Comment une équipe marketing travaille-t-elle dans Task Manager ?
L’équipe marketing mène plusieurs campagnes en parallèle. L’une attend des visuels, une autre l’approbation d’un texte, et la troisième est prévue pour vendredi. Task Manager permet de garder la campagne, ses ressources et sa date de publication avec la tâche, plutôt que de les disperser entre un tableur, des e-mails et un dossier sur le bureau.
Une tâche de campagne comporte un sujet, une description où vous pouvez ajouter le brief, une échéance et des personnes assignées. L’échéance comprend deux champs facultatifs distincts : la date et l’heure. Vous pouvez donc indiquer aussi bien « publication le 12 mars » que « publication le 12 mars à 9:00 ». Vous avez le choix entre quatre statuts : Aucun statut, En cours, Terminée, Annulée. Lorsqu’un statut change, un message système apparaît dans le fil de discussion : « Prénom Nom a modifié le statut : En cours ». Vous voyez qui a modifié le statut de la campagne.
Le Tableau est une vue en colonnes, où chaque colonne correspond à un espace de travail. Vous pouvez afficher côte à côte les espaces consacrés aux campagnes payantes, aux contenus et aux relations presse. Chaque colonne comporte les sections Favoris, Tâches et Discussions.
Ce qui apparaît sur le Tableau et où se trouvent les ressources
Les éléments du Tableau changent de couleur en fonction de leur échéance : le rouge indique une tâche en retard, le bleu une tâche prévue aujourd’hui et le vert une tâche dans les délais. Vous pouvez déplacer les colonnes en les faisant glisser par leur en-tête et les organiser selon votre façon de travailler. La disposition est enregistrée pour vous et réapparaît à la prochaine ouverture. Vous pouvez également déplacer les éléments à l’intérieur d’une colonne. Vous modifiez alors uniquement l’ordre d’affichage, pas les échéances. Faire glisser une campagne vers la section Favoris l’ajoute aux favoris ; l’en retirer la supprime des favoris. Vous pouvez annuler une erreur à l’aide de l’icône d’annulation ou du raccourci Ctrl+Z. Cela s’applique aussi aux modifications des favoris.
Les documents sont stockés dans le module Fichiers (version Pro). Chaque tâche possède son propre dossier, créé automatiquement, même s’il est vide. Les fichiers déposés dans le dossier d’une campagne sont visibles par tous ses participants. On y retrouve aussi les images collées dans le texte des messages et les dessins réalisés depuis la fenêtre Dessiner. Les pièces jointes issues d’une conversation sont en lecture seule dans Fichiers - impossible de les supprimer ou de les déplacer depuis là.
Vous pouvez prévisualiser les images, les PDF et les fichiers texte sans les télécharger, ainsi que les DOCX et XLSX en aperçu texte. Les vidéos MP4, MOV, WebM et OGV sont lisibles dans une fenêtre avec commandes de navigation. Pour les fichiers AVI et MKV, un message vous indique que le navigateur ne peut pas les lire et un bouton vous permet de les télécharger. Vous pouvez trier les fichiers par nom, date d’ajout, date de modification, taille et type. La vignette d’un dossier indique le nombre de fichiers et de notes qu’il contient.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez plus à demander chaque lundi l’état des campagnes dans les discussions. Vous voyez ce qui est en retard, ce qui sort aujourd’hui et ce qui reste dans les délais. Vous pouvez commencer par les sujets qui nécessitent une réaction, sans devoir d’abord faire le point sur chaque campagne.
Vous n’avez pas à redemander une bannière déjà partagée avec l’équipe. Les ressources sont associées à la campagne concernée. C’est aussi le cas d’une capture d’écran avec une correction collée dans une conversation : inutile de la chercher parmi les messages.
Quand vous reprenez une campagne, vous n’avez pas besoin de vous souvenir du contenu des ressources précédentes. L’Assistant IA peut utiliser vos fichiers comme sources de connaissances.
Exemple du quotidien
Trois campagnes doivent être publiées la même semaine. Elles apparaissent dans une seule colonne du Tableau. La première est verte et porte le statut En cours. La deuxième est bleue - elle sort aujourd’hui. La troisième est rouge, car son échéance était hier. Vous ouvrez cette dernière. Dans le fil de discussion, vous voyez le message système : « Prénom Nom a modifié le statut : Aucun statut ».
Le dossier de la campagne contient des textes et un visuel. Vous faites glisser la campagne vers la section Favoris pour la retrouver dans une section distincte de la colonne. Puis vous ajoutez les fichiers manquants à son dossier. Les participants à la campagne peuvent les consulter dans le dossier de la tâche, sans avoir à les chercher dans leurs boîtes mail.
Questions fréquentes
Ai-je besoin du module Fichiers ?
Pour le disque partagé, oui - c'est l'offre Pro.
L’Assistant IA peut-il rédiger à partir de nos documents ?
Oui. Comme source de connaissances, vous pouvez connecter un fichier individuel, un dossier personnel ou l’ensemble intitulé « Tous mes Fichiers ». Vous ne pouvez connecter que vos propres dossiers - le bloc du dossier inclut les fichiers de son propriétaire. L’Assistant peut lire le contenu des fichiers TXT, CSV, DOCX, XLSX et PDF. Si le texte ne peut pas être extrait d’un format, il est informé que le contenu est indisponible. Pour un dossier, il reçoit la liste de son contenu et le texte de chacun des fichiers, jusqu’à 20 000 caractères.
Les documents de campagne sont-ils privés ou visibles par toute l’équipe ?
Par défaut, un fichier est privé : son propriétaire et les personnes avec lesquelles il a été partagé peuvent le voir. Le dossier d’une tâche ou d’une discussion est un espace commun : tous les participants à la campagne voient donc les fichiers qui y sont téléversés. Les fichiers de vos sous-dossiers privés dans une campagne restent privés.
Puis-je définir l’ordre des campagnes sur le tableau sans modifier les échéances ?
Oui. Le glisser-déposer des éléments dans une colonne ne modifie que leur ordre d’affichage. Les dates et les heures restent inchangées. L’ordre est enregistré pour vous, et les nouvelles campagnes apparaissent à la fin, selon le tri actuel.
Les filtres du tableau modifient-ils l’affichage de la liste des tâches ?
Non. Le Tableau dispose de ses propres filtres et options de tri, indépendants de la colonne centrale. Chacun de ses menus commence par une ligne « Réinitialiser », qui efface uniquement les paramètres du Tableau.