Wie arbeitet ein Marketingteam mit Task Manager?
Das Marketingteam betreut mehrere Kampagnen gleichzeitig. Bei einer fehlen noch Grafiken, eine andere wartet auf die Freigabe des Textes und die dritte geht am Freitag live. Mit Task Manager im Marketing behalten Sie die Kampagne, ihre Materialien und den Veröffentlichungstermin direkt bei der Aufgabe - statt sie auf Tabellen, E-Mails und einen Desktop-Ordner zu verteilen.
Eine Kampagnenaufgabe hat einen Titel, eine Beschreibung, in der Sie das Briefing hinterlegen können, einen Fälligkeitstermin und zugewiesene Personen. Der Fälligkeitstermin besteht aus zwei separaten, optionalen Feldern: Datum und Uhrzeit. Sie können also sowohl „Veröffentlichung am 12. März“ als auch „Veröffentlichung am 12. März um 9:00 Uhr“ eintragen. Für den Status stehen vier Werte zur Auswahl: Kein Status, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen. Wird der Status geändert, erscheint im Thread eine Systemnachricht: „Vorname Nachname hat den Status auf In Bearbeitung geändert“. So sehen Sie, wer den Kampagnenstatus geändert hat.
Das Board ist eine Spaltenansicht, in der jede Spalte einem Arbeitsbereich entspricht. Bereiche für bezahlte Kampagnen, Inhalte und PR-Aktivitäten können Sie nebeneinander anzeigen. Jede Spalte enthält die Bereiche Favoriten, Aufgaben und Chats.
Was auf dem Board zu sehen ist und wo die Materialien liegen
Die Einträge auf dem Board sind je nach Fälligkeitstermin farblich markiert: Rot bedeutet, dass eine Aufgabe überfällig ist, Blau - heute fällig, und Grün - noch fristgerecht. Sie können Spalten am Kopf ziehen und in der Reihenfolge anordnen, die zu Ihrer Arbeit passt. Die Anordnung wird für Sie gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt. Auch Einträge innerhalb einer Spalte können Sie verschieben. Dabei ändern Sie nur die Anzeigereihenfolge, nicht die Fälligkeitstermine. Wenn Sie eine Kampagne in den Bereich Favoriten ziehen, wird sie zu den Favoriten hinzugefügt. Ziehen Sie sie heraus, wird sie entfernt. Einen Fehler machen Sie mit dem Rückgängig-Symbol oder der Tastenkombination Ctrl+Z rückgängig. Das gilt auch für Änderungen an den Favoriten.
Materialien landen im Modul Dateien (Pro-Variante). Jede Aufgabe hat einen eigenen Ordner, der automatisch entsteht, auch wenn er leer ist. Dateien, die in den Kampagnenordner hochgeladen werden, sehen alle Teilnehmer der Kampagne. Dort landen auch Bilder, die in Nachrichten eingefügt wurden, sowie Zeichnungen aus dem Fenster Zeichnen. Anhänge aus Unterhaltungen sind in Dateien nur lesbar - von dort können sie weder gelöscht noch verschoben werden.
Bilder, PDFs und Texte können Sie ohne Download ansehen, ebenso DOCX- und XLSX-Dateien in der Textvorschau. MP4-, MOV-, WebM- und OGV-Videos lassen sich in einem Fenster mit Steuerelementen abspielen. Bei AVI- und MKV-Dateien wird angezeigt, dass der Browser sie nicht abspielen kann, und eine Schaltfläche zum Herunterladen eingeblendet. Dateien lassen sich nach Name, Hinzufügedatum, Änderungsdatum, Größe und Typ sortieren. Die Kachel eines Ordners zeigt die Anzahl der darin enthaltenen Dateien und Notizen.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht jeden Montag im Chat nach dem Status der Kampagnen fragen. Sie sehen, was überfällig ist, was heute veröffentlicht wird und was noch im Zeitplan liegt. So können Sie Gespräche leichter mit den Themen beginnen, die eine Reaktion erfordern, statt zunächst den Stand jeder Kampagne zu erfragen.
Sie müssen nicht erneut um ein Banner bitten, das bereits mit dem Team geteilt wurde. Die Materialien liegen bei der Kampagne, zu der sie gehören. Das gilt auch für einen Screenshot mit einer Korrektur, der in einen Chat eingefügt wurde - Sie müssen ihn nicht zwischen den Nachrichten suchen.
Sie müssen sich nicht an frühere Materialien erinnern, wenn Sie zu einer Kampagne zurückkehren. Der Assistent kann Ihre Dateien als Wissensquellen nutzen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Drei Kampagnen sollen in derselben Woche veröffentlicht werden. Auf dem Board sind sie in einer Spalte zu sehen. Die erste ist grün und hat den Status In Bearbeitung. Die zweite ist blau - sie geht heute live. Die dritte ist rot, weil der Fälligkeitstermin gestern war. Sie öffnen die letzte. Im Thread sehen Sie die Systemnachricht: „Vorname Nachname hat den Status auf Kein Status geändert“.
Im Kampagnenordner liegen Texte und eine Grafik. Sie ziehen die Kampagne in den Bereich Favoriten, damit sie in einem eigenen Bereich der Spalte angezeigt wird. Anschließend laden Sie die fehlenden Dateien in den Kampagnenordner hoch. Die Beteiligten können sie im Aufgabenordner sehen, ohne in ihren Postfächern danach suchen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich das Modul Dateien?
Für das gemeinsame Laufwerk schon - das ist die Pro-Variante.
Kann der KI-Assistent auf Grundlage unserer Materialien schreiben?
Ja. Als Wissensquelle können Sie eine einzelne Datei, einen eigenen Ordner oder den Bereich „Alle meine Dateien“ hinzufügen. Sie können nur Ihren eigenen Ordner hinzufügen - der Ordnerblock umfasst die Dateien seines Besitzers. Der Assistent liest den Inhalt von TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- und PDF-Dateien. Wenn sich aus einem Format kein Text extrahieren lässt, erhält er den Hinweis, dass der Inhalt nicht verfügbar ist. Bei einem Ordner erhält er eine Inhaltsübersicht und den Inhalt der einzelnen Dateien mit jeweils bis zu 20 000 Zeichen.
Sind Kampagnenmaterialien privat oder kann das ganze Team sie sehen?
Eine Datei ist standardmäßig privat: Sie ist für ihren Besitzer und die Personen sichtbar, mit denen sie geteilt wurde. Der Ordner einer Aufgabe oder eines Chats ist ein gemeinsamer Bereich. Deshalb sehen alle Teilnehmer die in die Kampagne hochgeladenen Dateien. Dateien in Ihren privaten Unterordnern innerhalb der Kampagne bleiben privat.
Kann ich die Reihenfolge meiner Kampagnen auf dem Board selbst festlegen, ohne die Fälligkeitsdaten zu ändern?
Ja. Wenn Sie Elemente innerhalb einer Spalte verschieben, ändert sich nur die Anzeigereihenfolge. Datum und Uhrzeit bleiben unverändert. Die Reihenfolge wird für Sie gespeichert, und neue Kampagnen werden entsprechend der aktuellen Sortierung am Ende eingefügt.
Beeinflussen die Filter auf dem Board die Aufgabenlistenansicht?
Nein. Das Board hat eigene Filter und Sortierungen, unabhängig von der mittleren Spalte. Jedes seiner Menüs beginnt mit der Zeile „Zurücksetzen“, die nur die Einstellungen des Boards zurücksetzt.