Jak projektový tým pracuje v Task Manageru?
Když vedete šest projektů najednou, první hodina dne může uběhnout hledáním priorit. Otevřete seznam úkolů, zkontrolujete termíny a vracíte se k dohodám z minulého týdne. Task Manager pro projektový tým zobrazuje projekty vedle sebe na Tabuli. Každý má vlastní sloupec a barvy položek vám pomohou rychle zkontrolovat termíny.
Jeden projekt odpovídá jednomu pracovnímu prostoru. V jeho sloupci jsou tři sekce - Oblíbené, Úkoly a Chaty. Červená označuje zmeškaný termín, modrá termín na dnešek a zelená termín, který ještě nenastal. Jde o stejné karty položek jako v Kalendáři a v hlavním seznamu.
Pořadí sloupců nastavíte přetažením za záhlaví. Rozložení se ukládá zvlášť pro vás. Platí to i pro sloupce Pošty - po obnovení dat se nevracejí na konec tabule.
Co přesně je na Tabuli vidět?
Tabuli otevřete ikonou zobrazení (čtverečky) v horní liště prostředního sloupce. V téže nabídce vyberete také Kalendář a Poznámky. Když kliknete na úkol nebo chat, tabule se ukotví vlevo a vedle se otevře vlákno. Otevřená položka zůstane zvýrazněná. Na telefonu se tabule sbalí do plovoucího tlačítka a tlačítko návratu z úkolu vás přesměruje na tabuli místo na seznam úkolů.
Položky přetahujte nahoru a dolů, abyste nastavili pořadí jejich zobrazení. Termíny se tím nezmění. Přetažením položky do sekce Oblíbené ji přidáte mezi oblíbené a vytažením z této sekce ji odeberete. Změnu pořadí nebo přesunutí do Oblíbených či z nich můžete vrátit ikonou zpět nebo zkratkou Ctrl+Z. Historie vrácení zahrnuje až 20 změn. Pokud se nepodaří vrátit změnu oblíbených položek, zobrazí se zpráva; pořadí už bude vrácené. Nové položky se přidávají na konec podle aktuálního řazení.
Dole v každém sloupci jsou ikony Úkol a Chat. Otevřou okno pro přidání s již vybraným pracovním prostorem. Události přidáváte v Kalendáři, který je dostupný ze stejné nabídky zobrazení. V horní části tabule najdete možnosti Zobrazit pouze a Řazení. Sada možností odpovídá té v seznamu úkolů, s výjimkou položky „E-maily“ - na tabuli k tomu slouží samostatný přepínač „Pošta na tabuli“. Nastavení filtrů je pro každý pohled samostatné. Obě nabídky začínají řádkem Reset.
Co získáte?
Když vedete několik projektů, nemusíte se týmu ptát, ve kterých už jsou návrhy po termínu a kde má být dnes hotový text na hlavní stránku. Den začnete kontrolou obou položek vedle sebe, místo abyste postupně prohledávali jednotlivé projekty.
Nemusíte čekat, až se klient zeptá na opožděné podklady. Zpoždění si můžete všimnout při ranní kontrole a prověřit situaci dřív, než odpovíte na zprávu.
Když se druhý den ráno vrátíte do práce, projekty jsou v pořadí, které jste si nastavili dříve. Nemusíte znovu zjišťovat, kterou implementaci jste chtěli zkontrolovat jako první.
Příklad z každodenní práce
Pondělí, půl deváté. Projektová manažerka otevře Tabuli. Vidí pět sloupců v pořadí nastaveném v pátek - nejbližší implementace je úplně vlevo. V tomto sloupci jsou dvě červené položky: návrhy a text na hlavní stránku. O tři sloupce dál jsou položky zelené, tedy jejich termíny ještě neuplynuly. Manažerka se soustředí na implementaci.
Otevře červený úkol. Tabule se ukotví vlevo a vedle ní se zobrazí vlákno. V popisu úkolu je zadání a u úkolu jsou také zprávy týkající se klienta a přílohy. Vedoucí může zkontrolovat domluvu ohledně loga, aniž by ji hledala v samostatném chatu. Pokud má oprávnění ke změně stavu, nastaví v otevřeném úkolu „Probíhající“. Do vlákna se přidá systémová zpráva s jejím jménem a příjmením a stavem „Probíhající“. Pokud se stav skutečně změnil, e-mail dostanou přiřazené osoby, které mají zapnutá upozornění na změnu stavu, s výjimkou osoby, která změnu provedla.
Potom se vrátí na tabuli. Dole ve sloupci tohoto projektu vybere Chat a založí konverzaci o posunutí termínu. Pracovní prostor už je vybraný. Úkol s návrhy přetáhne do sekce Oblíbené, aby se k němu po obědě snadněji vrátila.
Nejčastější dotazy
Vidím na Tabuli všechny projekty najednou?
Vidíte sloupce pracovních prostorů, ke kterým máte přístup: otevřených pro všechny, těch, ke kterým jste výslovně přiřazeni, a těch, které jste vytvořili. Globální administrátor vidí všechny pracovní prostory.
Můžu si nastavit vlastní pořadí projektů?
Ano. Přetáhněte sloupec za záhlaví doleva nebo doprava a rozložení se uloží pro váš účet. Na telefonu podržte záhlaví a posuňte sloupec do strany. Nové pracovní prostory se řadí abecedně na konec.
Změní se při přetahování úkolů jejich termíny?
Ne. Přetažením položky ve sloupci změníte pouze pořadí jejího zobrazení na Tabuli. Datum a čas termínu zůstávají beze změny.
Fungují na Tabuli i filtry ze seznamu úkolů?
Tabule používá stejnou sadu možností filtrování a řazení jako seznam úkolů, s výjimkou položky „E-maily“. Pošta má na tabuli samostatný přepínač. Tabule si zachovává vlastní nastavení: změna filtru v seznamu úkolů její zobrazení nezmění a naopak. Každou z těchto nabídek lze vyčistit řádkem Reset.
Dá se Tabule používat na telefonu?
Ano. Sloupce posouváte vodorovně. Okno Tabule se otevře přes celou obrazovku. Po otevření úkolu se sbalí do plovoucí pilulky „Tabule“, přes kterou se do něj můžete vrátit.