Ako marketingový tím pracuje v Task Manageri?
Marketingový tím vedie niekoľko kampaní naraz. Jedna čaká na grafiku, druhá na schválenie textu, tretia sa spúšťa v piatok. Task Manager v marketingu vám umožní mať kampaň, jej materiály a termín publikovania pri úlohe - namiesto ich rozdeľovania medzi tabuľku, e-mail a priečinok na pracovnej ploche.
Úloha kampane má tému, opis, do ktorého môžete vložiť brief, termín a priradené osoby. Termín má dve samostatné voliteľné polia: dátum a čas. Môžete teda zadať „publikácia 12. marca“ aj „publikácia 12. marca o 9:00“. Stav si vyberiete zo štyroch možností: Bez stavu, Prebieha, Dokončené, Zrušené. Po zmene stavu sa vo vlákne zobrazí systémová správa „Meno Priezvisko zmenil(a) stav na Prebieha“. Uvidíte, kto zmenil stav kampane.
Nástenka je stĺpcové zobrazenie, v ktorom jeden stĺpec zodpovedá jednému pracovnému priestoru. Priestory pre platené kampane, obsah a PR aktivity môžete sledovať vedľa seba. V každom stĺpci sú sekcie Obľúbené, Úlohy a Chaty.
Čo vidíte na nástenke a kde nájdete materiály
Položky na nástenke majú farbu podľa termínu: červená označuje úlohu po termíne, modrá - úlohu na dnes a zelená - úlohu v termíne. Stĺpce môžete presúvať uchopením za hlavičku a zoradiť podľa toho, ako pracujete. Rozloženie sa uloží pre vás a zobrazí sa aj pri ďalšom otvorení. Položky môžete presúvať aj v rámci stĺpca. Zmeníte tým iba poradie zobrazenia, nie termíny. Presunutím kampane do sekcie Obľúbené ju pridáte medzi obľúbené, presunutím von ju odstránite. Chybu môžete vrátiť ikonou späť alebo skratkou Ctrl+Z. Platí to aj pre zmenu obľúbených.
Materiály sa ukladajú do modulu Súbory (variant Pro). Každá úloha má vlastný priečinok, ktorý sa vytvára automaticky, aj keď je prázdny. Súbory nahrané do priečinka kampane vidia všetci jej účastníci. Patria sem aj obrázky vložené do textu správy a kresby z okna Kresliť. Prílohy z konverzácie sú v Súboroch len na čítanie - nedajú sa odtiaľ zmazať ani presunúť.
Bez sťahovania si môžete prezerať obrázky, PDF a textové súbory, ako aj DOCX a XLSX v textovom náhľade. Videá MP4, MOV, WebM a OGV prehráte v okne s posuvníkom. Pri súboroch AVI a MKV sa zobrazí informácia, že ich prehliadač neprehrá, a tlačidlo na stiahnutie. Súbory môžete zoradiť podľa názvu, dátumu pridania, dátumu zmeny, veľkosti a typu. Karta priečinka zobrazuje počet súborov a poznámok v ňom.
Čo získate?
Nemusíte každý pondelok zisťovať stav kampaní otázkami v chate. Vidíte, čo je po termíne, čo sa má dokončiť dnes a čo je stále podľa plánu. Ľahšie začnete rozhovor témami, ktoré si vyžadujú reakciu, namiesto toho, aby ste najprv zisťovali stav každej kampane.
Nemusíte znova žiadať o banner, ktorý už niekto zdieľal s tímom. Materiály sú pri kampani, ktorej sa týkajú. Platí to aj pre snímku obrazovky s opravou vloženú do konverzácie - nemusíte ju hľadať medzi správami.
Keď sa ku kampani vrátite, nemusíte si pamätať obsah starších materiálov. Asistent môže využívať vaše súbory ako zdroje znalostí.
Príklad z každodennej práce
Tri kampane majú publikáciu naplánovanú na ten istý týždeň. Na nástenke ich vidíte v jednom stĺpci. Prvá je zelená a má stav Prebieha. Druhá je modrá - vychádza dnes. Tretia je červená, pretože jej termín uplynul včera. Otvoríte tú poslednú. Vo vlákne vidíte systémovú správu: „Meno Priezvisko zmenil(a) stav na Bez stavu“.
V priečinku kampane sú texty a jedna grafika. Presuniete kampaň do sekcie Obľúbené, aby ste ju mali v samostatnej sekcii stĺpca. Potom do jej priečinka nahráte chýbajúce súbory. Účastníci kampane si ich môžu pozrieť v priečinku úlohy bez toho, aby ich hľadali v e-mailových schránkach.
Najčastejšie otázky
Potrebujem modul Súbory?
Na spoločný disk áno - je to variant Pro.
Môže Asistent AI písať na základe našich materiálov?
Áno. Ako zdroj znalostí môžete pripojiť jeden súbor, vlastný priečinok alebo rozsah „Všetky moje súbory“. Pripojiť môžete iba vlastný priečinok - blok priečinka zahŕňa súbory jeho vlastníka. Asistent číta obsah súborov TXT, CSV, DOCX, XLSX a PDF. Ak z formátu nemožno získať text, dostane informáciu, že obsah nie je dostupný. V prípade priečinka dostane prehľad jeho obsahu a obsah jednotlivých súborov v rozsahu do 20 000 znakov.
Sú materiály kampane súkromné alebo ich vidí celý tím?
Súbor je predvolene súkromný: vidí ho jeho vlastník a osoby, s ktorými ho zdieľal. Priečinok úlohy alebo chatu je spoločným priestorom, takže súbory nahrané do kampane vidia všetci jej účastníci. Súbory vo vašich súkromných podpriečinkoch v rámci kampane zostávajú súkromné.
Môžem si nastaviť vlastné poradie kampaní na nástenke bez zmeny termínov?
Áno. Presúvanie položiek v stĺpci mení iba poradie zobrazenia. Dátumy a časy zostávajú nezmenené. Poradie sa uloží pre vás a nové kampane sa podľa aktuálneho triedenia zaradia na koniec.
Pokazia filtre na nástenke zobrazenie zoznamu úloh?
Nie. Nástenka má vlastné filtre a triedenie, nezávislé od stredného stĺpca. Každá jej ponuka začína riadkom Reset, ktorý vymaže iba nastavenia nástenky.