¿Cómo trabaja un equipo de proyectos en Task Manager?
Cuando llevas seis proyectos a la vez, la primera hora del día puede irse en buscar prioridades. Abres la lista de tareas, compruebas las fechas límite y vuelves a los acuerdos de la semana pasada. Task Manager para equipos de proyecto muestra los proyectos uno al lado del otro en el Tablero. Cada uno tiene su propia columna y los colores de los elementos te permiten comprobar rápidamente las fechas límite.
Un proyecto equivale a un Espacio de trabajo. Su columna contiene tres secciones: Favoritos, Tareas y Chats. El rojo indica que la fecha límite ya ha pasado, el azul que es hoy y el verde que aún no ha vencido. Son las mismas tarjetas de elementos que aparecen en el Calendario y en la lista principal.
Puedes ordenar las columnas arrastrándolas por el encabezado. La disposición se guarda por separado para ti. Esto también se aplica a las columnas de Correo: no vuelven al final del tablero cuando se actualizan los datos.
¿Qué se ve exactamente en el Tablero?
Abres el Tablero con el icono de vistas (cuadrados) de la barra superior de la columna central. En el mismo menú también puedes elegir Calendario y Notas. Al hacer clic en una tarea o un chat, el tablero se acopla a la izquierda y el hilo se abre al lado. El elemento abierto permanece resaltado. En el móvil, el tablero se contrae en un botón flotante y el botón para volver desde una tarea te lleva al tablero en vez de a la lista de tareas.
Arrastra los elementos hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden en que aparecen. Las fechas límite no cambian. Si arrastras un elemento a la sección Favoritos, lo añades a favoritos; si lo sacas de esa sección, lo eliminas de favoritos. Puedes deshacer los cambios de orden o el traslado a Favoritos o desde Favoritos con el icono de deshacer o el atajo Ctrl+Z. El historial de deshacer incluye hasta 20 cambios. Si no se puede deshacer un cambio en los favoritos, verás un mensaje; el cambio de orden ya se habrá deshecho. Los elementos nuevos aparecen al final, según el orden actual.
En la parte inferior de cada columna están los iconos Tarea y Chat. Abren la ventana para añadir un elemento con el Espacio de trabajo ya seleccionado. Puedes añadir eventos en el Calendario, disponible en el mismo menú de vistas. En la parte superior del tablero encontrarás Mostrar solo y Ordenar. Las opciones son las mismas que en la lista de tareas, excepto «Correos»: en el tablero se utiliza para ello el interruptor independiente «Correo en el tablero». Los filtros se configuran por separado para cada vista. Ambos menús empiezan con la fila Restablecer.
¿Qué ganas?
Cuando llevas varios proyectos, no tienes que preguntar al equipo en qué proyecto se han pasado de fecha las maquetas y en cuál toca hoy el texto de la página de inicio. Empiezas el día revisando ambos asuntos uno al lado del otro, en vez de buscar proyecto por proyecto.
No tienes que esperar a que el cliente pregunte por los materiales pendientes. Puedes detectar el retraso durante la revisión matutina y comprobar el asunto antes de responder al mensaje.
Cuando vuelves al trabajo a la mañana siguiente, los proyectos siguen en el orden que habías establecido. No tienes que reconstruir desde cero qué implementación querías revisar primero.
Ejemplo del trabajo diario
Lunes, ocho y media. La directora de proyectos abre el Tablero. Ve cinco columnas en el orden establecido el viernes: la implementación más próxima está a la izquierda. En esa columna hay dos elementos en rojo: las maquetas y el texto de la página de inicio. Tres columnas más allá, los elementos están en verde, es decir, sus fechas límite aún no han vencido. La directora se centra en la implementación.
Abre la tarea en rojo. El Tablero se acopla a la izquierda y el hilo aparece al lado. La descripción de la tarea incluye el briefing, y la tarea también tiene mensajes relacionados con el cliente y archivos adjuntos. La directora puede consultar los acuerdos sobre el logotipo sin buscarlos en un chat aparte. Si tiene permiso para cambiar el estado, selecciona «En curso» en la tarea abierta. En el hilo aparece un mensaje del sistema con su nombre y apellidos y el estado «En curso». Si el estado ha cambiado realmente, las personas asignadas que tengan activadas las notificaciones de cambios de estado reciben un correo electrónico, excepto la persona que lo ha cambiado.
Después vuelve al tablero. En la parte inferior de la columna de este proyecto, selecciona Chat y crea una conversación sobre el cambio de fecha. El Espacio de trabajo ya está seleccionado. Arrastra la tarea con las maquetas a la sección Favoritos para encontrarla fácilmente después de comer.
Preguntas frecuentes
¿Veo todos los proyectos a la vez en el Tablero?
Ves las columnas de los Espacios de trabajo a los que tienes acceso: los abiertos a todos, aquellos a los que te han asignado expresamente y los que has creado. El administrador global ve todos los Espacios de trabajo.
¿Puedo ordenar los proyectos como quiera?
Sí. Arrastra la columna por el encabezado hacia la izquierda o la derecha y la disposición se guardará en tu cuenta. En el móvil, mantén pulsado el encabezado y desliza la columna hacia un lado. Los Espacios de trabajo nuevos aparecen al final, en orden alfabético.
¿Arrastrar tareas cambia sus fechas límite?
No. Arrastrar elementos dentro de una columna solo cambia el orden en que aparecen en el Tablero. La fecha y la hora de la fecha límite no cambian.
¿Los filtros de la lista de tareas también funcionan en el Tablero?
El Tablero utiliza las mismas opciones de filtrado y ordenación que la lista de tareas, excepto la opción «Correos». El Correo tiene un interruptor propio en el Tablero. El Tablero conserva sus propios ajustes: cambiar un filtro en la lista de tareas no cambia su vista, y viceversa. Puedes borrar cada uno de estos menús con la fila Restablecer.
¿Se puede usar el Tablero en el móvil?
Sí. Puedes desplazarte horizontalmente por las columnas. La ventana del Tablero se abre a pantalla completa. Al abrir una tarea, se contrae en una pastilla flotante «Tablero» desde la que puedes volver a él.