Hur arbetar marknadsföringsteamet i Task Manager?
Marknadsteamet driver flera kampanjer samtidigt. En väntar på grafik, en annan på att texten ska godkännas och en tredje publiceras på fredag. Task Manager för marknadsföring gör att du kan samla kampanjen, dess material och publiceringsdatum vid uppgiften - i stället för att sprida ut dem mellan kalkylblad, e-post och en mapp på skrivbordet.
Kampanjuppgiften har en rubrik, en beskrivning där du kan lägga in en brief, ett förfallodatum och tilldelade personer. Förfallodatumet har två separata, valfria fält: datum och klockslag. Du kan alltså ange både ”publicering 12 mars” och ”publicering 12 mars kl. 9:00”. Du väljer status bland fyra alternativ: Ingen status, Pågående, Klar, Avbruten. När statusen ändras visas ett systemmeddelande i tråden: ”Förnamn Efternamn ändrade status till Pågående”. Du ser vem som ändrade kampanjens status.
Tavlan är en kolumnvy där varje kolumn motsvarar en arbetsyta. Du kan se ytor för betalda kampanjer, innehåll och PR-aktiviteter bredvid varandra. Varje kolumn har sektionerna Favoriter, Uppgifter och Chattar.
Det här visas på tavlan och här finns materialet
Objekten på tavlan får färg efter förfallodatum: rött betyder att uppgiften är försenad, blått - att den ska göras i dag och grönt - att den är i tid. Dra kolumnerna i rubriken för att ordna dem i den ordning som passar ert arbete. Layouten sparas för dig och visas igen nästa gång du öppnar vyn. Du kan också dra objekt inom en kolumn. Då ändrar du bara visningsordningen, inte förfallodatumen. Om du drar en kampanj till sektionen Favoriter läggs den till bland dina favoriter, och om du drar ut den tas den bort. Du kan ångra ett misstag med ångraikonen eller kortkommandot Ctrl+Z. Det gäller även ändringar av favoriter.
Material hamnar i modulen Filer (Pro-planen). Varje uppgift har en egen mapp som skapas automatiskt, även om den är tom. Filer som laddas upp till kampanjens mapp syns för alla deltagare i kampanjen. Dit hamnar också bilder inklistrade i meddelandetext och ritningar från fönstret Rita. Bilagor från en konversation är skrivskyddade i Filer - de kan inte raderas eller flyttas därifrån.
Du kan förhandsgranska bilder, PDF-filer och text utan att ladda ner dem, liksom DOCX- och XLSX-filer i en textvy. MP4-, MOV-, WebM- och OGV-videor spelas upp i ett fönster med uppspelningskontroller. För AVI- och MKV-filer visas ett meddelande om att webbläsaren inte kan spela upp dem, tillsammans med en nedladdningsknapp. Du kan sortera filer efter namn, uppladdningsdatum, ändringsdatum, storlek och typ. Mappens bricka visar hur många filer och anteckningar den innehåller.
Vad vinner du?
Du behöver inte fråga i chatten varje måndag för att få kampanjstatus. Du ser vad som är försenat, vad som publiceras i dag och vad som fortfarande följer planen. Det blir lättare att börja med sådant som kräver åtgärd i stället för att först ta reda på läget för varje kampanj.
Du behöver inte be om en banner igen när någon redan har delat den med teamet. Materialet finns vid kampanjen det hör till. Det gäller också en skärmbild med en korrigering som klistrats in i en konversation - du behöver inte leta efter den bland meddelandena.
Du behöver inte försöka minnas innehållet i tidigare material när du återupptar en kampanj. Assistenten kan använda dina filer som kunskapskällor.
Exempel från vardagen
Tre kampanjer ska publiceras samma vecka. På tavlan visas de i en och samma kolumn. Den första är grön och har status Pågående. Den andra är blå - den publiceras i dag. Den tredje är röd eftersom förfallodatumet var i går. Du öppnar den sista. I tråden ser du ett systemmeddelande: ”Förnamn Efternamn ändrade status till Ingen status”.
I kampanjmappen finns texter och en bild. Du drar kampanjen till sektionen Favoriter så att den visas i en egen sektion i kolumnen. Sedan laddar du upp de saknade filerna till kampanjmappen. Kampanjens deltagare kan se dem i uppgiftens mapp utan att behöva leta i inkorgarna.
Vanliga frågor
Behöver jag modulen Filer?
För den gemensamma disken - ja, det ingår i Pro-paketet.
Kan AI-assistenten skriva med utgångspunkt i vårt material?
Ja. Som kunskapskälla kan du välja en enskild fil, en egen mapp eller omfattningen ”Alla mina filer”. Du kan bara lägga till en mapp som du själv äger - mappblocket omfattar filer som ägs av mappens ägare. Assistenten läser innehåll från TXT-, CSV-, DOCX-, XLSX- och PDF-filer. Om det inte går att hämta text från ett format får assistenten information om att innehållet inte är tillgängligt. För en mapp får assistenten en innehållsförteckning och innehållet från efterföljande filer, upp till 20 000 tecken.
Är kampanjmaterialet privat eller kan hela teamet se det?
En fil är privat som standard: den kan ses av ägaren och av personer som den har delats med. En uppgifts- eller chattmapp är en gemensam arbetsyta, så alla deltagare i kampanjen kan se filer som laddats upp där. Filer i dina privata undermappar i kampanjen förblir privata.
Kan jag ställa in en egen ordning för kampanjerna på tavlan utan att ändra förfallodatumen?
Ja. Om du drar och släpper objekt i en kolumn ändras bara visningsordningen. Datum och tider förblir oförändrade. Ordningen sparas för dig, och nya kampanjer hamnar sist enligt den aktuella sorteringen.
Förstör filtren på tavlan uppgiftslistans vy?
Nej. Tavlan har egna filter och sortering, oberoende av mittkolumnen. Varje meny börjar med raden Återställ, som bara rensar tavlans inställningar.