Ako projektový tím pracuje v Task Manageri?
Keď vediete naraz šesť projektov, prvá hodina dňa môže uplynúť hľadaním priorít. Otvoríte zoznam úloh, skontrolujete termíny a vrátite sa k dohodám z minulého týždňa. Task Manager pre projektový tím zobrazuje projekty vedľa seba na Nástenke. Každý má vlastný stĺpec a farby položiek umožňujú rýchlo skontrolovať termíny.
Jeden projekt predstavuje jeden pracovný priestor. V jeho stĺpci sú tri sekcie - Obľúbené, Úlohy a Chaty. Červená označuje úlohu po termíne, modrá úlohu s dnešným termínom a zelená úlohu, ktorej termín ešte neuplynul. Sú to tie isté karty položiek ako v Kalendári a v hlavnom zozname.
Poradie stĺpcov nastavíte potiahnutím za hlavičku. Rozloženie sa ukladá samostatne pre vás. Platí to aj pre stĺpce Pošty - po obnovení údajov sa nepresunú späť na koniec nástenky.
Čo presne vidíte na Nástenke?
Nástenku otvoríte ikonou zobrazení (štvorce) v hornej lište stredného stĺpca. V tej istej ponuke si môžete vybrať aj Kalendár a Poznámky. Keď kliknete na úlohu alebo chat, nástenka sa ukotví vľavo a vlákno sa otvorí vedľa nej. Otvorená položka zostane zvýraznená. Na telefóne sa nástenka zbalí do plávajúceho tlačidla a tlačidlo návratu z úlohy vás presmeruje na nástenku namiesto zoznamu úloh.
Položky presúvate nahor a nadol, aby ste nastavili poradie ich zobrazenia. Termíny sa tým nemenia. Presunutím položky do sekcie Obľúbené ju pridáte medzi obľúbené a vytiahnutím z tejto sekcie ju odstránite. Zmenu poradia alebo presun do či zo sekcie Obľúbené môžete vrátiť späť ikonou späť alebo skratkou Ctrl+Z. História vrátených zmien zahŕňa až 20 zmien. Ak sa nepodarí vrátiť zmenu obľúbených, zobrazí sa vám upozornenie; poradie už bude vrátené. Nové položky sa zaradia na koniec podľa aktuálneho zoradenia.
V spodnej časti každého stĺpca sú ikony Úloha a Chat. Otvoria okno pridávania s už vybratým pracovným priestorom. Udalosti pridávate v Kalendári, ktorý je dostupný z toho istého menu zobrazení. V hornej časti nástenky nájdete Zobraziť iba a Zoradenie. Sada možností zodpovedá zoznamu úloh, okrem položky „E-maily“ - na nástenke na to slúži samostatný prepínač „Pošta na nástenke“. Nastavenia filtrov sú pre každé zobrazenie samostatné. Obe menu sa začínajú riadkom Reset.
Čo získate?
Keď vediete viacero projektov, nemusíte sa tímu pýtať, v ktorých už uplynul termín makiet a kde je na dnes naplánovaný text na hlavnú stránku. Deň začnete kontrolou oboch položiek vedľa seba namiesto postupného prehľadávania projektov.
Nemusíte čakať, kým sa zákazník opýta na oneskorené materiály. Meškanie si môžete všimnúť pri rannom prehľade a preveriť situáciu skôr, než odpoviete na správu.
Keď sa nasledujúce ráno vrátite do práce, projekty budú v poradí, ktoré ste si nastavili predtým. Nemusíte si znova spomínať, ktorú implementáciu ste chceli skontrolovať ako prvú.
Príklad z každodennej práce
Pondelok, pol deviatej ráno. Projektová manažérka otvorí Nástenku. Vidí päť stĺpcov v poradí nastavenom v piatok - najbližšia implementácia je úplne vľavo. V tomto stĺpci sú dve položky červené: makety a text na hlavnú stránku. O tri stĺpce ďalej sú položky zelené, čo znamená, že ich termíny ešte neuplynuli. Manažérka sa sústredí na implementáciu.
Otvára červenú úlohu. Nástenka sa ukotví vľavo a vedľa nej sa zobrazí vlákno. V popise úlohy je zadanie a pri úlohe sú aj správy týkajúce sa zákazníka a prílohy. Vedúca si môže skontrolovať dohody o logu bez toho, aby ich hľadala v samostatnom chate. Ak má oprávnenie meniť stav, v otvorenej úlohe nastaví „Práce prebiehajú“. Do vlákna sa pridá systémová správa s jej menom a priezviskom a stavom „Práce prebiehajú“. Ak sa stav skutočne zmenil, e-mail dostanú priradené osoby so zapnutým upozornením na zmenu stavu, okrem osoby, ktorá ho zmenila.
Potom sa vráti na nástenku. V dolnej časti stĺpca tohto projektu vyberie Chat a založí konverzáciu o posunutí termínu. Pracovný priestor je už vybraný. Úlohu s maketami presunie do sekcie Obľúbené, aby sa k nej po obede ľahšie vrátila.
Najčastejšie otázky
Vidím na Nástenke všetky projekty naraz?
Vidíte stĺpce pracovných priestorov, ku ktorým máte prístup: otvorených pre všetkých, tých, ku ktorým ste výslovne priradení, a tých, ktoré ste vytvorili. Globálny administrátor vidí všetky pracovné priestory.
Môžem si nastaviť vlastné poradie projektov?
Áno. Stĺpec potiahnete za hlavičku doľava alebo doprava a rozloženie sa uloží pre váš účet. Na telefóne podržíte hlavičku a posuniete stĺpec do strany. Nové pracovné priestory sa zaradia abecedne na koniec.
Zmení sa pri presúvaní úloh ich termín?
Nie. Presunutím položiek v stĺpci zmeníte iba poradie ich zobrazenia na Nástenke. Dátum a čas termínu zostanú nezmenené.
Fungujú na Nástenke aj filtre zo zoznamu úloh?
Nástenka používa rovnakú sadu možností filtrovania a zoradenia ako zoznam úloh, okrem položky „E-maily“. Pošta má na nástenke samostatný prepínač. Nástenka si zachováva vlastné nastavenia: zmena filtra v zozname úloh nezmení jej zobrazenie a naopak. Každé z týchto menu možno vymazať pomocou riadka Reset.
Dá sa Nástenka používať na telefóne?
Áno. Medzi stĺpcami sa posúvate vodorovne. Okno Nástenky sa otvorí na celú obrazovku. Po otvorení úlohy sa zmenší na plávajúcu kapsulu „Nástenka“, z ktorej sa do nej môžete vrátiť.