Wie arbeitet ein Projektteam mit Task Manager?
Wenn Sie sechs Projekte gleichzeitig betreuen, kann die erste Stunde des Tages mit der Suche nach Prioritäten vergehen. Sie öffnen die Aufgabenliste, prüfen die Fälligkeitsdaten und suchen anschließend nach den Absprachen der letzten Woche. Task Manager zeigt Ihrem Projektteam die Projekte nebeneinander auf einem Board. Jedes Projekt hat eine eigene Spalte, und die Farben der Einträge helfen Ihnen, die Fälligkeitstermine schnell zu überprüfen.
Ein Projekt entspricht einem Arbeitsbereich. In seiner Spalte gibt es drei Bereiche - Favoriten, Aufgaben und Chats. Rot kennzeichnet ein überfälliges Fälligkeitsdatum, Blau eines, das heute ansteht, und Grün ein noch nicht erreichtes Fälligkeitsdatum. Es sind dieselben Eintragskarten wie im Kalender und in der Hauptliste.
Sie legen die Reihenfolge der Spalten fest, indem Sie sie am Spaltenkopf verschieben. Die Anordnung wird für Sie separat gespeichert. Das gilt auch für E-Mail-Spalten - nach dem Aktualisieren der Daten werden sie nicht wieder ans Ende des Boards verschoben.
Was genau ist auf dem Board zu sehen?
Sie öffnen das Board über das Ansichten-Symbol (Quadrate) in der oberen Leiste der mittleren Spalte. Im selben Menü können Sie auch Kalender und Notizen auswählen. Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat anklicken, wird das Board links angedockt und der Thread daneben geöffnet. Der geöffnete Eintrag bleibt hervorgehoben. Auf dem Smartphone wird das Board zu einer schwebenden Schaltfläche minimiert. Über die Zurück-Schaltfläche in einer Aufgabe gelangen Sie dann zum Board statt zur Aufgabenliste.
Sie können Einträge nach oben und unten ziehen, um ihre Anzeigereihenfolge festzulegen. Die Fälligkeitsdaten ändern sich dabei nicht. Wenn Sie einen Eintrag in den Bereich Favoriten ziehen, wird er zu den Favoriten hinzugefügt. Ziehen Sie ihn aus diesem Bereich heraus, wird er daraus entfernt. Änderungen an der Reihenfolge oder das Verschieben in den Bereich Favoriten oder aus ihm heraus können Sie über das Rückgängig-Symbol oder die Tastenkombination Ctrl+Z rückgängig machen. Der Verlauf umfasst bis zu 20 Änderungen. Wenn das Rückgängigmachen einer Favoritenänderung fehlschlägt, wird eine Meldung angezeigt; die Reihenfolge wird trotzdem zurückgesetzt. Neue Einträge werden entsprechend der aktuellen Sortierung am Ende hinzugefügt.
Unten in jeder Spalte befinden sich die Symbole Aufgabe und Chat. Sie öffnen das Erstellungsfenster mit bereits ausgewähltem Arbeitsbereich. Ereignisse fügen Sie im Kalender hinzu, den Sie über dasselbe Ansichten-Menü öffnen. Oben auf dem Board finden Sie „Nur anzeigen“ und „Sortierung“. Die Optionen entsprechen denen in der Aufgabenliste, mit Ausnahme von „E-Mails“ - dafür gibt es auf dem Board einen eigenen Schalter „E-Mail auf dem Board“. Die Filtereinstellungen sind für jede Ansicht separat. Beide Menüs beginnen mit der Zeile „Zurücksetzen“.
Was gewinnen Sie?
Wenn Sie mehrere Projekte betreuen, müssen Sie Ihr Team nicht fragen, bei welchen Entwürfen die Fälligkeit überschritten ist und wo der Text für die Startseite heute fällig ist. Sie beginnen den Tag, indem Sie beide Vorgänge nebeneinander prüfen, statt die Projekte nacheinander zu durchsuchen.
Sie müssen nicht warten, bis der Kunde nach ausstehenden Materialien fragt. Bei der morgendlichen Durchsicht können Sie eine Verzögerung bemerken und den Vorgang prüfen, bevor Sie auf die Nachricht antworten.
