Jak marketingový tým pracuje v Task Manageru?
Marketingový tým vede několik kampaní současně. Jedna čeká na grafiku, druhá na schválení textu, třetí vychází v pátek. Task Manager v marketingu umožňuje mít kampaň, její materiály a termín zveřejnění u úkolu - místo jejich rozdělování mezi tabulku, e-mail a složku na ploše.
Úkol kampaně má téma, popis, do kterého můžete vložit zadání, termín a přiřazené osoby. Termín má dvě samostatná volitelná pole: datum a čas. Můžete tedy zadat jak „publikace 12. března“, tak „publikace 12. března v 9:00“. Stav vybíráte ze čtyř možností: Bez stavu, Probíhá, Hotovo, Zrušeno. Po změně stavu se ve vlákně objeví systémová zpráva „Jméno Příjmení změnil(a) stav na Probíhá“. Uvidíte, kdo změnil stav kampaně.
Tabule je sloupcové zobrazení, ve kterém jeden sloupec odpovídá jednomu pracovnímu prostoru. Prostory pro placené kampaně, obsah a PR aktivity můžete zobrazit vedle sebe. V každém sloupci jsou sekce Oblíbené, Úkoly a Chaty.
Co je na tabuli vidět a kde najdete materiály
Položky na tabuli mají barvy podle termínu: červená označuje úkol po termínu, modrá - úkol na dnešek a zelená - úkol v termínu. Sloupce přesouváte uchopením za záhlaví a řadíte podle toho, jak pracujete. Uspořádání se uloží pro vás a zobrazí se při příštím otevření. Přesouvat můžete také položky uvnitř sloupce. Změníte tím pouze pořadí zobrazení, ne termíny. Přetažením kampaně do sekce Oblíbené ji přidáte mezi oblíbené, vytažením ji zase odeberete. Chybu vrátíte ikonou zpět nebo zkratkou Ctrl+Z. To platí i pro změnu oblíbených.
Materiály se ukládají do modulu Soubory (varianta Pro). Každý úkol má vlastní složku, která vzniká automaticky, i když je prázdná. Soubory nahrané do složky kampaně vidí všichni její účastníci. Patří sem i obrázky vložené do textu zprávy a kresby z okna Nakreslit. Přílohy z konverzace jsou v Souborech pouze ke čtení - nelze je odtud smazat ani přesunout.
Bez stahování si můžete prohlédnout obrázky, PDF a texty, stejně jako DOCX a XLSX v textovém náhledu. Videa MP4, MOV, WebM a OGV přehrajete v okně s možností posouvání. U AVI a MKV se zobrazí informace, že je prohlížeč nepřehraje, a tlačítko ke stažení. Soubory můžete řadit podle názvu, data přidání, data změny, velikosti a typu. Dlaždice složky ukazuje počet souborů a poznámek uvnitř.
Co získáte?
Nemusíte každé pondělí zjišťovat stav kampaní otázkami v chatu. Vidíte, co je po termínu, co má být hotové dnes a co se stále vejde do plánu. Snáze začnete řešit věci, které vyžadují reakci, místo abyste nejdřív zjišťovali stav každé kampaně.
Nemusíte znovu žádat o banner, který už někdo sdílel s týmem. Materiály najdete u kampaně, které se týkají. Platí to i pro snímek obrazovky s opravou vložený do konverzace - nemusíte ho hledat mezi zprávami.
Když se ke kampani vrátíte, nemusíte si obsah dříve sdílených materiálů vybavovat zpaměti. Asistent může využívat vaše soubory jako zdroje znalostí.
Příklad z každodenní práce
Tři kampaně mají publikaci ve stejném týdnu. Na tabuli jsou vidět v jednom sloupci. První je zelená a má stav Probíhá. Druhá je modrá - vychází dnes. Třetí je červená, protože její termín vypršel včera. Otevřete poslední kampaň. Ve vlákně uvidíte systémovou zprávu: „Jméno Příjmení změnil(a) stav na Bez stavu“.
Ve složce kampaně jsou texty a jedna grafika. Přetáhnete kampaň do sekce Oblíbené, abyste ji měli v samostatné sekci sloupce. Potom do její složky nahrajete chybějící soubory. Účastníci kampaně si je mohou prohlédnout ve složce úkolu, aniž by je museli hledat v e-mailových schránkách.
Nejčastější dotazy
Potřebuji modul Soubory?
Pro sdílený disk ano - to je varianta Pro.
Může AI asistent vytvářet texty na základě našich materiálů?
Ano. Jako zdroj znalostí můžete připojit jednotlivý soubor, vlastní složku nebo rozsah „Všechny moje soubory“. Připojit můžete pouze svou složku - blok složky zahrnuje soubory jejího vlastníka. Asistent čte obsah souborů TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. Pokud z formátu nelze získat text, dostane informaci, že obsah není dostupný. V případě složky dostane přehled jejího obsahu a texty jednotlivých souborů do 20 000 znaků.
Jsou materiály kampaně soukromé, nebo je vidí celý tým?
Soubor je ve výchozím nastavení soukromý: vidí ho jeho vlastník a osoby, se kterými ho sdílel. Složka úkolu nebo chatu je sdíleným prostorem, takže soubory nahrané do kampaně vidí všichni její účastníci. Soubory ve vašich soukromých podsložkách uvnitř kampaně zůstávají soukromé.
Mohu si na tabuli nastavit vlastní pořadí kampaní, aniž bych měnil termíny?
Ano. Přetažení položky ve sloupci změní pouze pořadí zobrazení. Data a časy zůstávají beze změny. Pořadí se ukládá pro vás a nové kampaně se podle aktuálního řazení zařadí na konec.
Naruší filtry na tabuli zobrazení seznamu úkolů?
Ne. Tabule má vlastní filtry a řazení, nezávislé na prostředním sloupci. Každá její nabídka začíná řádkem Reset, který vymaže pouze nastavení tabule.