Como é que a equipa de projetos trabalha no Task Manager?
Quando gere seis projetos ao mesmo tempo, a primeira hora do dia pode passar-se a procurar prioridades. Abre a lista de tarefas, verifica os prazos e volta aos acordos da semana passada. O Task Manager para equipas de projeto mostra os projetos lado a lado no Quadro. Cada um tem uma coluna própria, e as cores dos itens permitem verificar rapidamente os prazos.
Um projeto corresponde a um workspace. A respetiva coluna tem três secções - Favoritos, Tarefas e Chats. A cor vermelha indica um prazo ultrapassado, a azul um prazo para hoje e a verde um prazo que ainda não passou. São os mesmos cartões de itens que no Calendário e na lista principal.
Defina a ordem das colunas arrastando-as pelo cabeçalho. A disposição é guardada separadamente para si. Isto também se aplica às colunas do Correio - depois de atualizar os dados, não voltam para o fim do quadro.
O que é que aparece exatamente no Quadro?
Abra o Quadro através do ícone de vistas (quadrados) na barra superior da coluna central. No mesmo menu, também pode selecionar Calendário e Notas. Quando clica numa tarefa ou num chat, o quadro fica encaixado à esquerda e a conversa abre ao lado. O item aberto permanece realçado. No telemóvel, o quadro é minimizado para um botão flutuante, e o botão para voltar à tarefa leva ao quadro, em vez de à lista de tarefas.
Arraste os itens para cima ou para baixo para definir a ordem pela qual são apresentados. Os prazos não se alteram. Arrastar um item para a secção Favoritos adiciona-o aos favoritos; retirá-lo dessa secção remove-o. Pode anular uma alteração à ordem ou a adição ou remoção dos Favoritos através do ícone de anulação ou do atalho Ctrl+Z. O histórico de anulação inclui até 20 alterações. Se não for possível anular uma alteração aos favoritos, verá uma mensagem; a ordem já terá sido reposta. Os novos itens são adicionados no fim, de acordo com a ordenação atual.
Na parte inferior de cada coluna, existem os ícones Tarefa e Chat. Abrem a janela de criação com o espaço de trabalho já selecionado. Os eventos são adicionados no Calendário, disponível no mesmo menu de vistas. Na parte superior do quadro, encontra as opções Mostrar apenas e Ordenação. O conjunto de opções corresponde ao da lista de tarefas, com exceção da opção «E-mails» - no quadro, essa função é controlada pelo botão de alternância «Correio no quadro». As definições dos filtros são independentes em cada vista. Ambos os menus começam com a linha Repor.
O que ganha?
Quando gere vários projetos, não precisa de perguntar à equipa em que projetos as maquetas já estão fora de prazo e onde é que o texto da página inicial é para hoje. Começa o dia a verificar ambos os assuntos lado a lado, em vez de pesquisar os projetos um a um.
Não precisa de esperar que o cliente pergunte pelos materiais em atraso. Pode detetar o atraso durante a revisão da manhã e verificar o assunto antes de responder à mensagem.
Quando regressa ao trabalho na manhã seguinte, os projetos estão pela ordem que definiu anteriormente. Não precisa de se lembrar de novo de que implementação queria verificar primeiro.
Exemplo do trabalho diário
Segunda-feira, oito e meia. A gestora de projetos abre o Quadro. Vê cinco colunas pela ordem definida na sexta-feira - a implementação mais próxima está à esquerda. Nessa coluna, dois itens estão a vermelho: as maquetas e o texto da página inicial. Três colunas mais à frente, os itens estão a verde, ou seja, os respetivos prazos ainda não passaram. A gestora concentra-se na implementação.
Abre a tarefa vermelha. O quadro fica ancorado à esquerda e a conversa aparece ao lado. A descrição da tarefa contém o briefing, e a tarefa inclui também mensagens sobre o cliente e anexos. A gestora pode consultar os acordos relativos ao logótipo sem ter de os procurar num chat separado. Se tiver permissão para alterar o estado, define-o como «Em curso» na tarefa aberta. Na conversa, é apresentada uma mensagem do sistema com o nome próprio e o apelido da gestora, bem como o estado «Em curso». Se o estado tiver sido efetivamente alterado, as pessoas atribuídas que tenham as notificações de alteração de estado ativadas recebem um e-mail, exceto a pessoa que fez a alteração.
Depois, volta ao quadro. Na parte inferior da coluna desse projeto, seleciona Chat e inicia uma conversa sobre o adiamento do prazo. O workspace já está selecionado. Arrasta a tarefa das maquetas para a secção Favoritos, para ser mais fácil voltar a ela depois do almoço.
Perguntas mais frequentes
Consigo ver todos os projetos ao mesmo tempo no Quadro?
Vê as colunas dos workspaces a que tem acesso: os abertos a todos, aqueles a que está explicitamente associado e os que criou. O administrador global vê todos os workspaces.
Posso definir a ordem dos projetos como preferir?
Sim. Arraste a coluna pelo cabeçalho para a esquerda ou para a direita. A disposição fica guardada na sua conta. No telemóvel, mantenha o cabeçalho premido e deslize a coluna para o lado. Os novos workspaces são acrescentados alfabeticamente no fim.
Arrastar tarefas altera os respetivos prazos?
Não. Arrastar itens dentro de uma coluna altera apenas a ordem pela qual são apresentados no Quadro. A data e a hora do prazo não se alteram.
Os filtros da lista de tarefas também funcionam no Quadro?
O quadro utiliza o mesmo conjunto de opções de filtragem e ordenação que a lista de tarefas, com exceção da opção «E-mails». O Correio tem um botão de alternância próprio no quadro. O quadro mantém as suas próprias definições: alterar o filtro na lista de tarefas não altera a vista do quadro e vice-versa. Cada um destes menus pode ser limpo através da linha Repor.
É possível usar o Quadro no telemóvel?
Sim. É possível percorrer as colunas horizontalmente. A janela do Quadro abre em ecrã inteiro. Quando abre uma tarefa, o quadro recolhe-se numa pílula flutuante «Quadro», que pode utilizar para voltar a abri-lo.