Miten projektitiimi työskentelee Task Managerissa?
Kun johdat kuutta projektia yhtä aikaa, päivän ensimmäinen tunti voi kulua prioriteettien etsimiseen. Avaat tehtävälistan, tarkistat määräajat ja palaat viime viikon sopimuksiin. Projektitiimille tarkoitettu Task Manager näyttää projektit vierekkäin Taulussa. Jokaisella projektilla on oma sarakkeensa, ja tehtävien värit helpottavat määräaikojen tarkistamista.
Yksi projekti on yksi Työtila. Sen sarakkeessa on kolme osiota - Suosikit, Tehtävät ja Keskustelut. Punainen tarkoittaa myöhässä olevaa määräaikaa, sininen tämän päivän määräaikaa ja vihreä määräaikaa, joka ei ole vielä umpeutunut. Kyseessä ovat samat tehtäväkortit kuin Kalenterissa ja päälistassa.
Voit järjestää sarakkeet vetämällä niitä otsakkeesta. Asettelu tallennetaan erikseen sinulle. Tämä koskee myös Sähköpostin sarakkeita - ne eivät palaa Taulun loppuun tietojen päivityksen jälkeen.
Mitä Taulussa tarkalleen näytetään?
Avaa Taulu keskipalstan yläpalkin näkymäkuvakkeesta (neliöt). Samasta valikosta voit valita myös Kalenterin ja Muistiinpanot. Kun napsautat tehtävää tai keskustelua, Taulu kiinnittyy vasemmalle ja viestiketju avautuu sen viereen. Avattu tehtävä pysyy korostettuna. Puhelimella Taulu pienenee kelluvaksi painikkeeksi, ja tehtävästä palaava painike vie tehtävälistan sijaan Tauluun.
Vedä tehtäviä ylös- tai alaspäin muuttaaksesi niiden näyttöjärjestystä. Määräajat eivät muutu. Kun vedät tehtävän Suosikit-osioon, se lisätään suosikkeihin, ja kun vedät sen pois osiosta, se poistetaan suosikeista. Voit kumota järjestyksen muuttamisen tai tehtävän siirtämisen Suosikkeihin tai niistä pois kumoamiskuvakkeella tai pikanäppäimellä Ctrl+Z. Kumoamishistoria sisältää enintään 20 muutosta. Jos suosikkimuutoksen kumoaminen epäonnistuu, näet siitä ilmoituksen; järjestyksen muutos on kuitenkin jo kumottu. Uudet tehtävät lisätään loppuun nykyisen lajittelun mukaisesti.
Jokaisen sarakkeen alareunassa on Tehtävä- ja Keskustelu-kuvake. Ne avaavat lisäysikkunan, jossa Työtila on jo valittuna. Voit lisätä tapahtumia Kalenterissa, johon pääset samasta näkymävalikosta. Taulun yläreunasta löydät Näytä vain- ja Lajittelu-asetukset. Asetusvalikoima vastaa tehtävälistan valikoimaa, lukuun ottamatta ”Sähköpostit”-kohtaa - sitä varten Taulussa on erillinen ”Sähköposti Taulussa” -kytkin. Suodattimien asetukset ovat erilliset kussakin näkymässä. Molempien valikoiden ensimmäisenä rivinä on Reset.
Mitä hyödyt?
Kun johdat useita projekteja, sinun ei tarvitse kysyä tiimiltä, missä käyttöliittymämallit ovat myöhässä ja missä kotisivun teksti on määrä tehdä tänään. Aloitat päivän tarkistamalla molemmat vierekkäin sen sijaan, että etsisit niitä projekteista yksi kerrallaan.
Sinun ei tarvitse odottaa, että asiakas kysyy myöhässä olevista materiaaleista. Voit huomata viivästyksen aamukatsauksessa ja selvittää asian ennen kuin vastaat viestiin.
Kun palaat töihin seuraavana aamuna, projektit ovat aiemmin valitsemassasi järjestyksessä. Sinun ei tarvitse alusta asti muistella, minkä käyttöönoton halusit tarkistaa ensimmäisenä.
Esimerkki arjen työstä
Maanantai, kello kahdeksan kolmekymmentä. Projektipäällikkö avaa Taulun. Hän näkee viisi saraketta perjantaina valitsemassaan järjestyksessä - lähimpänä oleva käyttöönotto on vasemmalla ensimmäisenä. Tässä sarakkeessa kaksi tehtävää on punaisena: käyttöliittymämallit ja kotisivun teksti. Kolme saraketta oikealla tehtävät ovat vihreinä, eli niiden määräajat eivät ole ylittyneet. Projektipäällikkö keskittyy käyttöönottoon.
Hän avaa punaisen tehtävän. Taulu kiinnittyy vasemmalle ja viestiketju avautuu viereen. Tehtävän kuvauksessa on toimeksianto, ja tehtävään liittyy myös asiakkaan kanssa käytyjä viestejä ja liitteitä. Projektipäällikkö voi tarkistaa logoon liittyvät sopimukset etsimättä niitä erillisestä keskustelusta. Jos hänellä on oikeus muuttaa tilaa, hän asettaa avoimen tehtävän tilaksi ”Työn alla”. Viestiketjuun lisätään järjestelmäviesti, jossa näkyvät hänen etu- ja sukunimensä sekä tila ”Työn alla”. Jos tila todella muuttui, sähköposti lähetetään tehtävään lisätyille henkilöille, joilla on käytössä tilan muutosta koskevat ilmoitukset, lukuun ottamatta muutoksen tehnyttä henkilöä.
Sitten hän palaa taululle. Projektin sarakkeen alareunasta hän valitsee Keskustelut ja aloittaa keskustelun määräajan siirtämisestä. Työtila on jo valittuna. Hän vetää mallikuvia sisältävän tehtävän Suosikit-osioon, jotta siihen on helpompi palata lounaan jälkeen.
Usein kysytyt kysymykset
Näenkö Taulussa kaikki projektit samalla kertaa?
Näet niiden Työtilojen sarakkeet, joihin sinulla on pääsy: kaikille avoimet, Työtilat, joihin sinut on nimenomaisesti lisätty, sekä itse luomasi Työtilat. Yleinen ylläpitäjä näkee kaikki Työtilat.
Voinko järjestää projektit haluamaani järjestykseen?
Kyllä. Vedä saraketta otsakkeesta vasemmalle tai oikealle, niin asettelu tallentuu tilillesi. Puhelimella voit siirtää saraketta sivusuunnassa pitämällä otsaketta painettuna. Uudet Työtilat lisätään aakkosjärjestyksessä loppuun.
Muuttuuko tehtävien määräaika, kun vedän niitä?
Ei. Tehtävien vetäminen sarakkeessa muuttaa vain niiden näyttöjärjestystä Taulussa. Määräajan päivämäärä ja kellonaika pysyvät ennallaan.
Toimivatko tehtävälistan suodattimet myös Taulussa?
Taulu käyttää samaa suodatus- ja lajitteluasetusten valikoimaa kuin tehtävälista, lukuun ottamatta ”Sähköpostit”-kohtaa. Sähköpostilla on Taulussa oma kytkin. Taulu säilyttää omat asetuksensa: tehtävälistan suodattimen muuttaminen ei muuta Taulun näkymää eikä päinvastoin. Kummankin valikon voi tyhjentää Reset-rivillä.
Voiko Taulua käyttää puhelimella?
Kyllä. Voit selata sarakkeita vaakasuunnassa. Taulu avautuu koko näytölle. Kun avaat tehtävän, Taulu pienenee kelluvaksi ”Taulu”-pilleriksi, josta voit palata siihen.