Comment une équipe projet travaille-t-elle dans Task Manager ?
Quand vous gérez six projets en même temps, la première heure de la journée peut passer à chercher les priorités. Vous ouvrez la liste des tâches, vérifiez les échéances et revenez aux décisions de la semaine précédente. Task Manager présente les projets côte à côte sur le Tableau, avec une colonne dédiée à chacun. La couleur des éléments vous permet de vérifier rapidement les échéances.
Un projet correspond à un Espace de travail. Sa colonne comporte trois sections - Favoris, Tâches et Discussions. Le rouge indique une échéance dépassée, le bleu une échéance pour aujourd’hui et le vert une échéance qui n’est pas encore passée. Il s’agit des mêmes cartes d’éléments que dans le Calendrier et dans la liste principale.
Vous définissez l’ordre des colonnes en les faisant glisser par leur en-tête. La disposition est enregistrée séparément pour vous. Cela vaut aussi pour les colonnes de la Messagerie - elles ne sont pas renvoyées à la fin du Tableau après l’actualisation des données.
Que voit-on exactement sur le Tableau ?
Ouvrez le Tableau à l’aide de l’icône des vues (carrés) dans la barre supérieure de la colonne centrale. Ce même menu vous permet également de choisir le Calendrier et les Notes. Lorsque vous cliquez sur une tâche ou une discussion, le Tableau se fixe à gauche et le fil s’ouvre à côté. L’élément ouvert reste en surbrillance. Sur téléphone, le Tableau se réduit en un bouton flottant, et le bouton de retour depuis une tâche vous ramène au Tableau plutôt qu’à la liste des tâches.
Faites glisser les éléments vers le haut ou vers le bas pour définir leur ordre d’affichage. Leurs échéances ne changent pas. Faire glisser un élément dans la section Favoris l’ajoute aux favoris ; le faire glisser hors de cette section le retire des favoris. Vous pouvez annuler le changement d’ordre ou l’ajout aux favoris, ou leur retrait, à l’aide de l’icône d’annulation ou du raccourci Ctrl+Z. L’historique des annulations conserve jusqu’à 20 modifications. Si l’annulation d’une modification des favoris échoue, un message s’affiche ; l’ordre, lui, aura déjà été rétabli. Les nouveaux éléments sont ajoutés à la fin, selon le tri en cours.
En bas de chaque colonne, vous trouverez les icônes Tâche et Discussion. Elles ouvrent la fenêtre d’ajout avec l’Espace de travail déjà sélectionné. Vous ajoutez les événements dans le Calendrier, accessible depuis le même menu des vues. En haut du Tableau, vous trouverez Afficher uniquement et Tri. Les options correspondent à celles de la liste des tâches, à l’exception de « E-mails » - sur le Tableau, utilisez à la place l’interrupteur distinct « Messagerie sur le Tableau ». Les paramètres des filtres sont propres à chaque vue. Les deux menus commencent par la ligne Réinitialiser.
Qu'y gagnez-vous ?
Lorsque vous gérez plusieurs projets, vous n’avez pas besoin de demander à l’équipe dans quels projets les maquettes sont en retard ni où le texte de la page d’accueil est prévu pour aujourd’hui. Vous commencez la journée en vérifiant les deux éléments côte à côte, au lieu de parcourir les projets l’un après l’autre.
Vous n’avez pas besoin d’attendre que le client vous réclame les éléments en retard. Vous pouvez repérer le retard lors de votre revue matinale et vérifier où en est le dossier avant de répondre à son message.
Lorsque vous reprenez le travail le lendemain matin, les projets sont dans l’ordre que vous aviez défini. Vous n’avez pas à vous rappeler par où vous vouliez commencer pour vérifier les déploiements.
Exemple du quotidien
Lundi, huit heures trente. La cheffe de projet ouvre le Tableau. Elle voit cinq colonnes dans l’ordre défini vendredi - le déploiement le plus proche est tout à gauche. Dans cette colonne, deux éléments sont rouges : les maquettes et le texte de la page d’accueil. Trois colonnes plus loin, les éléments sont verts, ce qui signifie que leurs échéances ne sont pas dépassées. La cheffe de projet se concentre sur le déploiement.
Elle ouvre la tâche rouge. Le Tableau se fixe à gauche et le fil apparaît à côté. La description de la tâche contient le brief, et la tâche est également accompagnée de messages concernant le client et de pièces jointes. La cheffe de projet peut vérifier les décisions concernant le logo sans les chercher dans une discussion séparée. Si elle a l’autorisation de modifier le statut, elle définit « En cours » dans la tâche ouverte. Un message système indiquant son prénom et son nom ainsi que le statut « En cours » est ajouté au fil. Si le statut a effectivement changé, un e-mail est envoyé aux personnes affectées qui ont activé les notifications de changement de statut, à l’exception de la personne qui l’a modifié.
Il revient ensuite au tableau. En bas de la colonne de ce projet, il sélectionne Discussion et crée une conversation sur le report de l’échéance. L’Espace de travail est déjà sélectionné. Il fait glisser la tâche contenant les maquettes dans la section Favoris pour la retrouver plus facilement après le déjeuner.
Questions fréquentes
Est-ce que je vois tous les projets en même temps sur le Tableau ?
Vous voyez les colonnes des Espaces de travail auxquels vous avez accès : ceux ouverts à tous, ceux auxquels vous êtes explicitement affecté et ceux que vous avez créés. L’administrateur général voit tous les Espaces de travail.
Puis-je choisir l’ordre des projets ?
Oui. Faites glisser une colonne vers la gauche ou la droite en la saisissant par son en-tête. La disposition est enregistrée pour votre compte. Sur téléphone, maintenez l’en-tête appuyé et déplacez la colonne sur le côté. Les nouveaux Espaces de travail sont ajoutés à la fin, par ordre alphabétique.
Le déplacement des tâches modifie-t-il leur échéance ?
Non. Le déplacement d’éléments dans une colonne ne modifie que leur ordre d’affichage sur le Tableau. La date et l’heure de l’échéance restent inchangées.
Les filtres de la liste des tâches fonctionnent-ils aussi sur le Tableau ?
Le Tableau utilise les mêmes options de filtrage et de tri que la liste des tâches, à l’exception de l’option « E-mails ». La Messagerie dispose d’un interrupteur distinct sur le Tableau. Le Tableau conserve ses propres paramètres : changer un filtre dans la liste des tâches ne modifie pas son affichage, et inversement. Vous pouvez réinitialiser chacun de ces menus à l’aide de la ligne Réinitialiser.
Peut-on utiliser le Tableau sur téléphone ?
Oui. Faites défiler les colonnes horizontalement. Le Tableau s’ouvre en plein écran. Lorsque vous ouvrez une tâche, il se réduit en une pastille flottante « Tableau », qui vous permet d’y revenir.