Hogyan dolgozik a projektcsapat a Task Managerben?
Ha egyszerre hat projekten dolgozol, a nap első órája könnyen elmehet a prioritások keresésével. Megnyitod a feladatlistát, ellenőrzöd a határidőket, aztán visszakeresed az előző heti megállapodásokat. A projektcsapatoknak készült Task Manager egymás mellett jeleníti meg a projekteket a Táblán. Mindegyik külön oszlopot kap, az elemek színei pedig segítenek gyorsan áttekinteni a határidőket.
Egy projekt egy Munkaterület. Az oszlopában három szakasz található - Kedvencek, Feladatok és Csevegések. A piros lejárt határidőt, a kék mai határidőt, a zöld pedig még le nem járt határidőt jelöl. Ezek ugyanazok az elemeket megjelenítő kártyák, mint a Naptárban és a fő feladatlistán.
Az oszlopok sorrendjét a fejlécüknél fogva húzva állíthatod be. Az elrendezés külön a te fiókodban kerül mentésre. Ez a Levelezés oszlopaira is vonatkozik - az adatok frissítése után sem kerülnek vissza a Tábla végére.
Pontosan mi látható a Táblán?
A középső oszlop felső sávjában lévő nézetek ikonnal (négyzetek) nyithatod meg a Táblát. Ugyanebben a menüben a Naptárat és a Jegyzeteket is kiválaszthatod. Ha egy feladatra vagy csevegésre kattintasz, a Tábla bal oldalra dokkol, a beszélgetésszál pedig mellette nyílik meg. A megnyitott elem kiemelve marad. Telefonon a Tábla lebegő gombbá csukódik össze, a feladatból visszatérő gomb pedig a feladatlista helyett a Táblára vezet.
Az elemeket felfelé és lefelé húzva módosíthatod a megjelenítésük sorrendjét. A határidők ettől nem változnak. Ha egy elemet a Kedvencek szakaszba húzol, hozzáadod a kedvencekhez, ha pedig kihúzod onnan, eltávolítod. A sorrend módosítását, illetve a Kedvencek közé történő áthelyezést vagy onnan való eltávolítást a visszavonás ikonnal vagy a Ctrl+Z billentyűkombinációval vonhatod vissza. A visszavonási előzmények legfeljebb 20 módosítást őriznek meg. Ha a kedvencek módosításának visszavonása nem sikerül, erről üzenetet kapsz; a sorrend módosítása ettől még visszavonásra kerül. Az új elemek a végére kerülnek, az aktuális rendezésnek megfelelően.
Minden oszlop alján található a Feladat és a Csevegés ikonja. Ezek a hozzáadásra szolgáló ablakot nyitják meg, amelyben már ki van választva a Munkaterület. Eseményeket a Naptárban adhatsz hozzá, amely ugyanabból a nézetmenüből érhető el. A tábla tetején találod a Csak ezt mutassa és a Rendezés lehetőséget. A beállítások megegyeznek a feladatlista lehetőségeivel, a „Levelek” kivételével - erre a táblán külön „Levelezés a táblán” kapcsoló szolgál. A szűrők beállításai nézetenként különállók. Mindkét menü a Visszaállítás sorral kezdődik.
Mit nyersz vele?
Ha több projekten dolgozol, nem kell megkérdezned a csapatot, melyik terv van már késésben, vagy hol esedékes ma a főoldal szövege. A napot azzal kezdheted, hogy egymás mellett áttekinted a két ügyet, ahelyett hogy sorra végigkeresnéd a projekteket.
Nem kell megvárnod, amíg az ügyfél rákérdez a késésben lévő anyagokra. A reggeli áttekintéskor észreveheted a csúszást, és még azelőtt ellenőrizheted az ügyet, hogy válaszolnál az üzenetre.
Amikor másnap reggel visszatérsz a munkához, a projektek abban a sorrendben várnak, amelyet korábban beállítottál. Nem kell újra végiggondolnod, melyik bevezetést akartad elsőként ellenőrizni.
Példa a mindennapi munkából
Hétfő, fél kilenc. A projektvezető megnyitja a Táblát. Öt oszlopot lát a pénteken beállított sorrendben - a legközelebbi bevezetés van legbalra. Ebben az oszlopban két elem piros: a látványtervek és a főoldal szövege. Három oszloppal arrébb zöld elemek vannak, vagyis azok határideje még nem járt le. A projektvezető a bevezetésre összpontosít.
Megnyitja a piros feladatot. A Tábla balra rögzül, mellette pedig megjelenik a beszélgetésszál. A feladat leírásában szerepel a brief, a feladatnál pedig az ügyféllel kapcsolatos üzenetek és mellékletek is megtalálhatók. A projektvezető külön csevegésben való keresgélés nélkül is ellenőrizheti a logóval kapcsolatos megállapodásokat. Ha van jogosultsága az állapot módosítására, a megnyitott feladatban beállítja a „Folyamatban” állapotot. A beszélgetésszálba bekerül egy rendszerüzenet a nevével és a „Folyamatban” állapottal. Ha az állapot valóban megváltozott, a módosításról e-mailt kapnak azok a feladathoz rendelt személyek, akiknél be van kapcsolva az állapotváltozásról szóló értesítés - kivéve azt, aki módosította az állapotot.
Ezután visszatér a táblára. A projekt oszlopának alján kiválasztja a Csevegés lehetőséget, és beszélgetést indít a határidő módosításáról. A Munkaterület már ki van választva. A maketteket tartalmazó Feladatot az „Kedvencek” szekcióba húzza, hogy ebéd után könnyebben visszatérhessen hozzá.
Gyakori kérdések
Látom az összes projektet egyszerre a Táblán?
Azoknak a Munkaterületeknek az oszlopait látod, amelyekhez hozzáférsz: a mindenki számára nyitottakét, azokét, amelyekhez kifejezetten hozzá vagy rendelve, valamint azokét, amelyeket te hoztál létre. A globális rendszergazda az összes Munkaterületet látja.
Beállíthatom a projektek sorrendjét?
Igen. Az oszlopot a fejlécénél fogva balra vagy jobbra húzhatod, az elrendezés pedig mentésre kerül a fiókodban. Telefonon tartsd nyomva a fejlécet, és húzd oldalra az oszlopot. Az új Munkaterületek ábécérendben kerülnek a lista végére.
A feladatok húzása módosítja a határidejüket?
Nem. Ha egy elemet az oszlopon belül húzol, csak a Táblán megjelenő sorrendje változik. A határidő dátuma és időpontja változatlan marad.
A feladatlistán beállított szűrők a Táblán is működnek?
A Tábla ugyanazokat a szűrési és rendezési lehetőségeket használja, mint a feladatlista, a „Levelek” kivételével. A levelezésnek külön kapcsolója van a táblán. A Tábla megőrzi a saját beállításait: a feladatlista szűrőjének módosítása nem változtatja meg a tábla nézetét, és fordítva. Mindkét menü a Visszaállítás sorral törölhető.
Használhatom a Táblát telefonon?
Igen. Az oszlopok vízszintesen görgethetők. A Tábla teljes képernyőn nyílik meg. Egy feladat megnyitásakor lebegő „Tábla” kapszulává csukódik össze, amelyre kattintva visszatérhetsz hozzá.