Como trabalha uma equipa de marketing no Task Manager?
A equipa de marketing gere várias campanhas ao mesmo tempo. Uma está à espera dos elementos gráficos, outra da aprovação do texto e uma terceira é lançada na sexta-feira. No marketing, o Task Manager permite manter a campanha, os seus materiais e a data de publicação junto à tarefa - em vez de os distribuir por uma folha de cálculo, e-mail e pasta no ambiente de trabalho.
Uma tarefa de campanha tem um título, uma descrição onde podes incluir o briefing, um prazo e pessoas atribuídas. O prazo tem dois campos opcionais separados: data e hora. Assim, podes registar tanto «publicação a 12 de março» como «publicação a 12 de março às 9:00». Podes escolher entre quatro estados: Sem estado, Em curso, Concluído e Cancelado. Depois de alterares o estado, aparece no tópico uma mensagem do sistema: «Nome Apelido alterou o estado para Em curso». Vês quem alterou o estado da campanha.
O Quadro é uma vista em colunas, em que cada coluna corresponde a um workspace. Pode ver lado a lado espaços para campanhas pagas, conteúdos e ações de relações públicas. Cada coluna tem as secções Favoritos, Tarefas e Chats.
O que aparece no Quadro e onde estão os materiais
Os itens no Quadro têm cores consoante o prazo: vermelho indica uma tarefa atrasada, azul - uma tarefa para hoje e verde - uma tarefa dentro do prazo. Pode arrastar as colunas pelo cabeçalho e organizá-las pela ordem que corresponde à forma como trabalham. A disposição fica guardada para si e mantém-se quando voltar a abrir a aplicação. Também pode arrastar itens dentro de uma coluna. Assim, altera apenas a ordem de apresentação, não os prazos. Arrastar uma campanha para a secção Favoritos adiciona-a aos favoritos; retirá-la da secção remove-a. Pode anular uma ação com o ícone de anular ou o atalho Ctrl+Z. Isto também se aplica às alterações nos favoritos.
Os materiais vão para o módulo Ficheiros (variante Pro). Cada tarefa tem a sua própria pasta, que é criada automaticamente, mesmo que esteja vazia. Os ficheiros carregados para a pasta da campanha são vistos por todos os seus participantes. Também vão para lá as imagens coladas no texto das mensagens e os desenhos feitos na janela Desenhar. Os anexos de uma conversa estão em Ficheiros apenas para leitura - não podem ser apagados nem movidos a partir daí.
Pode pré-visualizar imagens, PDFs e textos sem os descarregar, bem como DOCX e XLSX numa pré-visualização de texto. Os vídeos MP4, MOV, WebM e OGV podem ser reproduzidos numa janela com controlos de navegação. Para AVI e MKV, verá uma informação a indicar que o navegador não consegue reproduzi-los, bem como um botão para os descarregar. Pode ordenar os ficheiros por nome, data de adição, data de alteração, tamanho e tipo. O cartão da pasta mostra o número de ficheiros e notas que contém.
O que ganha?
Não precisa de pedir todas as segundas-feiras, no chat, atualizações sobre o estado das campanhas. Vê o que está atrasado, o que está previsto para hoje e o que continua dentro do plano. É mais fácil começar por falar dos assuntos que precisam de atenção, em vez de ter de apurar primeiro o estado de cada campanha.
Não precisa de voltar a pedir um banner que alguém já partilhou com a equipa. Os materiais ficam junto da campanha a que dizem respeito. Isto também se aplica a uma captura de ecrã com uma correção colada na conversa - não precisa de a procurar entre as mensagens.
Não precisa de tentar recordar o conteúdo de materiais anteriores quando retoma uma campanha. O Assistente pode usar os seus ficheiros como fontes de conhecimento.
Exemplo do trabalho diário
Três campanhas têm publicação prevista para a mesma semana. No quadro, aparecem numa única coluna. A primeira está a verde e tem o estado Em curso. A segunda está a azul - é publicada hoje. A terceira está a vermelho porque o prazo terminou ontem. Abres esta última. No tópico, vês uma mensagem do sistema: «Nome Apelido alterou o estado para Sem estado».
A pasta da campanha contém textos e uma imagem. Arrasta a campanha para a secção Favoritos para a ter numa secção separada da coluna. Depois, carrega os ficheiros que faltam para a pasta. Os participantes da campanha podem vê-los na pasta da tarefa, sem terem de os procurar nas caixas de correio.
Perguntas mais frequentes
Preciso do módulo Ficheiros?
Para a unidade partilhada, sim - é a variante Pro.
O Assistente de IA pode escrever com base nos nossos materiais?
Sim. Pode ligar como fonte de conhecimento um ficheiro individual, uma pasta sua ou o âmbito «Todos os meus ficheiros». Só pode ligar uma pasta sua - o bloco da pasta inclui os ficheiros do respetivo proprietário. O Assistente lê o conteúdo de ficheiros TXT, CSV, DOCX, XLSX e PDF. Se não for possível extrair texto do formato, recebe a informação de que o conteúdo não está disponível. No caso de uma pasta, recebe uma lista do seu conteúdo e o texto dos ficheiros seguintes, até 20 000 caracteres.
Os materiais da campanha são privados ou toda a equipa os consegue ver?
Por predefinição, um ficheiro é privado: só o proprietário e as pessoas com quem foi partilhado o conseguem ver. A pasta de uma tarefa ou conversa é um espaço partilhado, por isso todos os participantes da campanha conseguem ver os ficheiros carregados para a mesma. Os ficheiros nas suas subpastas privadas dentro da campanha continuam privados.
Posso definir uma ordem personalizada para as campanhas no quadro sem alterar os prazos?
Sim. Arrastar os itens numa coluna altera apenas a ordem de apresentação. As datas e horas mantêm-se. A ordem é guardada para si, e as novas campanhas ficam no fim, de acordo com a ordenação atual.
Os filtros do quadro alteram a vista da lista de tarefas?
Não. O quadro tem filtros e ordenação próprios, independentes da coluna central. Cada um dos seus menus começa com uma linha «Repor», que limpa apenas as definições do quadro.