Come lavora il team marketing in Task Manager?
Il team marketing gestisce più campagne contemporaneamente. Una aspetta le grafiche, un’altra l’approvazione del testo, la terza parte venerdì. Task Manager per il marketing ti permette di tenere la campagna, i suoi materiali e la data di pubblicazione insieme all’attività, invece di distribuirli tra fogli di calcolo, e-mail e cartelle sul desktop.
L’attività della campagna ha un titolo, una descrizione in cui puoi inserire il brief, una scadenza e le persone assegnate. La scadenza ha due campi facoltativi distinti: data e ora. Puoi quindi indicare sia «pubblicazione il 12 marzo» sia «pubblicazione il 12 marzo alle 9:00». Puoi scegliere tra quattro stati: Nessuno stato, In corso, Completata, Annullata. Quando lo stato cambia, nella discussione compare un messaggio di sistema: «Nome Cognome ha cambiato lo stato in In corso». Puoi vedere chi ha cambiato lo stato della campagna.
La Bacheca è una vista a colonne in cui ogni colonna corrisponde a uno Spazio di lavoro. Puoi visualizzare una accanto all’altra le aree dedicate alle campagne a pagamento, ai contenuti e alle attività di PR. Ogni colonna contiene le sezioni Preferiti, Attività e Chat.
Cosa vedi sulla Bacheca e dove si trovano i materiali
Gli elementi sulla Bacheca hanno colori che dipendono dalla scadenza: il rosso indica un’attività scaduta, il blu una con scadenza oggi e il verde una nei tempi previsti. Puoi trascinare le colonne dalla barra del titolo e ordinarle in base al vostro modo di lavorare. La disposizione viene salvata per te e ripristinata alla prossima apertura. Puoi anche trascinare gli elementi all’interno di una colonna. In questo modo cambi solo l’ordine di visualizzazione, non le scadenze. Trascinando una campagna nella sezione Preferiti la aggiungi ai preferiti; trascinandola fuori, la rimuovi. Puoi annullare un errore con l’icona di annullamento o con la scorciatoia Ctrl+Z. Vale anche per le modifiche ai preferiti.
I materiali finiscono nel modulo File (variante Pro). Ogni attività ha una propria cartella, che viene creata automaticamente, anche se vuota. I file caricati nella cartella della campagna sono visibili a tutti i suoi partecipanti. Vi finiscono anche le immagini incollate nel testo dei messaggi e i disegni dalla finestra Disegna. Gli allegati di una conversazione sono presenti in File in sola lettura - non è possibile eliminarli né spostarli da lì.
Puoi visualizzare immagini, PDF e testi senza scaricarli, oltre a DOCX e XLSX in un’anteprima testuale. I video MP4, MOV, WebM e OGV si riproducono in una finestra con i controlli di scorrimento. Per i file AVI e MKV vedrai un messaggio che indica che il browser non può riprodurli e un pulsante per scaricarli. Puoi ordinare i file per nome, data di aggiunta, data di modifica, dimensione e tipo. Il riquadro della cartella mostra il numero di file e di note al suo interno.
Cosa ci guadagni?
Non devi raccogliere ogni lunedì gli aggiornamenti sulle campagne chiedendoli in chat. Vedi cosa è in ritardo, cosa esce oggi e cosa è ancora in linea con il piano. È più facile iniziare dalle questioni che richiedono attenzione, senza dover prima verificare lo stato di ogni campagna.
Non devi chiedere di nuovo un banner che qualcuno ha già condiviso con il team. I materiali si trovano accanto alla campagna a cui si riferiscono. Vale anche per uno screenshot con una correzione incollato nella conversazione: non devi cercarlo tra i messaggi.
Quando riprendi una campagna, non devi ricostruire a memoria il contenuto dei materiali precedenti. L’Assistente AI può usare i tuoi file come fonti di conoscenza.
Esempio dal lavoro quotidiano
Tre campagne sono programmate per la pubblicazione nella stessa settimana. Sulla Bacheca sono visibili nella stessa colonna. La prima è verde e ha lo stato In corso. La seconda è blu: esce oggi. La terza è rossa perché la scadenza è passata ieri. Apri quest’ultima. Nella discussione vedi un messaggio di sistema: «Nome Cognome ha cambiato lo stato in Nessuno stato».
Nella cartella della campagna ci sono dei testi e una grafica. Trascini la campagna nella sezione Preferiti per averla in una sezione separata della colonna. Poi carichi i file mancanti nella sua cartella. I partecipanti alla campagna possono vederli nella cartella dell’attività, senza cercarli nelle caselle di posta.
Domande frequenti
Ho bisogno del modulo File?
Per il disco condiviso sì - è il piano Pro.
L'Assistente AI può scrivere basandosi sui nostri materiali?
Sì. Come fonte di conoscenza puoi collegare un singolo file, una tua cartella oppure l'ambito «Tutti i miei File». Puoi collegare solo le tue cartelle: il blocco della cartella include i file di chi ne è proprietario. L'Assistente legge il contenuto dei file TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Se non è possibile estrarre il testo da un formato, riceve un'indicazione che il contenuto non è disponibile. Se colleghi una cartella, riceve un elenco dei suoi contenuti e il testo dei singoli file, fino a 20 000 caratteri per file.
I materiali della campagna sono privati o visibili a tutto il team?
Per impostazione predefinita, un file è privato: è visibile al proprietario e alle persone con cui è stato condiviso. La cartella di un'attività o di una chat è uno spazio condiviso, quindi i file caricati nella campagna sono visibili a tutti i suoi partecipanti. I file nelle tue sottocartelle private all'interno della campagna restano privati.
Posso impostare un ordine personalizzato delle campagne nella bacheca senza modificare le scadenze?
Sì. Trascinare le voci all'interno di una colonna modifica solo l'ordine di visualizzazione. Le date e gli orari restano invariati. L'ordine viene salvato per te e le nuove campagne finiscono in fondo, secondo l'ordinamento attuale.
I filtri nella bacheca compromettono la visualizzazione dell'elenco delle attività?
No. La Bacheca ha filtri e ordinamento propri, indipendenti dalla colonna centrale. Ogni menu inizia con la voce Reset, che cancella solo le impostazioni della Bacheca.