Hur arbetar ett projektteam i Task Manager?
När du driver sex projekt samtidigt kan den första timmen på dagen gå åt till att leta efter prioriteringar. Du öppnar uppgiftslistan, kontrollerar förfallodatum och går tillbaka till vad ni kom överens om förra veckan. Task Manager för projektteam visar projekten bredvid varandra på Tavlan. Varje projekt har en egen kolumn, och objektens färger gör det enkelt att hålla koll på förfallodatumen.
Ett projekt motsvarar en arbetsyta. Kolumnen innehåller tre avsnitt - Favoriter, Uppgifter och Chattar. Rött betyder att förfallodatumet har passerat, blått att det är i dag och grönt att det inte har passerat än. Det är samma objektkort som i Kalender och i huvudlistan.
Du ordnar kolumnerna genom att dra i rubriken. Ordningen sparas separat för dig. Det gäller även E-post-kolumnerna - de hamnar inte längst bak på Tavlan när data har uppdaterats.
Vad visas egentligen på Tavlan?
Du öppnar Tavlan med ikonen för vyer (fyrkanter) i mittkolumnens övre verktygsrad. I samma meny kan du också välja Kalender och Anteckningar. När du klickar på en uppgift eller chatt fästs Tavlan till vänster och tråden öppnas bredvid. Det öppna objektet förblir markerat. På mobilen minimeras Tavlan till en flytande knapp, och tillbaka-knappen i en uppgift leder till Tavlan i stället för uppgiftslistan.
Dra objekt uppåt eller nedåt för att ändra visningsordningen. Förfallodatumen ändras inte. Om du drar ett objekt till avsnittet Favoriter läggs det till bland favoriterna, och om du drar ut det ur avsnittet tas det bort. Du kan ångra en ändrad ordning eller en flytt till eller från Favoriter med ångraikonen eller kortkommandot Ctrl+Z. Ångrahistoriken omfattar upp till 20 ändringar. Om det inte går att ångra en ändring av favoriter får du ett meddelande; ordningsändringen har då redan ångrats. Nya objekt läggs till sist enligt den aktuella sorteringen.
Längst ned i varje kolumn finns ikonerna Uppgift och Chatt. De öppnar ett formulär för att lägga till ett objekt med den aktuella arbetsytan redan vald. Du lägger till händelser i Kalender, som finns i samma meny för vyer. Högst upp på Tavlan hittar du Visa endast och Sortering. Alternativen motsvarar dem i uppgiftslistan, med undantag för ”Mejl” - på Tavlan finns en separat växel för ”E-post på Tavlan”. Filterinställningarna är separata för varje vy. Båda menyerna börjar med raden Återställ.
Vad vinner du?
När du driver flera projekt behöver du inte fråga teamet vilka mockuper som är försenade och i vilket projekt texten till startsidan ska vara klar i dag. Du kan börja dagen med att kontrollera båda ärendena bredvid varandra i stället för att gå igenom projekten ett i taget.
Du behöver inte vänta tills kunden frågar efter försenat material. Du kan upptäcka förseningen vid morgonens genomgång och följa upp ärendet innan du svarar på meddelandet.
När du kommer tillbaka till jobbet nästa morgon ligger projekten i den ordning du ställde in tidigare. Du behöver inte börja om från början med att komma ihåg vilken lansering du ville kontrollera först.
Exempel från vardagen
Måndag, halv nio. Projektledaren öppnar Tavlan. Hon ser fem kolumner i den ordning hon ställde in på fredagen - den närmaste lanseringen ligger längst till vänster. I den kolumnen är två objekt röda: mockuperna och texten till startsidan. Tre kolumner längre bort är objekten gröna, vilket betyder att deras förfallodatum inte har passerat. Projektledaren fokuserar på lanseringen.
Hon öppnar den röda uppgiften. Tavlan fästs till vänster och tråden visas bredvid. Uppgiftens beskrivning innehåller en brief, och uppgiften har också kundmeddelanden och bilagor kopplade till sig. Projektledaren kan kontrollera vad ni kom överens om kring logotypen utan att leta efter det i en separat chatt. Om hon har behörighet att ändra status ställer hon in ”Pågående arbete” i den öppna uppgiften. Ett systemmeddelande med hennes för- och efternamn samt statusen ”Pågående arbete” läggs till i tråden. Om statusen faktiskt ändrades får de tilldelade personerna som har aktiverat aviseringar om statusändringar ett mejl, med undantag för personen som ändrade den.
Sedan går hen tillbaka till tavlan. Längst ner i kolumnen för projektet väljer hen Chatt och startar en konversation om att flytta fram förfallodatumet. Arbetsytan är redan vald. Uppgiften med skisserna drar hen till avsnittet Favoriter, så att den blir lättare att hitta efter lunch.
Vanliga frågor
Ser jag alla projekt på Tavlan samtidigt?
Du ser kolumnerna för de arbetsytor du har tillgång till: de som är öppna för alla, de som du uttryckligen har tilldelats och de som du har skapat. Den globala administratören ser alla arbetsytor.
Kan jag själv bestämma ordningen på projekten?
Ja. Dra kolumnen i rubriken åt vänster eller höger. Ordningen sparas för ditt konto. På mobilen håller du ned rubriken och drar kolumnen åt sidan. Nya arbetsytor läggs till sist i alfabetisk ordning.
Ändras uppgifternas förfallodatum när jag drar dem?
Nej. När du drar objekt i en kolumn ändras bara visningsordningen på Tavlan. Datum och tid för förfallodatumet förblir oförändrade.
Fungerar filtren från uppgiftslistan även på Tavlan?
Tavlan använder samma uppsättning filter- och sorteringsalternativ som uppgiftslistan, med undantag för alternativet ”Mejl”. E-post har en egen växel på Tavlan. Tavlan har egna inställningar: om du ändrar ett filter i uppgiftslistan påverkas inte vyn på Tavlan, och tvärtom. Du kan återställa menyerna via raden Återställ.
Går det att använda Tavlan på mobilen?
Ja. Du bläddrar horisontellt mellan kolumnerna. Tavlan öppnas i helskärmsläge. När du öppnar en uppgift minimeras den till en flytande bubbla med texten ”Tavla”, som du kan trycka på för att återvända till den.