Come lavora il team di progetto in Task Manager?
Quando gestisci sei progetti contemporaneamente, la prima ora della giornata può passare cercando di capire quali sono le priorità. Apri l'elenco delle attività, controlli le scadenze e torni agli accordi della settimana precedente. Task Manager per il team di progetto mostra i progetti affiancati sulla Bacheca. Ognuno ha una colonna dedicata e i colori degli elementi ti permettono di controllare rapidamente le scadenze.
Un progetto corrisponde a uno Spazio di lavoro. Nella sua colonna ci sono tre sezioni - Preferiti, Attività e Chat. Il rosso indica una scadenza passata, il blu una scadenza di oggi e il verde una scadenza futura. Sono le stesse schede degli elementi che trovi nel Calendario e nell'elenco principale.
Imposti l'ordine delle colonne trascinandole per l'intestazione. La disposizione viene salvata separatamente per te. Questo vale anche per le colonne della Posta: dopo l'aggiornamento dei dati non tornano in fondo alla Bacheca.
Cosa si vede esattamente sulla Bacheca?
Apri la Bacheca con l'icona delle viste (i quadrati) nella barra superiore della colonna centrale. Nello stesso menu puoi scegliere anche Calendario e Note. Quando fai clic su un'attività o una chat, la Bacheca si aggancia a sinistra e la discussione si apre accanto. L'elemento aperto resta evidenziato. Sul telefono, la Bacheca si riduce a un pulsante mobile e il pulsante per tornare dall'attività ti riporta alla Bacheca invece che all'elenco delle attività.
Trascina gli elementi in alto o in basso per modificarne l'ordine di visualizzazione. Le scadenze non cambiano. Trascinare un elemento nella sezione Preferiti lo aggiunge ai preferiti, mentre trascinarlo fuori dalla sezione lo rimuove. Puoi annullare il riordino o lo spostamento da o verso i Preferiti con l'icona di annullamento o la scorciatoia Ctrl+Z. La cronologia di annullamento include fino a 20 modifiche. Se non è possibile annullare una modifica ai preferiti, vedrai un messaggio; l'ordine sarà comunque ripristinato. I nuovi elementi vengono aggiunti in fondo, secondo l'ordinamento corrente.
In fondo a ogni colonna trovi le icone Attività e Chat. Aprono la finestra di creazione con lo Spazio di lavoro già selezionato. Puoi aggiungere eventi in Calendario, accessibile dallo stesso menu delle viste. In cima alla Bacheca trovi «Mostra solo» e «Ordinamento». Le opzioni sono le stesse dell'elenco delle attività, tranne la voce «E-mail»: sulla Bacheca è disponibile l'interruttore separato «Posta sulla Bacheca». Le impostazioni dei filtri sono indipendenti per ciascuna vista. Entrambi i menu iniziano con la riga Reset.
Cosa ci guadagni?
Quando gestisci diversi progetti, non devi chiedere al team in quali ci sono già ritardi nei mockup e in quali il testo della homepage è previsto per oggi. Inizi la giornata controllando entrambe le cose una accanto all'altra, invece di cercarle progetto per progetto.
Non devi aspettare che il cliente chieda conto dei materiali in ritardo. Puoi accorgerti del ritardo durante il controllo del mattino e verificare la situazione prima di rispondere al messaggio.
Quando torni al lavoro la mattina dopo, i progetti sono nell'ordine che avevi impostato. Non devi ricostruire da capo quale implementazione volevi controllare per prima.
Esempio dal lavoro quotidiano
Lunedì, le otto e trenta. La project manager apre la Bacheca. Vede cinque colonne nell'ordine impostato venerdì - l'implementazione più vicina è la prima a sinistra. In quella colonna due elementi sono rossi: i mockup e il testo della homepage. Tre colonne più avanti, gli elementi sono verdi, quindi le relative scadenze non sono ancora passate. La project manager si concentra sull'implementazione.
Apre l'attività rossa. La Bacheca si aggancia a sinistra e la discussione appare accanto. Nella descrizione dell'attività c'è il brief, e nell'attività si trovano anche i messaggi sul cliente e gli allegati. La project manager può controllare gli accordi sul logo senza cercarli in una chat separata. Se ha l'autorizzazione per cambiare lo stato, imposta «Lavori in corso» nell'attività aperta. Nella discussione compare un messaggio di sistema con il suo nome e cognome e lo stato «Lavori in corso». Se lo stato è effettivamente cambiato, ricevono un'e-mail le persone assegnate che hanno attivato le notifiche sui cambi di stato, tranne la persona che lo ha modificato.
Poi torna alla bacheca. In fondo alla colonna del progetto seleziona Chat e avvia una discussione sullo spostamento della scadenza. Lo Spazio di lavoro è già selezionato. Trascina l'attività con i mockup nella sezione Preferiti, così sarà più facile ritrovarla dopo pranzo.
Domande frequenti
Vedo tutti i progetti insieme nella Bacheca?
Vedi le colonne degli Spazi di lavoro a cui hai accesso: quelli aperti a tutti, quelli a cui sei assegnato esplicitamente e quelli che hai creato. L'amministratore globale vede tutti gli Spazi di lavoro.
Posso impostare l'ordine dei progetti come preferisco?
Sì. Trascina una colonna afferrandola per l'intestazione, verso sinistra o verso destra, e la disposizione viene salvata per il tuo account. Sul telefono, tieni premuta l'intestazione e sposta la colonna lateralmente. I nuovi Spazi di lavoro vengono aggiunti in fondo, in ordine alfabetico.
Trascinare le attività ne cambia le scadenze?
No. Trascinare gli elementi all'interno di una colonna cambia solo l'ordine in cui vengono visualizzati sulla Bacheca. La data e l'ora della scadenza restano invariate.
I filtri dell'elenco delle attività funzionano anche sulla Bacheca?
La Bacheca usa le stesse opzioni di filtro e ordinamento dell'elenco delle attività, tranne la voce «E-mail». La Posta ha un interruttore separato sulla Bacheca. La Bacheca mantiene le proprie impostazioni: cambiare un filtro nell'elenco delle attività non ne modifica la vista, e viceversa. Puoi reimpostare ciascuno di questi menu con la riga Reset.
Posso usare la Bacheca sul telefono?
Sì. Puoi scorrere le colonne in orizzontale. La finestra della Bacheca si apre a schermo intero. Quando apri un'attività, si riduce a una pillola mobile «Bacheca», da cui puoi tornare alla Bacheca.