Jak instituce využívá Task Manager?
Ve veřejné instituci bývají informace o případu roztroušené v e-mailech, na discích a v konverzacích. Termín zná jeden referent, dohoda s jiným odborem leží v jeho schránce a důležitá příloha je v počítači kolegy, který je právě na dovolené. V Task Manageru můžete přikládat soubory k úkolům a chatům. Běžný uživatel má přístup k úkolu nebo chatu, pokud mu byl přiřazen.
Pro instituci je důležitá i předvídatelnost licence. Licence je jednorázovým nákupem - bez předplatného, které je třeba plánovat v každém dalším rozpočtovém roce - a klíč určuje maximální počet uživatelů a plán. Není třeba instalovat samostatnou verzi pro každý plán - o přístupu k modulům rozhoduje licenční klíč. Rozšíření rozsahu vyžaduje zadání nového klíče, bez aktualizace aplikace a opětovné konfigurace.
Co licence zahrnuje a co vidíte v nastavení
Administrátor zadá klíč při instalaci nebo později, když se změní podmínky licence, například počet stanic nebo plán. Její stav zkontroluje přes ikonu ozubeného kola, v záložce Pokročilé, v sekci Licence. Je tam vidět stav (Aktivní, Vypršela, Chybí klíč, Neplatná, Zrušena), verze aplikace a počet aktivních uživatelů vůči limitu. Je tam i záznam trvale v poli Platná do, plán, název firmy, na kterou byl klíč vystaven, a číslo licence. Nový klíč se vloží do pole s nápovědou Zadejte licenční kód a potvrdí tlačítkem Aktivovat licenci.
Místo zabírá aktivní uživatel, tedy uživatel s aktivovaným účtem. Jakmile počet těchto osob dosáhne limitu, program zablokuje přidání nebo aktivaci dalšího uživatele. Zobrazí zprávu o překročení licenčního limitu. V takovém případě je potřeba klíč s vyšším limitem.
Licence existuje ve dvou plánech. Pro poskytuje všechny funkce. Standard nemá pět modulů: Poštu, tedy e-mailového klienta, Automatizace, zobrazení Soubory, tedy sdílený disk, šifrování obsahu a znalostní bázi AI. Spolu s moduly mizí i jejich kapitoly v návodu. Sponka u zprávy pak umožňuje přidat soubor přímo z počítače.
Ve Standardu nadále fungují přílohy úkolů, chatů a poznámek - omezení se týká společného disku. Fungují také e-mailová oznámení přes SMTP. Modul Pošta slouží k přijímání a odesílání korespondence, nikoli těchto oznámení. Změna plánu nesmaže schránky, pravidla automatizace ani soubory z databáze. Automatizace se pozastaví, ale nesmažou se. Po zadání klíče Pro se moduly vrátí do stavu, v jakém byly před omezením.
Co získáte?
Můžete si naplánovat, kdo potřebuje účet nyní a kdo se k práci v programu připojí později. Když přibývají zaměstnanci, nemusíte hádat, zda bude pro dalšího člověka dostatek míst.
Výdaj je předvídatelný: jednorázový nákup místo položky v rozpočtu každý rok.
Vy sami nemusíte od prvního dne rozhodovat o využívání Pošty, Automatizací, sdíleného disku, šifrování obsahu a znalostní báze AI. Pokud později přístup k těmto modulům omezíte, dřívější schránky, pravidla a soubory nezmizí. Po návratu k plnému rozsahu je nebudete znovu konfigurovat.
Příklad z každodenní práce
Představme si, že instituce zaměstnává 24 lidí, ale účty má zatím dostat jen 18 z nich. Ostatní pracují výhradně v terénu. Správce zadá klíč pro 18 míst. Později se připojí zaměstnanec organizačního odboru. Při pokusu o aktivaci devatenáctého účtu program zobrazí zprávu o překročení licenčního limitu. Správce zadá klíč s vyšším limitem.
V tomto hypotetickém příkladu instituce začala s plánem Standard, bez společného disku a e-mailového klienta. Jednotlivé odbory pracovaly s úkoly a přikládaly skeny k úkolům a chatům. Později padlo rozhodnutí vyřizovat korespondenci v programu. Správce zadá klíč Pro. Moduly se zapnou bez aktualizace aplikace.
Nejčastější dotazy
Je licence trvalá?
Ano. Klíč trvalé licence nemá datum platnosti a v sekci Licence v rozšířeném nastavení pole Platná do pak zobrazuje trvale místo data.
Jaký je rozdíl mezi plány Standard a Pro?
Pro zahrnuje všechny funkce aplikace. Standard nemá pět modulů: Poštu, tedy e-mailového klienta, Automatizace, zobrazení Soubory, tedy sdílený disk, šifrování obsahu a znalostní bázi AI. AI asistent, přílohy úkolů, chatů a poznámek a e-mailová oznámení přes SMTP fungují v obou plánech.
Vyžaduje přechod na Pro novou instalaci?
Ne. Po zadání nového licenčního klíče v nastavení se funkce zapnou bez aktualizace aplikace a nové konfigurace schránek nebo automatizací.