¿Cómo trabaja el equipo de marketing en Task Manager?
El equipo de marketing lleva varias campañas a la vez. Una está pendiente de los diseños, otra de la aprobación del texto y la tercera sale el viernes. Task Manager permite tener la campaña, sus materiales y la fecha de publicación junto a la tarea, en lugar de repartirlos entre una hoja de cálculo, el correo y una carpeta del escritorio.
La tarea de una campaña tiene un tema, una descripción en la que puedes incluir el brief, una fecha límite y personas asignadas. La fecha límite tiene dos campos opcionales e independientes: fecha y hora. Así, puedes indicar tanto «publicación el 12 de marzo» como «publicación el 12 de marzo a las 9:00». Puedes elegir uno de estos cuatro estados: Sin estado, En curso, Hecha, Cancelada. Cuando cambia el estado, aparece un mensaje del sistema en el hilo: «Nombre Apellido ha cambiado el estado a En curso». Puedes ver quién ha cambiado el estado de la campaña.
El Tablero es una vista en columnas en la que cada columna corresponde a un Espacio de trabajo. Puedes ver unas junto a otras las áreas de campañas de pago, contenidos y acciones de relaciones públicas. Cada columna tiene las secciones Favoritos, Tareas y Chats.
Qué se ve en el Tablero y dónde están los materiales
Los elementos del Tablero tienen colores según la fecha límite: el rojo indica que la tarea está vencida, el azul, que vence hoy, y el verde, que está dentro del plazo. Puedes arrastrar las columnas desde el encabezado y ordenarlas según vuestra forma de trabajar. La disposición se guarda para ti y se mantiene la próxima vez que abras el Tablero. También puedes arrastrar elementos dentro de una columna. Así solo cambias el orden de presentación, no las fechas límite. Si arrastras una campaña a la sección Favoritos, la añades a favoritos; si la sacas de ahí, la eliminas de favoritos. Puedes deshacer una acción con el icono de deshacer o el atajo Ctrl+Z. También funciona al añadir o quitar elementos de favoritos.
Los materiales van al módulo Archivos (versión Pro). Cada tarea tiene su propia carpeta, que se crea automáticamente, incluso si está vacía. Los archivos subidos a la carpeta de la campaña los ven todos sus participantes. Allí también se guardan las imágenes pegadas en el contenido de los mensajes y los dibujos de la ventana Dibujar. Los adjuntos de una conversación solo son de solo lectura en Archivos - no se pueden eliminar ni mover desde allí.
Puedes previsualizar imágenes, PDF y archivos de texto sin descargarlos, así como archivos DOCX y XLSX en una vista de texto. Los vídeos MP4, MOV, WebM y OGV se reproducen en una ventana con controles de navegación. Para los archivos AVI y MKV, verás un aviso de que el navegador no puede reproducirlos y un botón para descargarlos. Puedes ordenar los archivos por nombre, fecha de creación, fecha de modificación, tamaño y tipo. La tarjeta de la carpeta muestra cuántos archivos y notas contiene.
¿Qué ganas?
Ya no tienes que preguntar cada lunes por el estado de las campañas en el chat. Puedes ver cuáles están vencidas, cuáles salen hoy y cuáles siguen dentro del plazo. Así es más fácil empezar por los asuntos que requieren atención, en lugar de tener que averiguar primero el estado de cada campaña.
Ya no tienes que volver a pedir un banner que alguien ya ha compartido con el equipo. Los materiales están junto a la campaña a la que pertenecen. Esto también incluye una captura de pantalla con una corrección pegada en la conversación: no tienes que buscarla entre los mensajes.
Cuando retomas una campaña, no tienes que reconstruir de memoria qué contenían los materiales anteriores. El Asistente puede utilizar tus archivos como fuentes de conocimiento.
Ejemplo del trabajo diario
Tres campañas tienen publicaciones previstas para la misma semana. En el Tablero aparecen en una sola columna. La primera está en verde y tiene el estado En curso. La segunda está en azul: sale hoy. La tercera está en rojo porque su fecha límite venció ayer. Abres esta última. En el hilo ves un mensaje del sistema: «Nombre Apellido ha cambiado el estado a Sin estado».
En la carpeta de la campaña hay textos y un diseño. Arrastras la campaña a la sección Favoritos para tenerla en una sección aparte de la columna. Después subes los archivos que faltan a su carpeta. Los participantes de la campaña pueden verlos en la carpeta de la tarea, sin tener que buscarlos en sus buzones.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el módulo Archivos?
Para el disco compartido sí - es la versión Pro.
¿Puede el Asistente de IA redactar textos basándose en nuestros materiales?
Sí. Como fuente de conocimiento, puedes vincular un archivo concreto, una carpeta propia o el ámbito «Todos mis Archivos». Solo puedes vincular carpetas tuyas: el bloque de la carpeta incluye los archivos de su propietario. El Asistente lee el contenido de archivos TXT, CSV, DOCX, XLSX y PDF. Si no se puede extraer texto de un formato, recibe un aviso de que el contenido no está disponible. En el caso de una carpeta, recibe un índice de su contenido y el texto de los archivos sucesivos hasta un máximo de 20 000 caracteres.
¿Los materiales de la campaña son privados o los ve todo el equipo?
Por defecto, un archivo es privado: lo ve su propietario y las personas con quienes lo ha compartido. La carpeta de una tarea o un chat es un espacio compartido, así que todos sus participantes pueden ver los archivos subidos a la campaña. Los archivos de tus subcarpetas privadas dentro de la campaña siguen siendo privados.
¿Puedo definir mi propio orden de las campañas en el tablero sin cambiar las fechas límite?
Sí. Al arrastrar elementos dentro de una columna, solo cambia el orden de presentación. Las fechas y las horas no se modifican. El orden se guarda para ti, y las campañas nuevas aparecen al final según el criterio de ordenación actual.
¿Los filtros del tablero alteran la vista de la lista de tareas?
No. El Tablero tiene sus propios filtros y opciones de ordenación, independientes de la columna central. Cada uno de sus menús empieza con la opción Restablecer, que solo borra los ajustes del Tablero.