, en la sección Estado de disponibilidad. El administrador también puede establecer el estado de otra persona al editar su cuenta.
¿Hay que cambiar manualmente el estado a «Disponible» al volver de vacaciones?
No, si se ha indicado una fecha de finalización. La ausencia deja de estar activa después de esa fecha. Si no se indica la fecha «Hasta», se mantiene hasta que se cambie el estado manualmente.
¿En qué se diferencian la desactivación de una cuenta y su bloqueo?
La desactivación impide iniciar sesión, conserva los datos y libera una licencia. Al intentar iniciar sesión, la persona ve el mensaje habitual de correo electrónico o contraseña incorrectos. El bloqueo cierra las sesiones y elimina los dispositivos recordados. La persona pierde el acceso al hacer clic por primera vez y, al iniciar sesión, ve un mensaje que indica que el administrador ha tomado esta decisión. El bloqueo no libera la licencia.
¿El Asistente de IA avisa de una ausencia al asignar una tarea?
Sí. Cuando intentas asignar una tarea a una persona ausente, el Asistente de IA te avisa de su ausencia.