Wenn Sie am nächsten Morgen wieder an die Arbeit gehen, sind die Projekte in der Reihenfolge angeordnet, die Sie zuvor festgelegt haben. Sie müssen nicht von vorn überlegen, welche Einführung Sie zuerst prüfen wollten.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Montag, 8:30 Uhr. Die Projektleiterin öffnet das Board. Sie sieht fünf Spalten in der am Freitag festgelegten Reihenfolge - die nächste Einführung steht ganz links. In dieser Spalte sind zwei Einträge rot: die Entwürfe und der Text für die Startseite. Drei Spalten weiter sind die Einträge grün, ihre Fälligkeitsdaten liegen also noch in der Zukunft. Die Projektleiterin konzentriert sich auf die Einführung.
Sie öffnet die rote Aufgabe. Das Board wird links angedockt, und der Thread erscheint daneben. Die Aufgabenbeschreibung enthält das Briefing; außerdem sind der Aufgabe Nachrichten zum Kunden und Anhänge zugeordnet. Die Projektleiterin kann die Absprachen zum Logo prüfen, ohne sie in einem separaten Chat suchen zu müssen. Wenn sie die Berechtigung hat, den Status zu ändern, setzt sie die geöffnete Aufgabe auf „In Arbeit“. Im Thread erscheint eine Systemnachricht mit ihrem Vor- und Nachnamen sowie dem Status „In Arbeit“. Wenn sich der Status tatsächlich geändert hat, erhalten die zugewiesenen Personen mit aktivierter Benachrichtigung bei Statusänderungen eine E-Mail - außer der Person, die den Status geändert hat.
Danach kehrt sie zum Board zurück. Unten in der Spalte dieses Projekts wählt sie Chats und startet eine Unterhaltung über die Terminverschiebung. Der Arbeitsbereich ist bereits ausgewählt. Die Aufgabe mit den Entwürfen zieht sie in den Bereich Favoriten, damit sie nach dem Mittagessen leichter darauf zurückgreifen kann.
Häufig gestellte Fragen
Sehe ich auf dem Board alle Projekte gleichzeitig?
Sie sehen die Spalten der Arbeitsbereiche, auf die Sie Zugriff haben: solche, die für alle offen sind, solche, denen Sie ausdrücklich zugewiesen wurden, und solche, die Sie erstellt haben. Der globale Administrator sieht alle Arbeitsbereiche.
Kann ich die Reihenfolge der Projekte selbst festlegen?
Ja. Ziehen Sie eine Spalte am Spaltenkopf nach links oder rechts. Die Anordnung wird für Ihr Konto gespeichert. Auf dem Smartphone halten Sie den Spaltenkopf gedrückt und verschieben die Spalte seitlich. Neue Arbeitsbereiche werden alphabetisch am Ende hinzugefügt.
Ändert das Ziehen von Aufgaben ihre Fälligkeitsdaten?
Nein. Wenn Sie Einträge innerhalb einer Spalte verschieben, ändert sich nur ihre Anzeigereihenfolge auf dem Board. Datum und Uhrzeit des Fälligkeitsdatums bleiben unverändert.
Gelten die Filter aus der Aufgabenliste auch auf dem Board?
Auf dem Board stehen dieselben Filter- und Sortieroptionen wie in der Aufgabenliste zur Verfügung, mit Ausnahme von „E-Mails“. Für E-Mail gibt es auf dem Board einen eigenen Schalter. Das Board speichert eigene Einstellungen: Wenn Sie den Filter in der Aufgabenliste ändern, ändert sich die Board-Ansicht nicht - und umgekehrt. Beide Menüs lassen sich über die Zeile „Zurücksetzen“ leeren.
Kann ich das Board auf dem Smartphone nutzen?
Ja. Sie können horizontal durch die Spalten scrollen. Das Board öffnet sich im Vollbildmodus. Sobald Sie eine Aufgabe öffnen, wird es zu einer schwebenden Schaltfläche „Board“ minimiert, über die Sie zurückkehren können.