Miten markkinointitiimi työskentelee Task Managerissa?
Markkinointitiimi hallinnoi useita kampanjoita samanaikaisesti. Yhdessä odotetaan grafiikkaa, toisessa tekstin hyväksyntää, ja kolmas julkaistaan perjantaina. Task Managerissa markkinointitiimi voi pitää kampanjan, sen materiaalit ja julkaisupäivän tehtävän yhteydessä - sen sijaan, että ne olisivat hajallaan taulukossa, sähköpostissa ja työpöydän kansiossa.
Kampanjatehtävällä on aihe, kuvaus, johon voit lisätä briiffin, määräaika ja vastuuhenkilöt. Määräajalla on kaksi erillistä valinnaista kenttää: päivämäärä ja kellonaika. Voit siis tallentaa sekä ”julkaisu 12. maaliskuuta” että ”julkaisu 12. maaliskuuta klo 9:00”. Voit valita neljästä tilasta: Ei tilaa, Työn alla, Valmis ja Peruutettu. Kun tila vaihtuu, viestiketjuun ilmestyy järjestelmäviesti ”Etunimi Sukunimi muutti tilaksi Työn alla”. Näet, kuka muutti kampanjan tilaa.
Taulu on sarakenäkymä, jossa kukin sarake vastaa yhtä työtilaa. Voit tarkastella maksullisten kampanjoiden, sisällöntuotannon ja PR-toimien työtiloja rinnakkain. Jokaisessa sarakkeessa on osiot Suosikit, Tehtävät ja Keskustelut.
Mitä taululla näkyy ja mistä materiaalit löytyvät
Taulun kohteiden väri määräytyy määräajan mukaan: punainen tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen tämän päivän tehtävää ja vihreä aikataulussa olevaa tehtävää. Voit vetää sarakkeita otsikosta ja järjestää ne työnne kannalta sopivaan järjestykseen. Asettelu tallennetaan sinulle, ja se näkyy seuraavalla avauskerralla. Voit myös vetää kohteita sarakkeen sisällä. Tällöin muutat vain esitysjärjestystä, et määräaikoja. Kun vedät kampanjan Suosikit-osioon, se lisätään suosikkeihin. Kun vedät sen pois, se poistetaan suosikeista. Voit kumota virheen kumoamiskuvakkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+Z. Tämä koskee myös suosikkien muuttamista.
Materiaalit tallentuvat Tiedostot-moduuliin (Pro-versio). Jokaisella tehtävällä on oma kansio, joka luodaan automaattisesti, vaikka se olisikin tyhjä. Kampanjan kansioon ladatut tiedostot näkevät kaikki sen osallistujat. Sinne tallentuvat myös viestin sisältöön liitetyt kuvat sekä Piirrä-ikkunassa tehdyt piirrokset. Keskustelun liitteet näkyvät Tiedostoissa vain luku -tilassa - niitä ei voi poistaa tai siirtää sieltä.
Voit esikatsella kuvia, PDF-tiedostoja ja tekstitiedostoja lataamatta niitä. DOCX- ja XLSX-tiedostot näkyvät tekstiesikatselussa. MP4-, MOV-, WebM- ja OGV-videot toistuvat kelattavassa ikkunassa. AVI- ja MKV-tiedostojen kohdalla näet ilmoituksen siitä, ettei selain pysty toistamaan niitä, sekä latauspainikkeen. Voit lajitella tiedostoja nimen, lisäyspäivän, muokkauspäivän, koon ja tyypin mukaan. Kansiokortissa näkyy kansion tiedostojen ja muistiinpanojen määrä.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kysellä joka maanantai kampanjoiden tilannetta keskusteluissa. Näet, mitkä ovat myöhässä, mitkä julkaistaan tänään ja mitkä ovat edelleen aikataulussa. Keskustelun aloittaminen reagointia vaativista asioista on helpompaa, kun sinun ei tarvitse ensin selvittää jokaisen kampanjan tilannetta.
Sinun ei tarvitse pyytää uudelleen banneria, jonka joku on jo jakanut tiimille. Materiaalit ovat niitä koskevan kampanjan yhteydessä. Tämä koskee myös keskusteluun liitettyä kuvakaappausta korjauksesta - sinun ei tarvitse etsiä sitä viestien joukosta.
Sinun ei tarvitse palauttaa aiempien materiaalien sisältöä mieleesi, kun palaat kampanjan pariin. Avustaja voi käyttää tiedostojasi tietolähteinä.
Esimerkki arjen työstä
Kolme kampanjaa julkaistaan samalla viikolla. Ne näkyvät taululla samassa sarakkeessa. Ensimmäinen on vihreä ja sen tila on Työn alla. Toinen on sininen - se julkaistaan tänään. Kolmas on punainen, koska sen määräaika meni umpeen eilen. Avaat viimeisen kampanjan. Viestiketjussa näkyy järjestelmäviesti: ”Etunimi Sukunimi muutti tilaksi Ei tilaa”.
Kampanjan kansiossa on tekstejä ja yksi grafiikka. Vedät kampanjan Suosikit-osioon, jotta se näkyy sarakkeen omassa osiossa. Sitten lataat puuttuvat tiedostot sen kansioon. Kampanjan osallistujat näkevät ne tehtävän kansiossa ilman, että heidän tarvitsee etsiä niitä postilaatikoista.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Tiedostot-moduulin?
Jaettuun asemaan kyllä - se on Pro-paketti.
Voiko AI-avustaja kirjoittaa omien materiaalien pohjalta?
Kyllä. Tietolähteeksi voit liittää yksittäisen tiedoston, oman kansion tai alueen ”Kaikki omat tiedostot”. Voit liittää vain oman kansiosi - kansiolohko kattaa sen omistajan tiedostot. Avustaja lukee TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostojen sisällön. Jos tiedostomuodosta ei voi poimia tekstiä, avustaja saa tiedon siitä, ettei sisältö ole saatavilla. Kansion tapauksessa se saa luettelon kansion sisällöstä ja tiedostojen sisällön enintään 20 000 merkkiin asti.
Ovatko kampanjamateriaalit yksityisiä vai näkeekö koko tiimi ne?
Tiedosto on oletusarvoisesti yksityinen: sen näkevät omistaja ja henkilöt, joiden kanssa se on jaettu. Tehtävän tai keskustelun kansio on yhteinen tila, joten kaikki kampanjan osallistujat näkevät sinne ladatut tiedostot. Kampanjan sisällä olevissa omissa yksityisissä alikansioissasi olevat tiedostot pysyvät yksityisinä.
Voinko määrittää kampanjoille oman järjestyksen taululla muuttamatta määräaikoja?
Kyllä. Kohteiden vetäminen sarakkeessa muuttaa vain niiden esitysjärjestystä. Päivämäärät ja kellonajat pysyvät ennallaan. Järjestys tallennetaan sinulle, ja uudet kampanjat siirtyvät loppuun nykyisen lajittelun mukaisesti.
Haittaavatko taulun suodattimet tehtävälistan näkymää?
Ei. Taululla on omat suodattimet ja lajittelu, jotka eivät vaikuta keskimmäiseen sarakkeeseen. Jokaisen valikon ensimmäisenä rivinä on Palauta oletukset, joka tyhjentää vain taulun asetukset.