Hogyan dolgozik a marketingcsapat a Task Managerben?
A marketingcsapat egyszerre több kampányt kezel. Az egyik grafikákra vár, a másik a szöveg jóváhagyására, a harmadik pénteken indul. A Task Managerben a marketingkampány, a hozzá tartozó anyagok és a közzététel határideje együtt maradhat a feladattal - ahelyett, hogy táblázat, e-mail és az asztali mappa között oszlana meg.
A kampányfeladatnak van tárgya, leírása, amelybe briefet is írhatsz, határideje és hozzárendelt résztvevői. A határidő két különálló, opcionális mezőből áll: dátumból és időpontból. Így rögzítheted például, hogy „közzététel március 12-én”, vagy azt, hogy „közzététel március 12-én 9:00-kor”. Négy érték közül választhatsz állapotot: Nincs állapot, Folyamatban, Elvégezve, Törölve. Az állapot módosításakor a beszélgetésszálban megjelenik az „Utónév Vezetéknév az állapotot erre módosította: Folyamatban” rendszerüzenet. Láthatod, ki módosította a kampány állapotát.
A Tábla oszlopos nézetében minden oszlop egy Munkaterületnek felel meg. A fizetett kampányoknak, a tartalmaknak és a PR-tevékenységeknek fenntartott munkaterületeket egymás mellett láthatod. Minden oszlopban Kedvencek, Feladatok és Csevegések szekciók találhatók.
Mi látható a Táblán, és hol vannak az anyagok
A Táblán az elemek színe a határidőtől függ: a piros a lejárt feladatot, a kék a mai határidejűt, a zöld pedig a határidőn belülit jelöli. Az oszlopokat a fejlécüknél fogva húzhatod a csapatotok munkájának megfelelő sorrendbe. Az elrendezés neked mentődik el, és a következő megnyitáskor is így jelenik meg. Az oszlopokon belül az elemek sorrendjét is átrendezheted. Ezzel csak a megjelenítési sorrend változik, a határidők nem. Ha egy kampányt a Kedvencek szekcióba húzol, hozzáadod a kedvencekhez, ha pedig kihúzod onnan, eltávolítod. A tévedést a visszavonás ikonnal vagy a Ctrl+Z billentyűparanccsal javíthatod. Ez a kedvencek módosítására is érvényes.
Az anyagok a Fájlok modulba kerülnek (Pro csomag). Minden feladathoz automatikusan létrejön egy saját mappa, akkor is, ha üres. A kampány mappájába feltöltött fájlokat a kampány minden résztvevője látja. Ide kerülnek az üzenetek szövegébe beillesztett képek és a Rajzolj ablakból származó rajzok is. A beszélgetésből származó mellékletek a Fájlok modulban csak olvashatók - onnan nem törölhetők és nem helyezhetők át.
Letöltés nélkül megtekintheted a képeket, PDF-eket és szövegeket, valamint szöveges előnézetben a DOCX- és XLSX-fájlokat is. Az MP4, MOV, WebM és OGV videókat görgethető lejátszóablakban nézheted meg. AVI és MKV esetén egy tájékoztatás jelenik meg arról, hogy a böngésző nem tudja lejátszani őket, valamint egy letöltés gomb. A fájlokat név, hozzáadás dátuma, módosítás dátuma, méret és típus szerint rendezheted. A mappacsempén látható, hány fájl és jegyzet van benne.
Mit nyersz vele?
Nem kell minden hétfőn csevegésben kérdezgetned, hogy állnak a kampányok. Látod, mi késett le a határidőről, mi jelenik meg ma, és mi halad még a terv szerint. Könnyebb először a figyelmet igénylő ügyekkel foglalkozni, ahelyett, hogy előbb minden kampány állapotát tisztázni kellene.
Nem kell újra elkérned a bannert, amelyet valaki már megosztott a csapattal. Az anyagok annál a kampánynál találhatók, amelyhez tartoznak. Ez a beszélgetésbe beillesztett, javítást mutató képernyőképre is igaz - nem kell az üzenetek között keresgélned.
Nem kell emlékezetből felidézned a korábbi anyagok tartalmát, amikor visszatérsz egy kampányhoz. Az asszisztens a fájljaidat is felhasználhatja tudásforrásként.
Példa a mindennapi munkából
Három kampány közzététele ugyanarra a hétre esik. A táblán egy oszlopban láthatók. Az első zöld, állapota Folyamatban. A második kék - ma jelenik meg. A harmadik piros, mert a határideje tegnap lejárt. Megnyitod az utóbbit. A beszélgetésszálban ezt a rendszerüzenetet látod: „Utónév Vezetéknév az állapotot erre módosította: Nincs állapot”.
A kampány mappájában szövegek és egy grafika található. A kampányt a Kedvencek szekcióba húzod, hogy az oszlop külön szekciójában legyen. Ezután feltöltöd a hiányzó fájlokat a mappájába. A kampány résztvevői a feladat mappájában megtalálják őket, nem kell a postafiókokban keresgélniük.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Fájlok modulra?
A közös meghajtóhoz igen - ez a Pro változat.
Írhat az AI-asszisztens a saját anyagaink alapján?
Igen. Tudásforrásként egyetlen fájlt, egy saját mappát vagy az „Összes saját fájl” tartományt is megadhatod. Csak a saját mappádat csatolhatod hozzá - a mappablokk a tulajdonos fájljait tartalmazza. Az asszisztens TXT, CSV, DOCX, XLSX és PDF fájlok tartalmát olvassa be. Ha egy formátumból nem nyerhető ki szöveg, arról tájékoztatást kap. Mappa esetén megkapja a tartalomjegyzéket, valamint a benne lévő fájlok szövegét, fájlonként legfeljebb 20 000 karakterig.
Privátak a kampányanyagok, vagy az egész csapat látja őket?
A fájl alapértelmezés szerint privát: a tulajdonosa és azok látják, akikkel megosztották. A feladathoz vagy csevegéshez tartozó mappa közös terület, ezért a kampányba feltöltött fájlokat minden résztvevő látja. A kampányon belüli saját privát almappáid fájljai továbbra is privátak maradnak.
Beállíthatom a kampányok saját sorrendjét a táblán a határidők módosítása nélkül?
Igen. Az elemek oszlopon belüli áthúzása csak a megjelenítési sorrendet módosítja. A dátumok és időpontok változatlanok maradnak. A sorrend csak nálad mentődik el, az új kampányok pedig az aktuális rendezés szerint a lista végére kerülnek.
A táblán beállított szűrők elrontják a feladatlista nézetét?
Nem. A Tábla saját szűrőkkel és rendezéssel rendelkezik, amelyek függetlenek a középső oszloptól. Minden menüje egy Visszaállítás sorral kezdődik, amely csak a Tábla beállításait törli.